Rechnungswesen Software

Einführung einer verbindlichen Standard-Software für das Rechnungswesen der Piratenpartei Deutschland ab dem Geschäftsjahr 2010

1. Die Bundesschatzmeister aller Gliederungen werden ab dem 1. Januar 2010 nach Vorgabe des Schatzmeisters im Bundesvorstand eine verbindliche Standardsoftware für das Kassen- und Rechnungswesen der Piratenpartei Deutschland einsetzen.
2. Die Nutzung selbständig gewählter freeware oder anderer Software (Bsp. Excel) scheidet aus.
3. Ein entsprechender Software-Auswahlprozess wird von mir mit Unterstützung von Aktiven des LV Hamburg vorbereitet und durchgeführt.

Zur Begründung und Vertiefung der Materie Gemäß § 29 Abs. 1 PartG sowie des IDW Prüfungsstandards »Ziele und allgemeine Grundsätze der Durchführung von Abschlussprüfungen (IDW PS 200)«, prüft ein Wirtschaftsprüfungsunternehmen außer dem Rechenschaftsbericht auch die zugrunde liegende Buchführung und somit die Einhaltung der "Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB)". Diese Grundsätze schreiben kein bestimmtes Buchführungsverfahren vor, richten jedoch dieselben Anforderungen an manuelle wie auch an IT-gestützte Rechnungslegungssysteme. Das bedeutet, dass das jeweilige Rechnungslegungssystem die Einhaltung der folgenden allgemeinen Ordnungskriterien bei der Erfassung, Ausgabe und Aufbewahrung der rechnungslegungsrelevanten Daten über die Geschäftsvorfälle sicherstellen muss:

Vollständigkeit

nach § 239 Abs. 2 HGB, § 146 I AO

lückenlose Erfassung aller buchungspflichtigen Geschäftsvor fälle, Vermögensgegenstände und Verpflichtungen der Unternehmung.

Richtigkeit

nach § 239 Abs. 2 HGB, § 146 I AO

Abbildung von Geschäftsvorfällen unter Beachtung der rechtli chen Vorschriften sowie der ergänzenden Grundsätze und Regeln gewährleis tet.

Zeitgerechtheit

nach § 239 Abs. 2 HGB, § 146 I AO

Zuordnung der Geschäftsvorfälle zu Buchungsperioden (Peri odengerechtigkeit) als auch die Zeitnähe der Buchungen.

Unveränderbarkeit

nach § 239 Abs. 3 HGB, § 146 IV AO

nach dem Buchungszeitpunkt darf eine gegebenenfalls notwendige Änderung von Eintragungen oder Aufzeichnungen ausschließlich so erfolgen, dass der ursprüngliche Inhalt feststellbar bleibt und die Tatsache (Kennzeichnung, dass eine Änderung stattgefunden hat) sowie die zeitliche Abfolge und Wirkung der Änderung erkennbar bleiben.

Ordnung

nach § 239 Abs. 2 HGB, § 146 I AO

ein sachverständiger Dritter muss innerhalb angemessener Zeit in der Lage sein, sich auf Grundlage des eingerichteten Buchführungssystems einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens zu verschaffen.

Nachvollziehbarkeit

nach § 238 Abs. 1 Satz 2 HGB, § 145 I AO

die Entstehung und die Abwicklung jedes einzelnen Ge schäftsvorfalls müssen für einen sachverständigen Dritten in angemessener Frist nachvollziehbar sein.

Für eine IT-geführte Buchführung ist dies in den Grundsätzen ordnungsgemäßer DVgestützter Buchführungssysteme (GoBS).

Über die o. g. gesetzlich kodifizierten Anforderungen an das Rechnungslegungssystem hinaus, ist die Voraussetzung für die Ordnungsmäßigkeit der IT-gestützten Rechnungslegung, die Sicherheit der verarbeiteten rechnungslegungsrelevanten Daten. Gemäß der IDW Stellungnahme zur Rechnungslegung: Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung bei Einsatz von Informationstechnologie (IDW RS FAIT 1) ergeben sich daraus entsprechende Sicherheitsanforderungen an das IT-System, wie z. B.:

• Vertraulichkeit
• Integrität
• Verfügbarkeit
• Autorisierung
• Authentizität
• Verbindlichkeit.

Prüfungsschritte

Gemäß des IDW Prüfungsstandards: Erteilung und Verwendung von Softwarebescheinigungen (IDW PS 880) würde der sich daraus ergebende Prüfungsumfang, u. a. folgende Prüfungsschritte enthalten:

• Bestandsaufnahme des Prüfungsobjektes und der Testumgebung, inkl. Sichtung geeigneter Dokumentationsunterlagen;
• Prüfung der Verarbeitungsfunktionen, insb. Belegfunktion, Journalfunktion und Kontenfunktion unter Gesichtspunkten der GoB;
• Prüfung der programmierten Verarbeitungsregeln, insb. Richtigkeit der Programmabläufe, sachlogische Richtigkeit der programmierten Verarbeitungsregeln sowie Wirksamkeit von Plausibilitätskontrollen;
• Prüfung der Softwaresicherheit, insb. Zugriffsschutz, Datensicherungs- und Wiederanlaufverfahren sowie Prozesse der Programmentwicklungsumgebung;
• Prüfung der Softwaredokumentation und -beschreibung hinsichtlich hinreichendem Umfang und Aussagefähigkeit.

Je nach Komplexität des IT-Systems würde sich der notwendige Prüfungsumfang ergeben. Dementsprechend ist eine aussagekräftige Schätzung der Zertifizierungskosten für Individualanwendungen lediglich auf Basis konkreter Informationen zum Einzelfall möglich. Es ist jedoch davon auszugehen, dass ca. € 25.000 zu kalkulieren wären. Jedoch ist gemäß IDW PS 880, eine gesonderte Prüfung der Rechnungslegungssystem bei IT-gestützter Buchführung nicht notwendig, sofern

• eine Softwarebescheinigung ohne wesentliche Einschränkungen erteilt wurde,
• ein aussagefähiger Bericht über die Softwareprüfung durch einen sachverständigen Dritten,
• Programmidentität von im Unternehmen eingesetzter und bescheinigter Software (u. U. auch bzgl. Releasestandes) und
• Identität, zumindest aber Kompatibilität der Softwareumgebung vorliegt.

Oben erläuterte Anforderungen hinsichtlich der GoBs sowie Systemsicherheit haben ebenfalls Gültigkeit für freeware / Open-source-Anwendungen. An dieser Stelle ist insbesondere zu beachten, dass sobald die Programmidentität der Buchführungssoftware zum Bilanzstichtag nicht zweifelsfrei festzustellen ist, eine entsprechende erneute (jährliche) Prüfung der Rechnungslegungssysteme erfolgen müsste. Hierbei handelt es sich um keine Vollprüfung und daher ist sie deutlich günstiger, belastet aber das Prüfungshonorar.