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SN:Hauptseite/Finanzen/rundmails/20121227
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Hallo liebe Schatzmeister,
da ihr leider noch nicht alle im OTRS vertreten seid (dies wird sich hoffentlich in den kommenden 2-3 Wochen ändern - bitte hier zur Not noch einmal Christian Peters ansprechen) gibt es mal wieder eine Rundmail von mir.
1) Falls ich es in der letzten Mail noch nicht erwähnt habe: für Verwaltungspiraten steht die VerwaltungsML (verwaltung@lists.piratenpartei.de) auf Bundesebene zur Verfügung. Diese ist vertraulich und nur mit Datenschutzerklärung zugänglich. Hier wird jedem geholfen. Solltet ihr Fragen haben die nicht den Landesverband, seine Arbeitsabläufe, oder mich betreffen, seid ihr herzlich eingeladen hier eure Fragen zu posten. Auch werden hier wichtige Ankündigungen von Swanhild und Sven vorgenommen. Das regelmäßige scannen der VerwaltungsML auf euch betreffende Nachrichten ist eure Holschuld. (hierzu empfiehlt es sich Mails der beiden durch das E-Mail Programm farbig markieren zu lassen).
2) Die Datenschutzbelehrung muss JEDES Jahr wiederholt werden. Bitte nehmt an entsprechenden Terminen im kommenden Jahr teil. Weitere Informationen findet ihr auf http://wiki.piratenpartei.de/bundesdatenschutzbeauftragter
3) Jeder Schatzmeister möchte mir bitte bis zum 19.01.2012 dieses Datenblatt (http://wiki.piraten-thueringen.de/TH:Schatzmeisterei/Hinweise_f%C3%BCr_KVs#Info_an_den_Bund) ausfüllen, damit ich überprüfen kann ob für jeden Kreisverband in der Buchhaltung ordnungsgemäß ein Debitoren- und Sachkonto erstellt worden ist. Bitte schickt es mit dem Betreff: "Datenblatt 2012 - KV [Name des KV]" Der Dateiname des Datenblatts sollte bitte "Datenblatt_KV_[Name des KV]_JJJJMMTT" lauten.
4) Die Buchhaltung allgemein - wie im Schatzmeisterwiki (wiki.piratenpartei.de/schatzmeister) erfolgt nach wie vor anhand der bekannten Buchungstabellen (ebenfalls dort zu finden). In der Regel lassen sich 99% eurer Geschäftsvorfälle in jeweils einer Tabelle für Kasse und Bank darstellen. Sollte dies einmal nicht der Fall sein, macht bitte eine extra Datei und beschreibt den Vorfall so genau wie möglich (zB. eine Sachspende o.ä.). Eure Buchungstabelle sollte die hier (http://wiki.piraten-thueringen.de/TH:Schatzmeisterei/Hinweise_f%C3%BCr_KVs#Hinweise_zum_Ausf.C3.BCllen_der_Buchungstabellen) beschriebenen Spalten GENAU IN DIESER REIHENFOLGE beinhalten. Was ihr in die einzelnen Spalten einzufügen habt könnt ihr diesen Hinweisen entnehmen.
Es gilt Allgemein: Wenn ihr nicht wisst was ihr eintragen sollt, fragt bitte nach. Solltet ihr auch nach dem Nachfragen Zweifel haben, fragt NOCHMAL nach bis ihr es verstanden habt. Nur im Notfall soll diese Arbeit an mich delegiert werden. In diesem Fall bitte einen entsprechenden HINWEIS in das nicht oder fragwürdig befüllte Feld einfügen. Dies dient als Safeguard dagegen, dass irgendwer (im Zweifel ich) 1:1 einfach eure Datei ins Sage einhämmert. Ich erwarte das ihr eure Arbeit gewissenhaft und ordentlich erledigt, wenn ihr nicht weiter wisst stehen euch die Mailingliste, das monatliche VerwaltungsMumble oder ich zur Verfügung.
Sollte die Buchungstabelle wie sie zur Zeit im Wiki hochgeladen ist nicht 1:1 der o.g. Hinweise entsprechen, macht eure eigene Tabelle - es sind nur 13 Spalten. Bitte seid auch so lieb und verwendet _NICHT_ für jeden Monat ein eigenes Tabellenblatt (wie zur Zeit in der Wikivorlage) - dies bereitet mit nur Kopfschmerzen und C&P-Krämpfe wenn ich alles zusammenkopieren muss.
5) Von der o.g. Vorgehensweise ist nicht ohne Rücksprache mit mir abzuweichen. Sämtliche Buchungsdateien der Kreisschatzmeister sind nach folgendem Namensschema EINMAL IM QUARTAL an schatzmeister@piraten-sachsen.de zu schicken (Beispiel Dresden): "KV_Dresden_Q1_Kasse_JJJJMMTT" "KV_Dresden_Q1_Bank_JJJJMMTT" "KV_Dresden_Q1_Sonstiges_JJJJMMTT" (falls vorhanden)
Hinweis: In Vorbereitung auf Kreis- & Landesparteitage werde ich abweichend von dieser Regelung im Zweifel stichtagsbezogen auf euch zukommen um den Sonderfall abzudecken wenn ein Mitglied an euch Bar oder auf das Konto bezahlt.
6) Im Gegenzug werden euch Zahler bzw. Nichtzahlerlisten zur Verfügung gestellt. Hierzu muss ich mit der BundesIT, Bundesschatzmeister und Christian Peters noch einmal Rücksprache halten, da ich mir noch nicht ganz sicher bin ob dies über SageCRM abgedeckt werden kann/soll - oder ob das SchatzmeisterSage dies bereits liefern kann. Meine Wunschlösung ist, dass ihr diese Liste monatlich, automatisiert in euer OTRS Postfach geschickt bekommt.
7) Rechenschaftsbericht 2012: Neben den oben genannten Dateien - gerne für 2012 nicht quartalsweise getrennt, da das Jahr eh vorbei ist - sämtliche Buchungsbelege im Original für die Lagerung in der Landesgeschäftsstelle. Hierbei wäre es schön, wenn diese Dinge gut dokumentiert und abgeheftet und nicht lose zusammengewürfelt in der LGS ankämen. Solltet ihr keine Bank-Buchhaltung entsprechend einer Eingaben/Ausgabenrechnung gemacht haben (d.h. die Belege immer in der richtigen Reihenfolge hinter den jeweiligen Kontoauszug geheftet haben) muss mindestens eine Belegtrennung mit folgenden Minimalkriterien: Reisekostenabrechnungen, Rückerstattungen von Auslagen, Rechnungen (jeweils für sich chronologisch sortiert!!!) stattgefunden haben. Kassenbelege werden in einen gesonderten Reiter abgeheftet.
Digitale Belege sind an schatzmeister@piraten-sachsen.de Betreff: "RB2012 KV XYZ Belege" zu senden.
Hinweis: Ihr solltet euch für eure eigenen Unterlagen Kopien der Belege angefertigt haben, BEVOR ihr die Originale in die Landesgeschäftsstelle schickt. Ein Schnellhefter mit entsprechenden Reitern müsste für die meisten KVs ausreichen, da nicht so viele Geschäftsvorfälle vorliegen. Solltet ihr die Buchhaltung nicht vorbeibringen wollen, solltet ihr sie bitte mindestens als Einwurfeinschreiben in die LGS schicken um ein sicheres Ankommen zu gewährleisten (besser ist persönlich vorbeibringen/einwerfen).
8) Aus aktuellem Anlass sei auch nochmal gesagt: Solltet ihr Zahlungen im Namen und auf Rechnung der Piratenpartei vornehmen, ist ZWINGEND darauf zu achten, dass die Rechnungsanschrift auf der Rechnung korrekt ist. Solltet ihr als Schatzmeister eine Rechnung direkt begleichen, d.h. das Geld wurde im Vorfeld nicht durch Pirat XY vorgestreckt, muss die Rechnung auch auf die Piratenpartei ausgestellt sein. Zum Beispiel: Piratenpartei Deutschland Kreisverband Dresden Kamenzer Str. 13-15 01099 Dresden
Wurde das Geld vorgestreckt und soll an einen Piraten zurückgezahlt werden, ist dazu das Formular "Rückerstattung von Auslagen" (wiki.piratenpartei.de/formulare) von diesem Piraten auszufüllen und zu unterschreiben. Sind nicht nur Bargeschäfte sondern auch eine Rechnung ausgelegt worden, muss auf der Rechnung vermerkt sein, dass diese durch den Piraten auch wirklich beglichen worden ist. D.h. der Rechnungssteller muss so etwas wie: "Betrag von Konto abgebucht", "Betrag Bar erhalten." oder ähnliches auf die Rechnung geschrieben bzw. unterschrieben werden. An das Formular sind entsprechende Belege (im besten Fall Originale) anzuheften.
9) Wer es bisher nicht gemacht hat ist daran erinnert, dass mindestens halbjährig ein Kassensturz durchzuführen, also das Geld in der Kasse vollständig zu zählen und mit dem entsprechenden Formular (http://wiki.piratenpartei.de/Datei:Kassenaufnahmeprotokoll.ods) zu belegen ist. Dies wird ganz normal zu den Kassenbelegen geheftet.
10) Heads up: Ich werde ab 02.01. wieder Vollzeit berufstätig sein. Dies ist aber nur einer der Gründe, warum ich mir mehr Unterstützung wünsche. Selbiges habe ich während meiner Kandidatur bereits einmal angekündigt. Es wird eine Ausschreibung für Beauftragte in einem "Schatzmeisterteam" geben. Hauptaufgabe wird die Unterstützung meinerseits bei Buchhaltung im Sage Office Line sein. Ich würde mich freuen wenn sich möglichst viele, fähige Piraten darauf bewerben würden.
Ich wünsche uns allen eine gute Zusammenarbeit und wünsche mir, dass auch unter den Schatzmeistern untereinander ein Dialog zustande kommt. Ihr könnt euch gegenseitig sicher genauso gut helfen, wie es die VerwaltungsML oder ich es können.
Weiterhin wünsche ich euch einen guten Rutsch und ein erfolgreiches Jahr 2013. VG
- -- Daniel Riebe Schatzmeister im Landesvorstand
Piratenpartei Deutschland
Landesverband Sachsen
Kamenzerstr. 13
D-01099 Dresden
www.piraten-sachsen.de
mailto:daniel.riebe@piraten-sachsen.de Facebook: http://www.facebook.com/driebe
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