NRW:Arbeitsgruppe/Events/LPT HowTo detail

Teams

Wahlleitung

Stellenbeschreibung

Als potentieller Wahlleiter, sollte sich vor dem LPT in das Wiki des LPTs eintragen! Die Wahlleitung wird von der Versammlung gewählt. Die Wahlleitung führt und ist für die geheimen Wahlen und Abstimmungen verantwortlich. Das Team sollte aus mind. zwei Menschen bestehen, dem Wahlleiter und stellvertredetem Wahlleiter. Bei der Wahlleitung melden sich Wahlhelfer, welches Mitglieder aus der Versammlung sind. Notfalls kann die Wahlleitung auch Mitglieder zur Mithilfe bestimmen. Die Wahlleitung hat idr. ein Recht auf Reisekostenerstattung (Beschlusslage des Vorstandes beachten!) Die Wahlleitung sollte eine gültige DSV haben.

Material

• Einen Raum / Platz, welcher geschützt ist, aber die Versammlung verfolgt werden kann <- Ultra wichtig! (Mit einer potentiellen Wahlleitung absprechen)
• Kabelgebundenes Netzwerk
• Strom (6 Steckdosen)
• DIN A4 Drucker (potenteres Gerät)
• Ggf. Laptops
• Stimmkarten (270 Stk) (siehe - Unterlagen) – sollten vorher mit einer potentiellen Wahlleitung abgeklärt werden sollten.
• Stimmblöcke (270 Stk) (siehe - Unterlagen) – welche, sollten vorher mit einer potentiellen Wahlleitung abgeklärt werden sollten.
• Farbiges Papier – 10 Farben zu je 270 Blatt
• Kugelschreiber für die Wahlen an die Mitglieder (mind. 100 Stück) (alternativ siehe [Unterlagen])
• Kugelschreiber für die Wahlleitung (mind. 5 Stück)
• Kugelschreiber für jeden Wahlhelfer
• DIN A5 Ringabreissblöcke (2x)
• DIN A6 Ringabreissblöcke (für jeden zweiten Wahlhelfer)
• Wahlurnen aus Karton
• Wahlkabinen (mind. drei in einer Wahlstraße aufgebaut)
• Zwei Kugelschreiber in jeder Wahlkabine
• Bänder um die Kugelschreiber festzubinden
• Manueller Schrittzähler (2x) (zum Auszählen von Stimmkarten)
• Gedruckte aktuelle Tagesordnung (2x) (erhalten durch –Office-)
• DIN A4 Umschläge ohne Sichtfenster (20 Stk)

Wahlhelfer

Stellenbeschreibung

Wahlhelfer, untersützen die Wahlleitung, z.B. bei der auszählung der Stimmen. Wahlhelfer sowohl mitgleider als auch nichtmitgleider werden. Sollten sich nicht genügend Wahlhelfer freiwillig melden, werden welche von der Wahlleitung bestimmt.

Versammlungsleitung

Material

• Netzwerkanschluss
• Strom (9 Steckdosen)
• DIN A4 Drucker
• Ggf. Laptop
• Alle Anträge in Papierform (3x) (erhalten durch –Office-)
• Aktuelle Tagesordnungen in Papierform (3x) (erhalten durch –Office-)
• DIN A5 Ringabreissblöcke (2x)
• Kugelschreiber (5x)

Mitglieder-Akkredietierung

Material

• Kabelgebundenes Netzwerk
• DIN A4 Drucker
• Strom (6 Steckdosen)
• Ggf. Laptop
• Abschließbare Kasse (für Mitgliedsbeiträge)
• Quittungsblock (2x)
• DIN A5 Block und Stift (je 2x)
• Mitgliedsanträge (Anzahl abschätzen)

Presse-Akkredietierung

Stellenbeschreibung

Die Presseakkreditierung, übernimmt das Registrieren und einweisen der Pressevertreter. Des Weiteren dienen sie als Ansprechpartner für alle Frage von Pressevertretern. Neue unterlagen, Informationen und Hilfe wird von ihnen ggü. der Presse bereitgestellt.

Material

• Netzwerk
• Farb-Laser-Drucker
• Badges für Presseleute
  • DIN A5 Karton
  • Oranges Bändchen
  • DIN A5 Folie
• Ausreichende Anzahl an aktuellen gedruckten Tagesordnungen (erhalten durch –Office-)
• Ausreichende Anzahl an gedruckten Anträgen (erhalten durch -Office-)
• Pressemappen
• Visitenkarte des Pressesprechers und ersten Vorsitzenden

Für Pressevertreter

• Extra LAN / W-LAN (Zugangdaten erhalten durch –Presse-Akkreditierung-)
• Presse-Badges (erhalten durch –Presse-Akkreditierung-)
• A5 Badges
  • Voller Name
  • Medienhaus
• Pressemappe (Sowohl als Druck als auch PDF) (erhalten durch –Presse-Akkreditierung-)
• Gedruckte aktuelle Tagesordnung (erhalten durch –Presse-Akkreditierung-)
• Gedruckte Anträge (erhalten durch –Presse-Akkreditierung-)

Formularia

Einladungen

Mitglieder

o Schreiben  Einladungstext  Vorläufige Tagesordnung  Verlinkung auf das Wiki  o eMail o Post Die Einladungen sollten via eMail versendet werden. Dabei ist auf die Mitglieder zu achten, welche keine eMailadresse angeben haben. Diese müssen zusammengetragen werden, und mit den eMailrückläufern in eine Liste gepackt werden, damit daraus postalische einladungen genreiert werden können. Bei den Einladungen Briefumschläge (C5) mit Fenster verwenden, damit die Adresse direkt auf den Brief gedruckt werden kann, und so nicht noch die umschläge bedruckt werden müssen.

Die eMail einladungen sollten spätestens 1,5 Wochen vor dem Ablaufen der Frist losgeschickt werden – die Postalischen drei Tage später.

Presse

• Einladungen sowohl als eMail als auch als Brief verschicken
• Spätestens 2 Wochen vor dem LPT verschicken (ggf. eine Woche vorher nochmals erinnern)
• Pressemappe beilegen
• Anträge beilegen
• Vorläufige Tagesordnung der Einladung beilegen

Unterlagen Unterlagen für die Akkreditierung

Ämter  DIN A4 Umschläge ohne Sichtfenster (20 Stk) Alle diese Dinge (außer Stimmkarten, Pappurnen, Wahlkabinen, Laptop, Drucker, Strom, Netzwerk) sollten in einer Kiste (Aufschrift „LPT Wahlleitung“) extra für die Wahlleitung gesammelt und bereitgestellt werden. Einen 1,5 Monante sollte eine Inventur durchgeführt werden, damit ggf. Dinge nachbestellt werden können.

• Mitglieder-Akkredetierung o Die Mitgleider-Akkreditierung ist für die reibungslose Akkreditierung der Mitgleider für den LPT verantwortlich. o Es sollten mind. 2 Personen machen, welche Zugriff auf das alte Verwaltungsportal und SAGE-CRM haben. o Eine gültige DSV ist notwendig.