CiviCRM/UseCases

Hier entsteht eine Dokumentation zur Benutzung von CiviCRM/Mitgliederverwaltung:

Mitgliederverwaltung Use-Cases

Mitglieder als Einzelvorgang verwalten

Mitgliedsantrag geht ein

• Wenn per Brief:
  • Daten abtippen
• Wenn per FAX:
  • Daten abtippen
• FAX ausdrucken
• Wenn Online:
  • Daten übertragen
  • ausdrucken

• Vorprüfung - bei Vorliegen besonderer Umstände Eskalation in Vorstand (z.B. Aufnahme eines prominenten Ex-Miglieds anderer Parteien, Aufnahme von aus der Partei ausgeschlossenen Mitgliedern etc.)

• Gliederungszugehörigkeit aus Adresse ermitteln, ggf. Vorgang an entsprechende Gliederung weiterleiten

• Mitgliedsnummer besorgen
• Personendatensatz anlegen, dabei Gruppenzugehörigkeit und Flags “Parteimitglied” setzen
• Mitgliedschaftsdatensatz anlegen, Status “bevorstehend”
• Bestätigungsemail mit Mitgliedsnummer und Zahlungsdaten an Mitglied schicken

• Mitgliedsnummer auf Antrag vermerken, Antrag nach Mitgliedsnummer sortiert abheften

Zahlung geht ein

• Zahlung einem Mitglied zuordnen
• Falls kein Mitglied:
  • möglichst komplette Spenderadresse in Erfahrung bringen und speichern

• Bei Mitgliedern
  • Zahlung erfassen
  • Wenn Zuwendungsart Spende ist:
    • Dankesmail verschicken
  • Wenn Zuwendungsart Mitgliedsbeitrag ist:
    • Stimmberechtigung/Mitgliedschaftsdatensatz überprüfen

• Wenn Mitgliedschaftsstatus “bevorstehend”:
  • Override Flag löschen/Speichern
  • Liquid Invite Codes verschicken/beantragen
  • Mitgliedsausweis beantragen

• Wenn Mitgliedschaftsstatus nicht “bevorstehend”:
  • Mitgliedschaftsperiode erneuern
  • Mitgliedschaftsdatensatz speichern

• Wenn Mitgliedschaftsstatus bereits “nicht stimmberechtigt”:
  • Aufhebung Liquid-Account Sperren beantragen
  • E-Mail an Mitglied bezüglich Aufhebung der Sperre versenden

Adressänderung geht ein

• Adresse ändern
• E-Mail mit neuer Adresse an Mitglied verschicken

E-Mail Adressänderung geht ein

• E-Mail mit Bestätigung Änderungswunsch an alte E-Mail-Adresse schicken
• E-Mail-Adressänderung durchführen
• E-Mail mit Bestätigung Änderungs durcgheführt an neue E-Mail-Adresse schicken

Austritterklärung geht ein

• Austritt per E-Mail bestätigen
• Gruppenzugeörigkeit auf “Verband XXX ausgetreten” ändern
• Mitgliedschaftsstatus auf “ausgetreten” setzen
• Flag “Parteimitglied” löschen, Flag Ex-Parteimitglied setzen
• Do not send “Mail” und “E-Mail” Flags setzen
• Falls Liquid-Invite-Codes verschickt wurden, Löschung von Liquid-Accounts beantragen

Überprüfung Mitgliedschaftsstatus

• Wenn Mitgliedschaftsperiode abgelaufen:
  • Status “nicht stimmberechtigt” setzen
• Mitteilungs-EMail “nicht mehr stimmberechtigt” an Mitglied verschicken
• Sperre Liquid-Accounts beantragen

• Wenn Mitgliedschaftstatus “bevorstehend” und Eintrittserklärung älter als X Monate:
  • Beitragszahlung anmahnen

• Wenn Mitgliedschaftstatus “bevorstehend” und Eintrittserklärung älter als Y Monate und Zahlung bereits angemahnt:
  • Mitgliedschaftsstatus “ausgelaufen” setzen

• Wenn Mitgliedschaftstatus “nicht stimmberechtigt” und alle Mahnstufen durchlaufen:
  • Löschung Liquid-Accounts beantragen
  • Mitgliedschaftsstatus “ausgelaufen” setzen

Datenqualitätskontrolle

Es gibt im Menu "Suche...->spezifische Abfragen..." nun eine Reihe von gespeicherten Suchabragen, die helfen können, unvollständige oder inkosistente Datensätze zu finden. Hinter dem Menu steht jeweils auch eine Gruppennummer der Suchanfrage; dieser Nummer kann verwendet werden, wenn man diese Suchanfrage im Such-Generator mitverwenden will. Dort dann einfach "Indidividual" "Group(s") "=" "Nummer" angeben.

Im folgenden eine kurze Erläuterung der Suchanfragen/dynamischen Gruppen.

Keine E-Mail-Adresse (125)

Kontakte ohne E-Mail-Adresse

(Im Gegensatz zur Gruppe 127 werden hier auch ausgetretene Mitglieder und die aus dem Umzugspool gelistet.)

Adresse unvollständig (124)

Mitglieder, bei denen eines der Felder Name, Vorname, Stadt, Strasse oder PLZ fehlt.

(Im Gegensatz zur Gruppe 127 werden hier auch ausgetretene Mitglieder und die aus dem Umzugspool gelistet.)

Mitglieder mit unvollständiger Adresse (127)

Alle Mitglieder (ohne Umzugspool und ausgetretene Mitglieder) mit unvollständiger Adresse

• Achtung: Mitglieder, die in dieser Liste auftauchen, erhalten keine Einladung zur Bundesinstanz von LiquidFeedback! Sie erhalten ebenfalls keine schriftliche Kommunikation von der Bundespartei, z.B. postalische Einladungen zu Bundesparteitagen.

Ex-Parteimitglieder in falscher Gruppe (132)

Mitglieder mit dem Tag "Ex-Parteimitglied", die sich nicht in einer "- ausgetreten"-Gruppe befinden

• Achtung: Mitglieder in dieser Gruppe erhalten möglicherweise fälschlich Einladungen oder andere Parteikommunikation, auch wenn sie bereits ausgetreten sind. Diese Mitglieder dringend in die Gruppe "XXX - ausgetreten" umsortieren. (Lässt sich für alle Mitglieder auf einmal machen - siehe Aktions-Menu nach Suchanfrage, hier kann einer Suchauswahl eine Gruppe hinzugefügt oder entfernt werden. Unbedingt erst zu Gruppe "-- ausgetreten" hinzufügen und dann "LV XXX" entfernen, sonst sind die Mitglieder nicht mehr zugreifbar!

Mitglieder mit fehlenden wichtigen Feldern (133)

Mitglieder ohne vollständige Adresse, E-Mail, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Bundesland oder oberster Wahlgliederung

• Diese Felder sollten in der Regel alle gefüllt sein. Mitglieder ohne E-Mail-Adresse am besten anschreiben und E-Mail-Adresse erfragen.

Mitglieder ohne Mitgliedschaftdatensatz (131)

Alle Mitglieder (ohne Umzugspool) ohne Mitgliedschaftsdatensatz

Mitglieder (ohne Umzugspool) (126)

Alle Mitglieder auf die die Gliederung Zugriff hat ohne die Mitglieder im Umzugspool oder ausgetretene Mitglieder

Mitglieder Stimmberechtigt (128)

Mitglieder stimmberechtigt (ohne Umzugspool), Berechtigung ermittelt nach "Membership Status"

Mitglieder Status bevorstehend (130)

Alle Mitglieder (ohne Umzugspool) mit Mitgliedschaftsstatus bevorstehend

Mitglieder nicht stimmberechtigt/Mahnen (129)

Alle Mitglieder ohne Mitgliedschaftsdatensatz oder Mitgliedschaftsstatus "nicht stimmberechtigt"

• Mit dieser Suchanfrage lassen sich alle Mitglieder ermitteln, die angemahnt werden sollen, wenn der Mitgliedschaftsstatus für alle Mitglieder, die bezahlt haben, korrekt gesetzt ist. Einbezogen werden auch die Mitglieder, für die nie ein Mitgliedschaftsdatensatz angelegt wurde, weil sie vielleicht ihre Erstzahlung nicht geleistet haben.

Werden demnächst zu LQFB eingeladen

Suchanfrage, nach der die (neuen) Mitglieder ermittelt werden, die noch keine Bundesliquid-Einladung erhalten haben.

Massenbearbeitung

Änderung Nutzungsbedingungen Liquid

• Alle Mitglieder heraussuchen, die einen gültigen Invite-Code haben
• Mitteilung “Nutzungbedinungen haben sich geändert, bitte bis XXX zustimmen” versenden
• Mitteilung “Nutzungbedinungen haben sich geändert, wenn bis XXX keine Zustimmung, wird Account gelöscht” versenden
• Liste gelöschter Accounts von Liquid-Admins entgegennehmen
• Mail mit neuen Invite-Codes an stimmberechtigte Mitglieder mit gelöschten Accounts versenden