Nach Erkenntnis der aktuellen Struktur kann die Kommunikationsstruktur evtl. über wenige Dinge optimiert werden.

Kommunikationsoptimierende Sofortmaßnahmen

vom Squad erarbeitete Lösungen

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Ankündigungs ML : Ergebnisse, Zwischenergebnisse, Crew- und Squadgründungen, wichtige Termine, Links aauf Protokolle der Vorstandssitzungen. Die Liste ist noch von zu wenigen abonniert. Auffordern zum Abonnieren. Direktes Ansprechen von Piraten, die Ankündigungen nur in der Berliner ML posten ihre Sachen in der Ankündigungsliste zu posten.

Den Vorständen Mitarbeiter zur Verfügung zu stellen. Hierzu könnte man offene Ausschreibungen anbieten: siehe auch BE:Arbeitsamt.
Strukturierung der Mailingliste:

Einrichtung einer News-Mailingliste in der über aktuelle Ereignisse informiert wird.
Einrichtung einer Crew-Mailingliste, auf der Crews Informationen preisgeben können, die für andere Crews interessant sein könnten. Auf der Crew-Liste sollten alle Lesen dürfen, aber z.B. nur die Captains im Namen der Crew schreiben dürfen. Es könnte dafür die bereits existierende Captains-ML benutzt werden.
Einrichtung einer Squad-Mailingliste, auf der Squads verkünden können, wenn sie sich gründen, und wenn sie Ergebnisse erarbeitet haben, von denen sie ein Meinungsbild der Piraten einholen wollen. Auch hier sollten nur die Ansprechpartner der Squads schreiben dürfen.
Einrichtung einer Mailingliste für Vorankündigungen von Entscheidungen des Vorstands, also wo quasi 3 Tage vorher die Tops der nächsten Vorstandssitzung gepostet werden.
Benutzung der Berlin-ML für alles andere.
Auf der Berlin-ML sollte dann regelmäßig (am Anfang vlt. sogar täglich) eine Erinnerungsmail mit der ML-Struktur verschickt werden.
Einrichtung von Diskussions-Mailinglisten zu oben genannten MLs, auf der alle schreiben können. Dies wäre insbesondere sinnvoll, wenn es möglich ist das Antwort-An Feld so einzurichten, dass es automatisch auf die zugehörige Diskussions-ML zeigt.

Eine Link-Liste, wie Adrian sie schon angefangen hat, in der wichtige Informationen aus der Berlin-ML extrahiert werden.
weitere Ideen?