Landesverband Baden-Württemberg/Landesparteitag 2009/Organisation

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Orga Landesparteitag 2009

Wir benötigen eure Mithilfe mit Arbeitskraft und Leihgaben:

Anfragen Personal

*Getränkeausschank (Kaum Aufwand da Selbstbedienung, aber sporadisch Nachschub hinstellen und Leergut abräumen)

    • Dave Getränke bekommen wir von der Halle, wir müssen uns nicht mehr darum kümmern. brg 09:11, 25. Aug. 2009 (CEST)
  • Fahrer (Beschreibung siehe Organisation)
    • --Ulan 01:41, 28. Aug. 2009 (CEST) mit Kangoo
  • Sanitäter(Beschreibung siehe Organisation)
    • Frank/Wwwiesel (vor Ort mit Ersthelferausrüstung)
    • Tirsales - Rettungssanitäter
    • Simon - Rettungssanitäter (kann nen AED und große SanTasche mitbringen)
    • Rm -- auch RS, aber ohne Material.
    • Kallisto -- RA mit Material
  • Sicherheitsbeauftragter (Beschreibung siehe Organisation, Feuerwehrmann oder ähnliches ideal.)
    • Bis sich ein anderer findet biete ich mich an, bin seit 12 Jahren im THW, komme aber aus Stuttgart, deswegen evtl. erst etwas später. Kommt auf meinen Fahrer an. Laird_Dave 11:19, 24. Aug. 2009 (CEST)
    • Vorabkontrolle mache ich auch, nur während des LPT muss dann Laird_Dave ran :)
  • Fotografen (Beschreibung siehe Organisation)
    • Bitte die Anmerkungen zu Fotografie weiter oben bei Organisation beachten. Es sollte nur Einen "offiziellen" Fotografen geben der sich seiner Aufgaben bewusst ist. Kein leichter Job und nichts für jemand der durch politische Arbeit anderweitig beschäftigt ist. Wäre gut wenn ihr euch bis zur Veranstaltung auf Einen einigt, es sollte halt auch jemand sein der über die entsprechende Ausrüstung verfügt. access
    • Könnte mit meiner D70s und externem Blitz das Rednerpult etc. fotografieren(falls überhaupt notwendig/gewünscht), für Weitwinkelaufnahmen der ganzen Halle fehlen mir eine entsprechende Linse - KApirat
    • Bringe wieder wie beim BPT meine Ausrüstung mit damit haben wir dann von 12mm bos 350mm + mobiler Kleinblitzanlage alles was wir brauchen ;-) --Derk 23:49, 21. Aug. 2009 (CEST)
      • dann machst das am Besten Du. Ich nehm meine Ausrüstung trotzdem mal als Reserve mit. --KApirat 17:23, 23. Aug. 2009 (CEST)
    • veylor filmt zusätzlich aus zweiter Reihe --veylor 11:13, 29. Aug. 2009 (CEST)

Anfragen Material

  • Plakate, Banner, Kabelbinder zur Dekoration
    • Ich bringe ausreichend Kabelbinder in verschiedenen Längen und Farben mit. Ausserdem zwei Flaggen und ein paar unserer Wahlplakate --NineBerry 15:04, 26. Aug. 2009 (CEST)
  • Mitgliedsformulare, Stimmkarten, Listen Vorstand (Brg schickt Vorlage für Stimmkarten am Donnerstag an eckes (300*4*a6 auf farb. papier)
  • Kasse, Wechselgeld Schatzmeister
  • Wahlurne (brg kann Pappkartons mitbringen, wer was schöneres hat, melden!
  • Spendenbox, möglichst durchsichtig (zur Motivation) für die Geldspenden.


Tipps und Hinweis zur Organisation der Veranstaltung

Ich bin seit gefühlten 100 Jahren Veranstaltungstechniker und eine Veranstaltung mit 200+ Personen benötigt etwas Technik damit jeder Teilnehmer alles gut sehen und höhren kann. Es ist die übliche Vorgensweise für solche Veranstaltungen, es funktioniert und ich plädiere dafür das Rad nicht neu zu erfinden. Hier meine Vorschläge: --Access 02:57, 20. Aug. 2009 (CEST)

Ton

Benötigt wird eine Audio-Anlage und jemanden der sie ständig betreut. Lautsprecher und Verstärker sind meist bereits im Saal vorhanden, sollten aber auf jeden Fall von einem erfahrenen Tontechniker vorher getestet werden um zu prüfen ob sie für Sprachverständlichkeit ausreichen. Ausserdem müssen für Podiumsdiskussionen, Publikumsäusserungen, etc eventuell noch Mikrofone besorgt werden sowie ein zusätzliches Mischpult falls das Hauspult zu klein dimensioniert ist. Klassische Situation: 3 Mikros auf der Bühne auf Tischen (reicht für 6 Personen), 1 Mikro Rednerpult, 2 Saalmikros auf Stativen in den Gängen. Während Einlass, Pausen, dezente Hintergrundmusik.

  • Welche Hintergrundmusik? Ist wohl nicht jedermanns Geschmack, aber dezent ist es auf jeden Fall: http://www.youtube.com/watch?v=-zwlq4Bv4SM --KApirat 16:15, 24. Aug. 2009 (CEST)
    • Ist das GEMA-frei? Es darf nur Musik mit freien Lizenzen verwendet werden. Sonst müssen wir GEMA-Gebühr bezahlen. --NineBerry 16:22, 24. Aug. 2009 (CEST)
      • okay, hat sich erledigt. Ich suche mal nach explizit Gema-freier Musik
      • Ach Nineberry alter Spielverderber...hätte doch keinen gekümmert. Alle Parteien und Konzerne nehmen was ihnen grad passt und keiner schert sich um die Gema, wirklich ich habs schon 1000 mal gesehen. Und gerade wir richten uns nach der Gema, ironisch. Aber ok, hast schon recht. Access
      • Ähm, GEMA freie Musik gibt es haufenweise bei jamendo für jeden Zweck und Anlass. Tobiasmueller
  • Ich fände es gut, wenn zum Beginn und Ende von Pausen die Piratenhymne der Bordkapelle (Alle die mit uns den Bundestag entern (Piratenhymne)) gespielt wird --NineBerry 16:22, 24. Aug. 2009 (CEST)
  • Ist eigtl. geklärt ob eine ausreichend dimensionierte Hallenanlage vorhanden ist? Zitat "meist bereits [..] vorhanden" --KApirat 17:04, 24. Aug. 2009 (CEST)
    • Bestätigt nach heutiger Besichtigung: Gute Anlage, Mackie 1604 Pult, Im Preis enthalten. Zurücklehnen und entspannen Access

Licht

Hauslicht muss genügen, ausser das Fernsehen sagt sich an (SWR aufwärts, nicht zb. für RTV). Wenn doch bringen die ihr eigenes Licht mit, wollen aber vielleicht Strom (16/32A Drehstrom) und richten eventuell sich eine Interviewsituation ein, aber eher unwahrscheinlich. Das Hauslicht wird vor der Veranstaltung angepasst und braucht keine ständige Betreuung, ausser es werden Videos vorgeführt und es muss verdunkelt werden.

  • "Hauslicht muss genügen" - also keine PARs auf/über der Bühne? --KApirat 16:23, 24. Aug. 2009 (CEST)
    • Hauslicht muss zur reinen Ausleuchtung der Bühne, etc reichen war gemeint. Zu Dekozwecken bringe ich noch ein paar Floorspots mit Orange Filtern mit, aber wird nicht viel bringen, tagsüber und mit grossen Fenstern. Access

Video

Eine Präsentation wird eingerichtet für die Darstellung von Anträgen, etc. Kameraübertragung, Präsentationen, Filme sind nicht vogesehen. Ein Beamer mit 5000+ Ansi Lumen von lokalem Verleiher ist nötig (kommt auf Saal, Verdunkelung, etc. an), sowie evtl. Leinwand, Vorschaumonitor, Verkabelung. Videomischer ist für Kleinveranstaltung nicht nötig. Benötigt würden 1 Techniker für die Einrichtung und sporadische Betreuung, denn die Sprecher selbst können umschalten. Für ein eventuelles Streaming/Aufzeichnung ist eine Kamera auf einem hohen Stativ nötig oder besser noch an einer Aufhängung von oben um sie vor Remplern zu schützen.

IT

Im Bereich vor der Bühne sollte ein separater Tisch für Organisatorisches stehen, mit Stromanschluss, DSL/LAN, Drucker, etc. Dort werden Eintritte, etc verwaltet. Kein WLAN, da nicht durch das Haus beziehbar. Für das Publikum sollte nicht an jedem Platz Strom verfügbar gemacht werden, zu umständlich und es ist ja eine Diskussionsveranstaltung, keine Lan-Party.

Möblierung Saal

Klassisch ist komplette Plenarbestuhlung mit Tischen, alternativ zumindest mit einige Tischen in den vorderen Reihen. 2 Gänge sollten den Zuschauerblock unterteilen. Alternativen wie "Runder Tisch", "Hufeisen", etc. funktionieren in der Grösse nicht mehr. Anzahl Sitzplätze zur Sicherheit mit 120% veranschlagen. Sinvoll wären separate Tische mit Strom/LAN am Rand des Saales um Personen die an ihren Laptops arbeiten müssen vom Publikum im Saal zu trennen, dass fördert auch die Diskussionskultur.Halle verfügt über 100 Tische, Bemassung 180x80, Sitzplatz für 3 Teilnehmer.
Separate Tische mit Steckdosen und reservierungs-Schildern für:

  • Pressevertreter: 1 Tisch pro Vertreter, maximal 3, seitlich
  • Einlass: 1 Tisch Eingangsbereich
  • evtl. Getränkeausschank: 1 Tisch, hinten
  • Tonpult: 1 Tisch, Saalmitte hinten
  • Orga/IT: 1 Tisch, seitlich vor Bühne

Möblierung Bühne

Klassische Bühensituation ist zentrale Tischreihe frontal auf das Publikum ausgerichtet, mit 6-10 Stühlen, abgesetzt daneben ein Rednerpult. Tischdecken auf den Tischen sollten die Beine der Personen verdecken, sonst sind die Weichteile auf Augenhöhe des Publikums, besonders für Frauen mit Röcken unangenehm. Nach Möglichkeit ausschliesslich Möbel vom Saal, alles andere ist zu umständlich. Bühnengrösse 4,5 x 12 Meter.

Dekoration

Beschilderung Aussen zur Erleichterung für auswärtige Teilnehmer, Innen evtl. Hinweisschilder und Namenstafeln. Papier, Pappe, Fasermaler mitbringen und Schilder vor Ort nach Bedarf anfertigen. Banner und Plakate nach belieben, auch kleine Schilder zb. für ein Rednerpult. Falls Aussenwirkung oder gar "Laufkundschaft" gewünscht einige grossformatige Plakate dafür reservieren.

Catering

Bei 4-6 Stunden Dauer sollte die Möglichkeit bestehen individuell in der Umgebung etwas zu Essen besorgen zu können, was besonders den Auswärtigen Teilnehmern erklärt werden muss. Über 6 Stunden sollte eine allgemein Essenspause veranschlagt werden und ein/mehrere Restaurants in der Gegend getestet, den Teilnehmern kommuniziert und die Betreiber vorgewarnt werden. Getränke sind auf jeden Fall vom Veranstalter zu stellen, evtl. gegen Selbstkostenbeitrag. Getränke kann mann sich bei guten Händlern "Leihen", also ungebrauchte Ware zurückgeben. Kein Alkohol. Separater, ausgewiesener Raucherbereich.

Teilnehmer sind informiert: keine Essenspause, vorher oder nachher essen. Nur Getränke sind verfügbar.

Einlass

Am Eingangsbereich werden Teilnehmer empfangen, ihre Mitgliedschaft überprüft und Stimmkarten sowie auf Wunsch Namensschilder ausgegeben. Mitgliedschaftsanträge werden bereit gehalten und evtl ausstehende Mitgliedsbeiträge kassiert um Stimmberechtigung herzustellen, zu diesem Zweck muss eine Kasse mit Wechselgeld bereitgehalten werden. Pressevertreter werden an den Versammlungsleiter überwiesen. Nicht-Mitglieder wird vorbehaltlich der Abstimmung der Zutritt gewährt. Der für den Einlass verantwortliche sollte sich während der Veranstaltung eigenständig Vertreter aussuchen und einweisen.
Im Einlassbereich wird ausserdem deutlich sichtbar die Spendenbox verwahrt um von den Teilnehmern gleich zu Anfang ihre auf der Teilnehmerseite angemeldete Spende einzutreiben und andere Teilnehmer zu motivieren einen Teil beizutragen. Des weiteren werden zusammen mit den Stimmkarten die informelle Befragung (siehe Rahmenprogramm) ausgeteilt und eine geschlossene Urne dafür bereit gehalten.

Offene Fragen werden zudem hier diskutiert.
  • Ich schlage vor für Teilnehmer am Eingang des Saales (optionale) Namenschilder zum Selbstausfüllen auszulegen damit sich die ganzen neuen Gesichter besser merken lassen. access
    • Dafür. Herausforderung bleibt eine Befestigung am jeweiligen Piraten^^ Als billigste Variante bieten sich vermutlich 15cm beschreibbares Kreppklebeband für jeden an; etwas schöner, aber dafür etwas teurer: Holzwäscheklammern mit Edding; ganz nobel und eher in Richtung unbezahlbar: visitenkartengroße Plastikhüllen, in die man Namensschilder stecken kann (Vorteil: Wiederverwendbar, wenn man sie zurückbekommt). Mopple 20:42, 18. Aug. 2009 (CEST)
    • Vorschlag: Selbstklebende Namensschilder (Aufkleber) aus Textil (Seide-Acetat), 500+ für 20 Euro. Zur Not spendiere ich sie.access
      • Dafür, gebe auch einen Teil dazu Laird_Dave 23:18, 21. Aug. 2009 (CEST)
  • 400 Namenschilder Selbstklebend Seide-Acetat gekauft für 25 Euro, sind unterwegs, bringe sie eigenständig mit. Sachspende an die Partei. Access

Fotografie

Es sollte nur Einen offiziellen Fotografen geben. Der Anspruch ist es die Veranstaltung umfassend zu dokumentieren. Er muss es auf dem Schirm haben eigenständig alle "Pflichtaufnahmen" für die Pressearbeit zu machen, also alle relevanten (gewählten) Piraten abzulichten, Stimmungsaufnahmnen etc. zu machen und sich auch nicht davor scheuen seiner Aufgabe entsprechend die Führungsmannschaft zu Gruppenfotos rumzuscheuchen oder das Licht entsprechend zu ändern bzw. ändern zu lassen. Mit der Annahme der Position arbeitet er im Auftrag der Piratenpartei und gibt damit alle seine Rechte an den Fotos auf, welche dann nach Belieben von der Partei verwendet werden können.

Versammlungsleitung

Neben dem politschen Ablauf gibt es unabhängig davon die Notwendigkeit die 200+ Personen anzuleiten, z.B. Begrüssung, Redner vorstellen, Pausen ankündigen, allgemeiner Informationen durchgeben, technische Dinge wie Saalverdunkelung einleiten, etc. Der Vorstand sollte eine Person als Moderator auswählen um die Veranstaltung geschmeidig zu halten. Nur er/sie spricht direkt zum Publikum über Organisatorisches. Wenn absehbar ist dass der Vorstand alle Hände mit politischem voll hat kann er ein weniger involviertes Mitglied oder auch einen externen Person speziell dafür vorsehen und während der Veranstaltung entsprechend anleiten. Gute Umgangsformen, Übung in solchen Dingen vorteilhaft.

Organisation

Neben dem politischen Ablauf (geregelt vom Vorstand) und dem Ablauf der Veranstaltung (geregelt vom Moderator) gibt es noch organisatorisches was im Hintergrund abläuft und von der Veranstaltung ferngehalten werden sollte um sie nicht zu stören. Dazu sollte vom Vorstand ein Veranstaltungleiter bestimmt werden welcher nicht auf der Bühne anwesend sein muss und sich frei bewegen kann und Entscheidungen treffen kann. Er ist für den reibunglosen Ablauf zuständig, also Technik, Sicherheit, Einlass, Verpflegung, Transporte etc. Er/Sie muss z.b. mit Hallenbesitzer oder der Presse (Nur organisatorisches) Kontakt halten.

Mitarbeiter

Zum Auf und Abbau brauchen wir ein paar helfende Hände für Aufbau Technik, Möblierung, Plakate, etc. Vor der Veranstaltung brauchen wir ca. 10 Freiwillge 3 Stunden vor Einlass, also 10:00. Nach der Veranstaltung muss der Saal geräumt, Besenrein gemacht, Mobiliar verräumt und Technik abgebaut werden. Dazu bräuchte es 10 Freiwillige, welche 1-2 Stunden noch mithelfen.

Garderobe

Es ist keine Garderobe vorgesehen, die Teilnehmer müssen mit den Stühlen im Saal vorliebnehmen. Dazu vielleicht nicht allzu eng bestuhlen. Falls vom Saal aus eine Garderobe vorhanden ist kann diese genutzt werden, aber ohne Aufsicht. Fundstücke sind Aufgabe des Veranstaltungsleiters (identifizieren, nachsenden).

Transport

Vor Beginn der Veranstaltung und am Ende müssen wahrscheinlich noch einige Leihgaben und andere Materialien abgeholt werden, ca. 3-4 Stationen im Stadtgebiet. Es wäre dafür ein Fahrer nützlich dessen Aufgabe es ist sich um die Anlieferung und Abtransport dieser Dinge zu kümmern. Sollte eigenes Auto haben, Kombi ideal.

Organisatorischer Ablauf

09:00 Treffen Aufbaupersonal (Techniker,Mitarbeiter,Organisation), Einteilung Aufgaben

  • Zuerst alles was an die Decke kommt (Beamer, Licht, Lautsprecher, Plakate)
  • Technik Aufbau durch Techniker und Mitarbeiter
  • Einrichtung Technik durch Techniker (Vorlauf nötig als Reserve bei Problemen)
  • Festlegung & Markierung Tische und Stuhlreihen durch Veranstaltungleiter
  • Aufstellen Tische, Reservierungen
  • Aufstellen Stühle
  • Aufstellen Deko, Hinweisschilder
  • Einrichten Einlass, Orga

11:00 Besetzung Einlass für Frühkommer 12:00 Offizieller Beginn der Veranstaltung 18:00 Beginn Abbau 20:00 Saal muss geräumt sein

Hallenplan

Vorschlag Bestuhlungsplan Halle. Geographisch Norden ist links oben, rote punkte=Säulen, Einlass oben links. Sitzplatz 252 Personen.access Datei:Hallenplan Suedwerk.gif

Sicherheit

Erste Hilfe

Veranstaltung dieser Grösse benötigen Personal für medizinische Notfälle. Deshalb gibt es als Ansprechpartner einen ausgebildeten Sanitäter, der im übrigen als normales Mitglied an der Veranstaltung teilnimmt. Seine Aufgabe ist es sich um medizinische Notfälle zu kümmern und entsprechende Massnahmen zu koordinieren und ist dazu angehalten für solche Fälle aktiv die anderen Mitglieder der Versammlung anzuleiten um die Situation zu bewältigen. Er sollte sich ausserdem bereits im Vorfeld nach Personen mit ähnlichen Kentnissen umsehen um sich für den Notfall schnell der notwendigen Unterstützung zu versichern. Ausserdem sollte er im Vorfeld Transportmöglichkeiten und die Lage der umliegenden Krankenhäuser abklären.

Sicherheitsbeauftragte

Bei Grossveranstaltungen sollte man auf das Schlimmste zumindest vorbereitet sein weshalb vom Veranstaltungsleiter ein Sicherheitsbeauftragter ernannt werden sollte der sich darum kümmert das alle Teilnehmer ein positives Erlebnis haben. Das Hauptproblem bei Veranstaltungen dieser Grösse liegt vor allem in der Bewegung der Menschenmassen. Sollte aus welchen Gründen auch immer eine Panik ausbrechen kann es ohne Sicherheitsvorkehrungen zu Toten kommen. Ein kompetenter Sicherheitsbeauftragter ist sich dessen bewusst und lenkt schon im Vorfeld durch bauliche Massnahmen die Zuschauer in die passende Bahn und sorgt z.b. dafür das Fluchtwege frei gehalten werden. Seiner Verantwortung gemäss ist er weisungsberechtigt gegenüber Teilnehmern und Mitarbeitern gleichermassen wenn grob gegen den Brandschutz oder die Freihaltung der Fluchtwege verstossen wird. Entsprechend piratischen Tugenden sollte der Umgang mit den Teilnehmern unaufdringlich und deeskalierend umgesetzt werden, weshalb nicht der Stärkste sondern der ausgeglichendste Pirat defür eingesetzt werden sollte. Mögliche Probleme mit Störern, Betrunkenen, Unfallgefahren, Brandrisiken, etc. sollte er im Vorfeld erkennen und lösen. Er sollte sich ausserdem vorab eigenständig nach geeigneten Helfern umsehen welche ihm bei grösseren Ereignissen unterstützen können, die Lage der Notausgänge und die Brandschutzeinrichtungen kennen. Ideal für diese Position ist ein Feuerwehrmann oder ein betrieblicher Sicherheitsbeauftragter.

Fluchtwege

Kleiner Einwurf von Tirsales (Pyrotechniker) - achtet bei den Aufbauten, Bestuhlung, etc darauf, dass Fluchtwege frei bleiben. Ein Fluchtweg ist nicht frei, wenn ein Kabel ohne Abdeckung auf dem Bogen liegt - da kann man drüber stolpern - im Brandfall gibt das Tote. Das ist einerseits ein Problem, wenn tatsächlich ein Brand auftritt und andererseits, wenn das OA vorbeikommt.
Daher bitte, bitte, bitte - falls irgendwie möglich: Veranstaltungstechniker oder Eventtechniker oder Eventmanager anstellen / in der Partei suchen, der die Aufbauten (etc) überwacht. Gerade wenn der Raum überbelegt wird.--Tirsales 08:58, 20. Aug. 2009 (CEST)

  • 100% Tirsales. Da ich dort die Technik aufbaue und betreibe werde ich es natürlich meinen 20 Jahren Erfahrungen als Veranstaltungstechniker entsprechend durchziehen, also safe & Narrensicher. Allerdings habe ich keinen VT oder gar Meister, denn dass gebe ich mir in meinem Alter nicht mehr, kann also keine offizielle Abnahme für die Veranstaltung vornehmen. Ist aber meines Ermessens auch unnötig, es wird ja nichts geflogen oder angezündet. access
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