Bundesgeschäftsstelle/Prozesshandbuch

Wozu ein Prozesshandbuch?

Diese Wikiseite ist die Heimat für das Prozesshandbuch der Bundesgeschäftsstelle. Das Handbuch soll einen Überblick und konkrete Handlungsanleitungen für alle Aufgaben und Tätigkeiten der BGS bieten.

Bereich A) Leitung der Bundesgeschäftsstelle

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Aufgabe: Bestellungen beim PShop im Namen des Bundesverbandes der Piratenpartei

Verantwortlich: Gabriele  |  Beteiligte / Betroffene: Alle, die im Namen des Bundesverbandes der Piratenpartei beim PShop bestellen möchten  |  Erstellt/Aktualisiert am: 02.08.2013

Aufgabenbeschreibung

Was ist der PShop und welche Produkte bietet er online an?

Der PShop ist ein Online-Shop der Piratenpartei Deutschland und kann auf folgender Domain abgerufen werden: http://pshop.piratenpartei.de

Im PShop kann man beispielsweise folgendes Informations- und Werbematerial der Piratenpartei bestellen/kaufen:

• Flyer
• Broschüren/Zeitungen
• Aufkleber
• Buttons/Pins
• Luftballons
• Kugelschreiber
• Feuerzeuge
• Plakate
• etc.

Wie kann ich Infomaterial bzw. Werbematerial im Namen des Bundesverbandes bestellen und ausliefern lassen?

Grundsätzlich ist die Bestellung von Werbematerial im Namen des Bundesverbandes nur durch die Genehmigung eines Vorstandsmitglieds oder des gesamten Bundesvorstandes möglich. Die Genehmigung für die Anschaffung von Werbematerial erfolgt gewöhnlich durch die Freigabe eines Budgets.

Folgende Schritte sind für den Einkauf notwendig:

• Budget/Genehmigung eines Vorstandsmitgliedes liegt vor.
• Bestellungen beim PShop erfolgen über die Leitung der Bundesgeschäftsstelle [[Benutzer:GBW|Gabriele]. Hierfür einfach eine E-Mail an bgs (at) piratenpartei (punkt) de schicken und den Bestellwunsch schildern. Alternativ kann man auch direkt mit einem der beiden Leitern per E-Mail oder Telefon Kontakt aufnehmen.
• Die Leitung der Bundesgeschäftsstelle bestellen die Werbeartikel über das BGS-eigene PShop-Konto.
• Die Auslieferung der Ware kann entweder direkt über den PShop laufen oder die Ware wird erstmal in die Bundesgeschäftsstelle geliefert, von wo dann der Weiterversand erfolgt.

Aufgaben der BGS-Leitung nach der Onlinebestellung

• Sobald die Ware online bestellt wurde, kann die Rechnung direkt auf der Webseite des PShops als PDF abrufen werden.
• Die Rechnung muss mit Angabe des jeweiligen Budgets direkt an schatzmeister (at) piratenpartei (punkt) de geschickt werden.
• eine Kopie der Rechnung sollte im Ordner "Rechnungen" mit dem Vermerk "Versand an Schatzmeister + eigene Name" abgeheftet werden.

Links
http://pshop.piratenpartei.de/

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Bereich C) Post

1 Posteingang

Allgemeines

• Briefkastenschlüssel hängen an dem orangem Schlüsselband in der BGS rechts neben der Tür zum Nebenraum an der Pinnwand
• Es gibt zwei Briefkästen: einen im Hausflur und den zweiten im großen Raum links neben der Tür zur BGS
• Beide Briefkästen sind zu entleeren
• Post durchsehen, ob
  • alles für uns bestimmt ist und
  • Post dabei ist, die wir nicht öffnen dürfen. Das ist derzeit Post für die Datenschutzbeauftragten, für die Piratenfraktionen sowie für die Landesschiedsgerichte. In dem Fall bitte per E-Mail oder Twitter benachrichtigen (siehe unten). Post, die nicht für uns bestimmt ist, einfach wieder in den Postausgang geben.
• Jedes Poststück wird in das Posteingangsbuch eingetragen.

Absender/Inhalt	Verfahren	Ablage
Kontoauszüge GLS-Bank Konto Nr. ..900 und ..901	a) Eingangsstempel b) Einscannen und an schatzmeister (at) piratenpartei.de senden. Im Betreff Konto- und Auszugsnummer angeben c) Vermerk auf das 1. Blatt „Mail an ..“ und Kurzzeichen des Bearbeiters	In den Ordner "Kontoauszüge" abheften
Kontoauszüge GLS-Bank Konto Nr. ..902 und ..903	a) Eingangsstempel b) Einscannen und an den "wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb" senden: wgb (at) piratenpartei.de senden. Im Betreff Konto- und Auszugsnummer angeben c) Vermerk auf das 1. Blatt „Mail an ..“ und Kurzzeichen des Bearbeiters	In den Ordner „WGB Kontoauszüge / Rechnungen“ abheften
BuVo	a) Eingangsstempel b) Einscannen und an das jeweilige BuVo-Mitglied senden: Vorname Nachname <vorname.nachname@piratenpartei> c) Vermerk auf das 1. Blatt „Mail an ..“ und Kurzzeichen des Bearbeiters	a)Briefe in den Ordner „BuVo-Post“ im Regal BGS b) Einladungskarten, Zeitschriften, Broschüren etc. in die jeweiligen BuVo-Fächer (Fächer werden in regelmäßigen Abständen verschickt / abgeholt)
Reisekostenabrechnung	a) Eingangsstempel b) Einscannen und an schatzmeister (at) piratenpartei.de senden. Im Betreff „[RK] + [Nachname] + [Zahlbetrag]“ des Antragstellers angeben c) Vermerk auf das 1. Blatt „Mail an ..“ und Kurzzeichen des Bearbeiters d) Fahrtickets extra kopieren und die Kopie anheften	In die Ordner "Reisekostenabrechnungen / Auslagenerstattungen" abheften
Rechnungen für die Bundespartei	a) Eingangsstempel b) Einscannen und an schatzmeister (at) piratenpartei.de senden. Im Betreff „[RE] + [Namen der Firma] + [Betrag]“ angeben c) Vermerk auf das 1. Blatt „Mail an ..“ und Kurzzeichen des Bearbeiters	In die Ordner „Rechnungen“ abheften
Mahnungen für die Bundespartei	a) Eingangsstempel b) Einscannen und gemeinsam mit der dazugehörigen Rechnung an schatzmeister (at) piratenpartei.de senden. Im Betreff „[Mahnung] + [Namen der Firma] + [Betrag]“ angeben c) Vermerk auf das 1. Blatt „Mail an ..“ und Kurzzeichen des Bearbeiters	In die Ordner „Rechnungen“ abheften
Rechnungen von der Autovermietung Sixt	a) Eingangsstempel b) Einscannen und an den Schatzmeister der Gliederung, die die Sixt-Kundenkarte ausgliehen hat (Siehe Dokumentation der Kartenausgabe im Ordner "Autovermietung"). Die Gliederung muss den Rechnungsbetrag an Sixt überweisen. c) Vermerk auf das 1. Blatt „Mail an ..“ und Kurzzeichen des Bearbeiters	In die Ordner „Rechnungen“ abheften
Rechnungen von der Autovermietung Europcar	a) Eingangsstempel b) Einscannen und an schatzmeister (at) piratenpartei.de und an den Schatzmeister der Gliederung, die das Auto ausgeliehen hat. Der Schatzmeister der Gliederung muss den Rechnungsbetrag an den Bundesverband zurück überweisen. Rechnung wird automatisch vom Konto abgebucht. c) Vermerk auf das 1. Blatt „Mail an ..“ und Kurzzeichen des Bearbeiters	In die Ordner „Rechnungen“ abheften
Rechnungen bezüglich Büromaterial für Bundesgeschäftsstelle	a) Eingangsstempel b) In das Fach der Bundesgeschäftsstellenleiter legen. Diese prüfen dann die Rechnung. Wenn Rechnung mit der gelieferten Ware übereinstimmt, auf der Rechnung folgendes vermerken: "Rechnung korrekt. BGS Budget + Name" Einscannen und an schatzmeister (at) piratenpartei.de senden. Im Betreff „[RE] + [Namen der Firma] + [Betrag]“ angeben c) Vermerk auf das 1. Blatt „Mail an ..“ und Kurzzeichen des Bearbeiters	In die Ordner „Rechnungen“ abheften
Mitgliedschaftsanträge / Austritte	a) Eingangsstempel b) Einscannen und an den jeweiligen LV verschlüsselt senden. E-Mail-Adresse mitglieder-xx.piratenpartei.de XX steht hier für das Kürzel des jeweiligen Landesverbands: bw, by, be, bb, hb, hh, he, mv, ni, nw, rp, sl, sn, st, sh, th Siehe hier zu auch Pad http://bgs.piratenpad.de/15? Ist der LV unbekannt, dann an mitglieder (at) piratenpartei.de senden. Bei Auslandspiraten an ausland (at) piratenpartei.de. Berliner Piraten betreffend in das Fach „Mitgliederverwaltung LV Berlin“ legen. c) Vermerk auf das 1. Blatt „Mail an ..“ und Kurzzeichen des Bearbeiters	In den Ordner " BGS Mitgliedsanträge / Austritte" abheften (Abgeheftete Anträg werden jeweils am BPT den Landes-Genseks oder sonstigen Mitgliederverwalter übergeben)
SEPA-Lastschriftmandate für Mitgliedsbeitrage	a) Eingangsstempel b) an beitrag@piratenpartei.de senden c) in den Ordner "BGS SEPA-Lastschriftmandat" einheften
Rechenschaftsberichte	Kein Eingangsstempel	In das Fach ReBe legen
DSV	Eingangsstempel	In den Briefkasten über der Postecke werfen.
Bundesschiedsgericht	a) Eingangsstempel b) Einscannen und an schiedsgericht (at) piratenpartei.de senden c) Vermerk auf das 1. Blatt „Mail an ..“ und Kurzzeichen des Bearbeiters	In den Ablage-Ordner "Bund rechtliche / juristische Post & Bundesschiedsgericht" legen (Ablage-Ordner wird in regelmäßigen Abständen entsprechend archiviert)
Rechtliche / Juristische Post	a) Eingangsstempel b) Einscannen und an carsten.sawosch (at) piratenpartei (punkt) de senden	In den Ablage-Ordner "Bund rechtliche / juristische Post & Bundesschiedsgericht" legen (Ablage-Ordner wird in regelmäßigen Abständen entsprechend archiviert)
Bürgeranfragen / Versandwünsche / Autogrammwünsche	a) Eingangsstempel b) komplettes Schreiben gegebenenfalls inklusive Briefumschlag mit Absenderangabe in das Fach "Bürgerkorrerspndenz/Versandanfragen" einwerfen	Anfragen werden vom P9-Squad bearbeitet
Wahlprüfsteine	a) Eingangsstempel b) Einscannen und an wahlpruefsteine (at) piratenpartei (punkt) de c) Vermerk auf das 1. Blatt „Mail an ..“ und Kurzzeichen des Bearbeiters	In den Ordner "Wahlprüfsteine Bund" abheften
Überlassung von Wahlsendezeit zur Bundestagswahl	a) Eingangsstempel b) Einscannen und an presse (at) piratenpartei (punkt) de c) Vermerk auf das 1. Blatt „Mail an ..“ und Kurzzeichen des Bearbeiters	In den Ordner "Posteingang" abheften
Retour-Post	a) nicht öffnen b) Eingangsstempel auf den Briefumschlag vorne draufhauen	In den internen Briefkasten für DSVen werfen
Post für den wGB	a) Eingangsstempel b1) Berliner wGB Post bei Katrin ins Fach legen (Getränke Preuss, Coffee Bonanza) b2) Bundesweite wGB-Post einscannen und an wgb (at) piratenpartei.de schicken.	c2) Vermerk auf das 1. Blatt „Mail an ..“ und Kurzzeichen des Bearbeiters
B	H	V
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6 OTRS

Verantwortung für die Bearbeitung der Queues: Fragen Programmanfragen Leitung Versand Wahlkampf Werbemittel

Bereich E) Sonstiges

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