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AG LGS Hessen

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Howto Landesgeschäftsstelle Hessen

• Bedienungsanleitungen und Workflows rund um die LGS Hessen

Postbearbeitung

• Post aus Briefkasten holen
• Eingangsstempel auf Post
• Eingang im Posteingangsbuch vermerken
• Wenn Post an Vorstand oder an Landesverband adressiert:
  • Nur Beauftragte dürfen sie öffnen!
• Wenn Post an Schiedsgericht oder Datenschutzbeauftragten adressiert:
  • Nur Adressaten dürfen sie öffnen, betreffenden Personen über Posteingang informieren
• geöffnete Post scannen
• gescannte Post abheften
• Datei mit dem Scan per OTRS an die verantwortliche Person weiterleiten

Anfragen per Telefon oder Post

• Wenn Anfrage nicht sofort beantwortet werden kann: Neues Telefon-Ticket im OTRS erstellen
• Kontaktmöglichkeiten der anfragenden Person und genaue Anfragenbeschreibung im Ticket vermerken
• Ticket freigeben oder richtige Ansprechperson als Besitzer einrichten

Reservierungen

• Reservierung kommt per Telefon oder Mail
• Verfügbarkeit im Kalender prüfen
• Falls verfügbar: Termin mit verantwortlicher Person in Kalender eintragen
• Falls außerhalb der regulären Öffnungszeiten: anfragende Person informieren, dass sie jemanden finden muss, der/die auf- und abschließt
• Falls Terminanfrage von einem KV kommt: anfragende Person informieren, dass der Landesverband bis zu 2 Wochen vor dem Termin den Termin wieder absagen kann, falls der LV die Räumlichkeiten zur betreffenden Zeit benötigt

Beim Verlassen der LGS dran denken

• Zum Ende jeder Schicht einmal durchfegen
• Toilette reinigen
• Aufsteller und Fahne einholen
• Aschenbecher reinigen und reinbringen
• ggf. Geschirr spülen und wegräumen
• Kaffeemaschine ausschalten, gebrauchten Kaffeefilter ggf. wegwerfen und Kaffeekanne ausspülen
• alle Fenster schließen
• Fenstersicherung vorne rechts einrasten
• Rolläden herunterlassen
• Heizungen runterdrehen (im Sommer ausschalten)
• Mitgebrachte Getränke, die nicht im LGS-Bestand (Pfandsystem) enthalten sind, bitte eigenständig wieder mitnehmen
• Müll leeren (inkl. Bad)
• Tische abwischen
• Telefon auf die Ladestation stellen
• Drucker und Licht ausschalten. Auch im WC!
  • NICHT die Fritzbox ausschalten!
• Türen hinten und vorne abschließen