Benutzer:BobBarker/Kandidatur/2011/Rechenschaftsbericht

Rechenschaftsbericht als Generalsekretär 2011/2012

Am 22. Oktober 2011 wurde ich von den Mitgliedern zum Generalsekretär im Landesverband Mecklenburg-Vorpommern der Piratenpartei gewählt. Die vergangenen Monate waren aufregend, abwechslungsreich und haben viele Veränderungen mit sich gebracht. Einen detaillierten und chronologischen Überblick findet sich im fortlaufenden Tätigkeitsbericht. Im Folgenden eine Zusammenfassungen der Meilensteine in meiner Vorstandstätigkeit als Generalsekretär

Mitgliederbetreuung

• Überführung der Kommunikation mit den Mitglieder in den Helpdesk, weg von einem schlecht dokumentierbaren, nicht nachvollziehbaren und schwer für die kollaborative Zusammenarbeit erweiterbaren E-Mailpostfach.
• Gemeinschaftliche Ausarbeitung und Einführung für Neumitglieder: das Arrr zum Sonntag. In 8 E-Mails erhalten die Neumitglieder jeden Sonntag und Stück für Stück Informationen über die Piratenpartei, ohne sie auf einen Schlag mit zu vielen neuen Informationen zu überfrachten.
• Migration der Mitgliederdaten des Landesverband auf das neue System der Bundesverwaltung für die Mitgliederdatenverwaltung.
• Abschluss einer Unfallversicherung für alles Beauftragten im Landesverband, um die Risiken der engagierten Piraten im Ernstfall abzusichern.
• Organisation und Vorbereitung der Mitgliederakkreditierungen auf der Landesmitgliederveranstaltungen in Stralsund, der Kreismitgliederversammlung in Schwerin und Greifswald. Hierfür wurden alle Unterlagen sowie die notwendige Software besorgt und bereitgestellt.
• Massenmailings an die Mitglieder mit Einladungen zur Erststammtischen in den Regionen, mit Einladungen zur Mitgliederversammlungen, mit Zahlungserinnerungen von Mitgliedsbeiträgen. Viele Mitglieder, die nicht per E-Mail erreichbar sind haben ihre Einladungen auch per Post erhalten.

Verwaltungskoordination

• Anpassung der Reisekostenordnung des Bundesverband für die Anforderungen des Landesverbands.
• Ausarbeitung der Regelungen für Beauftragungen durch den Landesvorstand.
• Mitarbeit bei der Ausarbeitung des Haushaltsplans 2011/2012 des Landesverbands.
• Besuch und Teilnahme am Bundesverwaltungstreffen in Dortmund und in Frankfurt am Main. Hier wurde insbesondere an der Abstimmung von Prozessen innerhalb der Mitgliederbetreuung gearbeitet. Auch die Abklärung von rechtlichen Aspekten im Rahmen der Mitgliedschaft war hier ein wichtiges Arbeitsthema. *Umfangreiche Korrespondenz zu Datenschutzrelevanten Themen mit den Untergliederungen und den Beauftragten für den Datenschutz um Land und auf Bundesebene.

LQFB-Betreuung

• Regelmäßiger Versand von Einladungen für das LQFB-MV an die neuen Mitglieder. Dies erfolgte je nach Neumitgliederaufkommen in einem Zeitrahmen von 4 bis 6 Wochen.
• Kontinuierliche Arbeit an der Verbesserung der Verfügbarkeit von LiquidFeedback-Zugängen für das Landes-LQFB. Für häufig auftretende Fragen wurde zudem ein FAQ eingerichtet, in dem die Piraten schnell eine Antwort auf häufige Fragen finden.
• Aufbauen und Pflege der Kontakte zur LQFB-Verwaltung in den Berliner Landesverband, um zukünftig die Möglichkeiten der Eigenverwaltung im Support durch den eigenen Landesverband zu übernehmen.
• Beratung im Bereich der Möglichkeiten der Nutzung der Mitgliederdaten für die Umsetzung der Ständigen Mitgliederversammlung. Insbesondere unter der Berücksichtigung datenschutzrechtlicher Aspekte und der Marchbarkeitsüberprüfung im Bereich der regelmäßigen Verwendung der Mitgliederdaten.

Landesgeschäftsstelle

• Anmietung, Koordinierung des Umbaus und sowie Einrichtung des Landesgeschäftsstelle in Rostock. Damit zudem verbunden war die Organisation der formalen Betriebsfähigkeit der Landesgeschäftsstelle. Hierzu der Abschluss von Verträgen für die Versicherung, die Bereitstellung eines Strom- und Internetanschlusses sowie die Beschaffung der Grundeinrichtungsgegenstände der Landesgeschäftsstelle, die für deren Betrieb Voraussetzung waren.
• Betrieb der Landesgeschäftsstelle mit allen Aufgaben, die in dessen Kontext anfallen:
  • Kommission und Versand von Informationsmaterial an Untergliederungen, Stammtisch und Interessiere
  • Inempfangnahme und Einlagerung der Anlieferungen von Materialien
  • Betreuung und Digitalisierung des Posteingangs sowie der Zuordnung an die Empfänger
  • Hausmeistertätigkeiten

Beschaffungs- und Materialverantwortlichkeit

• Sondierung und Ausbau von Bezugsquellen für Materialien im Landesverband. Neben dem Piraten-Shop, dem Kaperbrief und der Bundesgeschäftsstelle können Materialien mittels erstellter Druckvorlagen über Großdruckereien bezogen werden. Auch das sondieren von Druckerrein aus der Region ist erfolgt.
• Abstimmung mit anderen Landesverbänden über die Erschließung neuer Bezugsquellen und Möglichkeiten für Materialien.
• Umsetzung diverser gestalterischen Projekte (Koordination, Gestaltung, Produktion)
  • Weihnachtskarten des Landesverband (K,P)
  • Sozialpiraten-Flyer (K,P)
  • allgemeiner Infoflyer des Landesverbands (K,G,P)
  • CSD-Infomaterial und Flyer (K,P)
  • Neupiraten-Spickzettel (K,G,P)
  • LMV-GO-Spickzettel (K,G,P)
  • Infomaterial für den OptOut-Day (K,G,P)
  • Leuchtkasten LGS (K,P)
• Beschaffung diverser Materialien
  • Stehtischgarnitur
  • Kaperbriefe "BGE"
  • Kaperbriefe "Urheberrecht"
  • Wahl- und Stimmunterlagern LMV 12.1
  • Wahl- und Stimmunterlagern KMV WM 12.1
  • Wahl- und Stimmunterlagern KMV VG 12.1
  • Wahl- und Stimmunterlagern LMV 12.2

Dokumentationswesen

• Ausarbeitung und Umsetzung eines Konzept für die sichere und langfristige digitale Ablage der im Landesvorstand anfallenden Dokumente. Verbunden mit diesem Konzept ist die vollständige Digitalisierung die analogen Posteingangs sowie die Ablage aller Dokumente, die in der Vorstandsarbeit anfallen, in einer für alle Vorstandsmitglieder verwendbaren Struktur.
• Das in Zusammenarbeit mit der Landes-IT Entwickeln und die spätere Nutzung von Redmine als zentraler Werkzeug der Arbeitskoordination im Landesvorstand. Neben der Vorstandsbeschlüssen erfolgt dort auch die Koordination der Arbeit zwischen dem Schatzmeister und mir über das Zuweisen und Abarbeiten von Tickets im Arbeitsamt.
• Aufbereitung und Bereitstellen der Sitzungsprotokolle der Vorstandssitzung. Hierfür erfolgte die Ausarbeitung einer Standardvorlage und eines Prozesses für die Veröffentlichung.
• Dokumentation der Zugänge zu einem Teil der Genutzten Dienste und deren Zugangsdaten.

allgemeine Vorstandsarbeit

• Teilnahme an der Marina-Kassel, um den Kontakt zu anderen Gliederungen innerhalb der Piratenpartei auszubauen. Auch die Teilnahme an Veranstaltungen zur Vorbereitung der Bundestagswahl und zur Arbeit in der Verwaltung fand statt.
• Teilnahme an allen 12 Vorstandssitzung und einer Klausurtagung des Vorstands.
• Mitarbeit an den Schiedsgerichtsverfahren SGMV 1/11 und SGMV 1/12 sowie dem Bundesschiedsgerichtsverfahren BSG 2012-03-22.

Tätigkeitsbericht

Oktober 2012

Nach der Rückkehr aus meinem Urlaub wartete sehr viel Arbeit auf mich. Über hundert E-Mails mussten gelesen und zum Teil beantwortet werden. Gleichzeitig musst das Verwaltungstreffen vorbereit werden. Die Einweihungen der Landesgeschäftsstelle, das Verwaltungstreffen in Frankfurt am Main und die Vorstandssitzung in Neubrandenburg waren drei Veranstaltungen der Piraten, denen ich in diesem Monat beigewohnt habe.

Mitgliederbetreuung

• Vorbereitung und Versenden von Einladungen per E-Mail und Post
  • Landesmitgliederversammlung
  • Kreismitgliederversammlung des Kreisverbands Vorpommern-Greifswald
  • Gründungsversammlung des Kreisverbands Rostock Land
  • Gründungsversammlung des Kreisverbands Region Westmecklenburg
• Aufbereitung der Mitgliedsdaten für den Bundesparteitag
• Aufbereitung der Mitgliedsdaten des Kreisverbands Vorpommern-Greifswald für die Akkreditierung auf der Kreismitgliederversammlung 2012.1

Verwaltungskoordination

• Verwaltungstreffen in Frankfurt am Main über 3 Tage
  • Koordination der Mitgliederaufnahme
  • Prozessdefinition innerhalb der Verwaltungssoftware
  • Kommunikation mit anderen Untergliederungen über Lernmöglichkeiten
  • Austausch über Möglichkeiten der Verifikation von Mitgliedern (Bundeskiste)
  • Möglichkeiten der Ausgestaltung der Satzung in Bezug auf das Vorgehen gegen Mitgliedsbeitragssäumige Mitglieder
  • Schulung Sage-CRM
  • Nutzung der Möglichkeiten des Piraten-Shops für die Gesamtpartei
  • Erläuterungen zum Ablauf des wirtschaftlichen Geschäftsbetriebs

LQFB-Betreuung

• Kommunikation mit den zuständigen Piraten in Berlin über mögliche Unterstützung beim Support

Landesgeschäftsstelle

• Teilnahme an der Einweihung der Landesgeschäftsstelle
• Herstellung der Außenreklame
  • Beschaffung der Druckvorlage
  • Produktionsanordnung und Abholung der Ergebnisse

Beschaffungs- und Materialverantwortlichkeit

• Bestellung von Akkreditierungsunterlagen für die Landesmitgliederversammlung 2012.2
• Vorbereitung und Übergabe der Akkreditierungsunterlagen für die Kreismitgliederversammlung Vorpommern-Greifswald

Dokumentationswesen

• Posteingang digitalisieren

allgemeine Vorstandsarbeit

• Landesschiedsgerichtsprozess 1/12
  • Kommunikation innerhalb des Landesvorstand
  • Kommunikation mit dem Bundesvorstand und anderen Untergliederungen der Piratenpartei
  • Mitausarbeitung der Kommunikation
• Vorbereitung Landesmitgliederversammlung 2012.2
  • fernmündliche und schriftliche Kommunikation mit den Organisatoren Vorort
• Aufarbeiten und reagieren von Fragen an den Landesvorstand

Treffen des Vorstands

• Vorstandssitzung am 28.10.

September 2012

Im September war der Übergang von der Prüfungs- zur Urlaubszeit fließend. Nach der Vorstandssitzung am 12. September habe ich mir bis Anfang Oktober Urlaub gehabt. Bevor der jedoch losging habe ich meine Urlaubsvertretung im Vorstand noch in die wichtigen Aufgaben eingewiesen.

Mitgliederbetreuung

• Neumitgliederaufnahme
• Kommunikation mit Mitgliedern
  • via Helpdesk
  • via Mailinglist
• Umzugs eines Mitglieds in unseren Landesverband
  • rechtliche Prüfung und Kommunikation mit unterschiedlichen Beteiligten

Verwaltungskoordination

noch keine bemerkenswerten Tätigkeiten

LQFB-Betreuung

noch keine bemerkenswerten Tätigkeiten

Landesgeschäftsstelle

• Koordination der Gestaltung der Reklametafeln in der Landesgeschäftsstelle
• Posteingang digitalisieren

Beschaffungs- und Materialverantwortlichkeit

• OptOut-Day
  • Beschaffung von Gestaltungsvorlagen für Informationsmaterial
  • Organisation der Produktion der Materialien

Dokumentationswesen

noch keine bemerkenswerten Tätigkeiten

allgemeine Vorstandsarbeit

Treffen des Vorstands

• reguläre Vorstandssitzung 12.09.
  • Vorbereitung
    • Antragsvorbereitung

August 2012

Bedingt durch Prüfungs- und Ferienzeit wurden im Augst nur anfallende Aufgaben abgearbeitet und keine neuen Projekte imitiert oder umgesetzt.

Mitgliederbetreuung

• Neumitgliederaufnahme
• Kommunikation mit Mitgliedern
  • via Helpdesk
  • via Mailinglist

Verwaltungskoordination

• Ausarbeitung von Ausschreibungen

LQFB-Betreuung

• Gespräche über die SMV, LQFB2.0 für den Landesverband und der Möglichkeit von Synergieeffekten

Landesgeschäftsstelle

• Posteingang digitalisieren
• Planungsgespräche zur Eröffnung der Landesgeschäftsstelle

Beschaffungs- und Materialverantwortlichkeit

• Annahme und Einlagerung der angelieferten Grundsatzprogramme
  • Hinweis auf Bestellmöglichkeiten durch Untergliederungen

Dokumentationswesen

noch keine bemerkenswerten Tätigkeiten

allgemeine Vorstandsarbeit

Treffen des Vorstands

• reguläre Vorstandssitzung 16.08.
  • Vorbereitung
    • Antragsvorbereitung

Juli 2012

In Vorbereitung auf den Landesparteitag ist viel Arbeit für die Akkreditierung entstanden. Zudem habe ich noch Informationsmateriallieferungen für die einzelnen Stammtische vorbereit. Nach dem erneuten Aufarbeiten der Mitgliederdaten konnten auch die letzten Einladungen für das LQFB verschickt werden.

Mitgliederbetreuung

• Neumitgliederaufnahme
• Kommunikation mit Mitgliedern
  • via Helpdesk
  • via Mailinglist
• Beitragsminderungsanträge
  • Versand der Bestätigung
• Einladen der Mitglieder der Region Nordwestmecklenburg zur Mitgliederversammlung

Verwaltungskoordination

keine bemerkenswerten Tätigkeiten

LQFB-Betreuung

• Verschicken neuer Einladungen an neue Mitglieder
• Sperren abgelaufener Accounts

Landesgeschäftsstelle

• Einrichtung der Telefonanlage
• Aufräumen und Entsorgung von Müll und Unrat

Beschaffungs- und Materialverantwortlichkeit

• Beschaffung von einheitlichen Akkreditierungsmaterial
• Gestaltung- und Herstellung von Neupiraten- und GO-Spickzetteln

Dokumentationswesen

keine bemerkenswerten Tätigkeiten

allgemeine Vorstandsarbeit

• 1. Landesparteitag 2012
  • Vorbereitung
    • Organisation der Akkreditierung (Stimm- und Wahlunterlagen)
    • Materialanlieferung für lokale Piraten
    • Herstellung von Infomaterial (Neupiratenspickzettel, GO-Spickzettel)
  • Vorort
    • Bereitstellung von Materialien des Landesverband
    • Akkreditierung
• Demonstration in Rostock gegen NPD-Deutschlandtour
• CSD Rostock
  • Koordination mit dem CSD
  • Teilnahme am Infostand und der Demonstration
  • Auf- und Abbau des Infostands

Treffen des Vorstands

• reguläre Vorstandssitzung 15.07.
  • Vorbereitung
    • Antragsvorbereitung
  • Nachbereitung und Veröffentlichung der Protokolls

Juni 2012

Der Juni stand im Zeichen des anstehenden Landesparteitags. Hier wurde viel Zeit für die Vorbereitung auf Verwaltungsseite investiert. Gleichzeitig gab es viel Kommunikation auf der Mailinglist und innerhalb des Vorstands, ob und wie Mitglieder über Veranstaltungen informiert werden können. Im Bereich Materialbeschaffung wurden weitere Vorbereitungen für Sammelbestellungen getroffen. Zudem erfolgte die Anschaffung von Informationsmaterial. Viel Zeit ist auch in die erneute Aufbereitung der Mitgliederdaten geflossen, da es dort zuletzt Probleme auf Bundesebene mit dem sauberen Import gab.

Mitgliederbetreuung

• Neumitgliederaufnahme
• Kommunikation mit Mitgliedern
  • via Helpdesk
  • via Mailinglist
• Beitragsminderungsanträge
  • Versand der Bestätigung
• Einladen von Mitgliedern zu Stammtischen
• Einladung der Mitglieder zum Landesparteitag
  • Versand per E-Mail
  • Anschreiben von Mitgliedern, die nicht per E-Mail erreichbar sind via Brief (30)
  • Erstellung einer Umfrage für die Abschätzung der Beteiligung
• Unfallversicherung
  • Kommunikation mit der Versicherung
  • lesen der Dokumente rund um die Versicherung
• Mitgliedsdatencleanup
  • Aufgetretene Probleme beim Mitgliederdatenimport entdeckt
  • Teilweise beseitigt (nach Absprach mit Bundesbeauftragten)

Verwaltungskoordination

• Arbeitstreffen Landesverwaltung
  • Treffen mit dem Schatzmeister zur Abstimmung
  • Regelung von Unterlagenhandling innerhalb des Landes
    • Ablage aller Dokumente innerhalb der LGS und in neuem Ablagesystem
    • Ausnahme bei Unterlagen, die für den Rechenschaftsbericht wichtig sind; diese verbleiben in Ordner
  • Überführung aller Dokumente und Unterlagen sowie der Bargeldkasse in die LGS
• Verwaltungstreffen von Landesschatzmeister- und GenSek
  • Vorbereitung
  • Besuch am 29. Juni bis 1. Juli
  • Nachbereitung der Ergebnisse

LQFB-Betreuung

• Versenden neuer Einladungen an stimmberechtigter Mitglieder im Landesverband
• Beantwortung von Supportanfragen und weiterleiten dieser

Landesgeschäftsstelle

• Koordination der Beendigung der Umbauten
• Beschaffung von Inventar
  • 504. Einrichtungsgegenstände als Spenden oder Eigenanschaffung entgegen genommen
  • Einrichtung der Telefonanlage für die LGS
  • Koordination der Anfertigung und der Anlieferung des Gruppenarbeitstisches

Beschaffungs- und Materialverantwortlichkeit

• Absprachen über Sammelbestellungen auf Bundesebene
• Verteilung von Material an Stammtische
  • Greifswald
  • Schwerin
  • Rostock
• allgemeiner Infoflyers für den Landesverband
  • Koordination und Gestaltung
  • Bestellung und Lieferungsannahme
  • Aufteilung der Lieferung und Einlagerung in der LGS
• Sozialflyer
  • Koordination
  • Bestellung und Lieferungsannahme
  • Aufteilung der Lieferung und Einlagerung in der LGS
• Stimm- und Wahlunterlagen für den LPT2012.1
  • Kommunikation mit der Bundesgeschäftsstelle
  • Lieferungsannahme

Dokumentationswesen

• lesen der Verwaltungsmailinglist
• Reaktion auf entsprechende Anfragen
• Fortführen des Tätigkeitsberichts
• Veröffentlichung der Rechenschaftsberichte von 2009 und 2010

Treffen des Vorstands

• reguläre Vorstandssitzung 10.06.
  • Vorbereitung
    • Antragsvorbereitung
  • Nachbereitung und Veröffentlichung der Protokolls
• außerordentliches Vorstandstreffen Juni
  • Vorbereitung

Mai 2012

Der Mitgliederstrom hält an, auch wenn nicht mehr in der Intensität. Die Landesgeschäftsstelle ist mit der Vorbereitung auf der Zielgeraden und sowohl für Gruppen- als auch Einzelarbeit einsatzfähig. Es kamen weitere Spenden für die LGS an. Ebenso konnte die Arbeitsfähigkeit für die Verwaltung weiter hergestellt werden, nachdem weitere Möbel angekommen sind. Das auf

Mitgliederbetreuung

• Neumitgliederaufnahme
• Kommunikation mit Mitgliedern
  • via Helpdesk
  • via Mailinglist
  • Vorbereitung der Zahlungserinnerung für den Mitgliedsbeitrag
• Beitragsminderungsanträge
  • Versand der Bestätigung
• Einladen von Mitgliedern zu Stammtischen

Verwaltungskoordination

keine bemerkenswerten Tätigkeiten

LQFB-Betreuung

• Sperren ungültiger LQFB-Keys
• Verschicken der LQFB-Keys an Neumitglieder

Landesgeschäftsstelle

• Umzug des Materiallagers in die Landesgeschäftsstelle
• Einkauf von Materialien für die Arbeit in der LGS
• Abschluss des Versicherungsvertrags für die Inhaltsversicherung
  • Angebotseinholung allgemeiner Angebote
  • Kommunikation mit Versicherungsmarklern
• Einrichtung der digitalen Telefonanlage bei sipgate

Beschaffungs- und Materialverantwortlichkeit

• Beschaffung Materialien
  • Grundsatzprogramm
  • Kaperbriefe BGE
• Verteilung von Materialien an die Stammtische
• Koordination der Beschaffung von lokalen Flyern
• Koordination einer Sammelbestellung auf Bundesebene
• Ausschreibung der Herstellung eines allgemeine Infoflyers für den Landesverband
  • Koordination der Kommunikation

Dokumentationswesen

• Beschaffung von Rechnungen für Verträge
  • T-Online
  • Entega

allgemeine Vorstandsarbeit

• lesen der Verwaltungsmailinglist
• Reaktion auf entsprechende Anfragen
• Fortführen des Tätigkeitsberichts
• Interview mit tv.rostock
• Koordination von Spenden durch Mitglieder
  • Telefonat und ausloten der Möglichkeiten

Treffen des Vorstands

• reguläre Vorstandssitzung 14.05.
  • Vorbereitung
    • Antragsvorbereitung
    • Protokollaufbereitung- und Veröffentlichung

April 2012

Im April gab es einen sehr großen Mitgliederzuwachs. Durch die noch nicht ganz rund laufende Mitgliederverwaltung verzögt sich die Aufnahme hier noch. Anfragen der Mitglieder, die über den Helpdesk eingehen, nehmen im Moment einen großen Zeitbereich meiner Arbeit ein. Der Fortschritt in der LGS ist langsam aber stetig. Eine grundlegende Arbeitsfähigkeit ist nach dem Kommunikationsseminar hergestellt.

Mitgliederbetreuung

• Neumitgliederaufnahme
• Kommunikation mit Mitgliedern
  • via Helpdesk
  • via Mailinglist
  • Vorbereitung der Zahlungserinnerung für den Mitgliedsbeitrag
• Umzug der Mitgliederverwaltung
  • Aufbereitung der Mitgliedsdaten für den Import / Export
  • Kommunikation auf der Bundesverwaltungsliste
• Aufbereitung der Mitgliedsdaten des KV Vorpommern-Greifswald für eine Auswertung

Verwaltungskoordination

• Bereitstellung von Budegetübersichten für den LV

LQFB-Betreuung

• Beauftragung von Accountsperrungen
  • Kommunikation mit den Admins, weil Sperrung so lange braucht
• Beantwortung von Supportanfragen

Landesgeschäftsstelle

• Ausarbeitung eines Ausgabenprotokolls für Schlüssel
• Ausgabe der Schlüssel für die LGS
  • An Vorstandsmitglieder mit Übergabeprotokoll
• Weitere Ausstattung der LGS mit Möbel
  • Umsetzung der Spendenaktionen für Stühle
  • Gestaltung und Beschaffung von Aufklebern
• Koordinierung der Einrichtungsarbeiten
• Kommunikationsseminar
  • Mithilfe bei der Vorbereitung
• Angebotsvergleich von Kosten für Arbeitsmaterialien
• Recherche für Vertragsabschluss der Inhaltsversicherung
  • Angebotseinholung allgemeiner Angebote
  • Kommunikation mit Versicherungsmarklern

Beschaffungs- und Materialverantwortlichkeit

• Empfang von Kaperbriefen
• Abwicklung der Bestellung von neuen Urheberrechtsflyern mit dem LV Sachsen
• Abwicklung der Herstellung und Bestellung von Flyern zu ACTA
• Ausgabe von Materialien für den Stammtisch Stralsund

Dokumentationswesen

• Betreuung des Postfachs / Briefkastens
• Digitalisierung des Posteingangs

allgemeine Vorstandsarbeit

• lesen der Verwaltungsmailinglist
• Reaktion auf entsprechende Anfragen
• Fortführen des Tätigkeitsberichts

Treffen des Vorstands

• reguläre Vorstandssitzung 15.04.
  • Vorbereitung
    • Erstellung Tagesordnung
    • Organisation des Sitzungsort
  • Sitzungsleitung
  • Protokollaufbereitung

Bundesparteitag

• Gespräche mit Koordinator AG Öffentlichkeit
  • allgemeines Verständnis der AG Ö / Zusammenarbeit Vorgang
  • gemeinsame Ziele in der Gestaltung/Herstellung Material
  • Ziele in der Umsetzung
• Gespräche über Sammelbestellung auf Bundesebene
  • ausloten der Möglichkeiten
  • besprechen des Möglichen Vorgehens
• Erörterung der Übernahme des Verwaltungsportals von NRW für MV

März 2012

Im März konnte endlich die Dokumentenablage des Vorstands umstrukturiert und in den regulären Betrieb übernommen werden. Nun sind alle Dokumente aus meiner Vorstandsarbeit online und revisionssicher abrufbar. Auch die Datenaltbestände wurden einsortiert und übernommen. Auf der Marina in Kassel konnte viele Kleinigkeiten mit anderen Piraten besprochen und organisiert werden.

Mitgliederbetreuung

• Neumitgliederaufnahme
• Kommunikation mit Mitgliedern
  • via Helpdesk
  • via Mailinglist
  • Vorbereitung der Zahlungserinnerung für den Mitgliedsbeitrag
• Umzug der Mitgliederverwaltung
  • Aufbereitung der Mitgliedsdaten für den Import / Export
  • Kommunikation auf der Bundesverwaltungsliste
• Vorbereiten von E-Mailtemplates für Texte
• Anschreiben von Mitgliedern des KV Vorpommern-Greifswald

Verwaltungskoordination

• Mithilfe bei Schaffung von IT-Struktur
  • CAcert
  • Verwaltungsabläufe innerhalb des Landes

LQFB-Betreuung

• Versenden von Einladungen für das Landes-LQFB
• Beantwortung von Supportanfragen
• Beauftragung von Accountsperrungen
• umfangreichere Kommunikation mit der Clearing-Stelle/Admin Klaus Peukert

Landesgeschäftsstelle

• Hausmeisterarbeiten
• Aktion "11 Stühle"
  • Vorbereitung und Durchführung mit Niels Lohmann
  • Aufbau und Dokumentation
• Eingangs- und Büroschloss ausgetauscht
  • Beauftragung und Einbau der neuen Schlösser
  • Ausarbeitung eines Protokolls für die Schlüsselempfänger

Beschaffungs- und Materialverantwortlichkeit

• Bestellung von Kaperbriefen für zukünftige Aktionen
• Koordinierung von Informationsmaterialbestellungen (Grundsatzprogramm, Urheberrechts-Flyer)
• CSD 2012
  • Kommunikation mit CSD-Orga bzgl. schalten einer Anzeige
  • Organisation der Erstellung der Anzeige
  • Organisation der Erstellung des Redaktionstextes

Dokumentationswesen

• Betreuung des Postfachs / Briefkastens
  • Kündigung des Postfachs bei der deutschen Post
• Digitalisierung des Posteingangs
• digitale Dokumentenablage
  • Umsetzung des Konzept
  • Aufbereiten der alten Dokumentenablage und Überführung in das neue System

allgemeine Vorstandsarbeit

• lesen der Verwaltungsmailinglist
  • Reaktion auf sich daraus ergebende Anfragen
• Fortführen des Tätigkeitsberichts
• Aufbereitung des Sitzungsprotokolls vom 15.01.
• Parteiausschlussverfahren
  • Urteilsaufarbeitung
  • Arbeit an Berufungsantrag
• Besuch der Marina in Kassel
• Teilnahme an der Mumble-Konferenz der LandesITs
• Anmeldung beim Straßenfest in der Langen-Straße, Rostock
• Vorabkoordination der Vorstandssitzung in Schwerin

Treffen des Vorstands

• außerordentliche Vorstandssitzung 12.03.
  • Parteiausschlussverfahren von Matthias Bahner
  • Vorbereitung
  • Protokollerstellung und -aufbereitung
• reguläre Vorstandssitzung 21.03.
  • Vorbereitung
  • Protokollaufbereitung

Februar 2012

In diesem Monat gab es viele Nachwähen vom Umzug der Mitgliederverwaltung. Die Verwaltung konnte nicht Online durchgeführt werden und musst fortan mit Excel improvisiert werden. Es gab erneut eine Vielzahl von Mitgliedseintritten, die abgearbeitet wurden. Es konnten endlich neue Mitgliedsausweise bestellt werden (etwa 100). Diese wurden geliefert und warten auf die Verteilung. Für die ACTA-Demos wurde Infomaterial bestellt und an die Demonstrationsorte verteilt.

Mitgliederbetreuung

• Neumitgliederaufnahme
• Kommunikation mit Mitgliedern
  • via Helpdesk
  • via Mailinglist
• Versand der Mail "Jahresmitgliedsbeitrag"
• Umzug der Mitgliederverwaltung
  • Aufbereitung der Mitgliedsdaten für den Import / Export
  • Kommunikation auf der Bundesverwaltungsliste

Verwaltungskoordination

keine bemerkenswerten Tätigkeiten

LQFB-Betreuung

• Versenden von Einladungen für das Landes-LQFB
• Beantwortung von Supportanfragen
• Beauftragung von Accountsperrungen
• umfangreichere Kommunikation mit der Clearing-Stelle/Admin Klaus Peukert

Landesgeschäftsstelle

• Betreuung des Umbauprozesses
• Kommunikation auf der Mailinglist zum Thema "Landesgeschäftsstelle"
• Hausmeisterarbeiten

Beschaffungs- und Materialverantwortlichkeit

• Bestellung von Kaperbriefen für die Landesweiten ACTA-Demos
• Koordinierung von Informationsmaterialbestellungen (Grundsatzprogramm)

Dokumentationswesen

• Testen des anzuschaffenden Dokumentenscanner
• Betreuung des Postfachs / Briefkastens
• Digitalisierung des Posteingangs
• Weiterführung der Erarbeitung eines Konzepts für die digitale Dokumentenablage

allgemeine Vorstandsarbeit

• lesen der Verwaltungsmailinglist
• Reaktion auf entsprechende Anfragen
• Aufbereitung des Sitzungsprotokolls vom 15.01.

Treffen des Vorstands

• reguläre Vorstandssitzung 16.02.
• Vorbereitung

Januar 2012

In diesem Monat konnte die Verwaltung die Aufarbeitung der alten Vorstandsunterlage beginnen, da vollständiger Zugriff darauf bestand. Es wurden viele Datenbestände auf ihre Qualität, Tauglichkeit für die Veröffentlichung geprüft sowie vorbereitet. Es fand die Veröffentlichung der Buchhaltungsdaten statt.

Mitgliederbetreuung

• Neumitgliederaufnahme
• Kommunikation mit Mitgliedern
  • via Helpdesk
  • via Mailinglist
• Versand der Mail "Jahresmitgliedsbeitrag"
• Umzug der Mitgliederverwaltung
  • Aufbereitung der Mitgliedsdaten für den Export
  • Kommunikation auf der Bundesverwaltungsliste

Verwaltungskoordination

• Arbeitstreffen Schatzmeister & GenSek
  • Bestandsaufnahme der Unterlagen (digital/analog)
  • Abstimmung von Workflows
  • Aufbereitung und Veröffentlichung der Buchhaltungsdaten von 2009, 2010 und 2011
• Arbeitstreffen IT
  • Besprechung von Softwareumsetzungen für die Verwaltung
• Datenschutzvereinbarung
  • Kommunikation mit dem Bundesdatenschutzbeauftragten der Piraten
  • Verfahrensvorschlag für die Führung einer Übersicht auf Landesebene bzgl. selbiger

LQFB-Betreuung

• Kommunikation mit der Bundesebene/Administratoren
• Versand neuer LQFB-Keys (LQFB-MV) an Mitglieder, die bis jetzt keinen hatten
• Sperrung alter Keys

Landesgeschäftsstelle

• Betreuung des Umbauprozesses
• Mithilfe bei Umbauten / Vernetzung
• Betreuung der Anschlussschaltung des Internetanschlusses
• Kauf von neuem Briefkasten
• Kommunikation auf der Mailinglist zum Thema "Landesgeschäftsstelle"
• Einrichtung des Telekom-Kundenkontos
• Einrichtung des Entega-Kundenkontos

Beschaffungs- und Materialverantwortlichkeit

keine bemerkenswerten Tätigkeiten

Dokumentationswesen

• Digitalisierung von vorhandenen Unterlagen
• Betreuung des Postfachs / Briefkastens
• Weiterführung der Erarbeitung eines Konzepts für die digitale Dokumentenablage
• Updates und Betreuung

allgemeine Vorstandsarbeit

• Erstellung von Kommunikationsvorlagen
• Fortführen des Tätigkeitsberichts
• täglich Kommunikation innerhalb des Vorstands
• Haushaltsplanung
  • umfangreiche Aufbereitung des Haushaltsplanentwurfs
  • Kommunikation auf der Mailinglist zum Thema "Haushaltsplan"
• lesen der Verwaltungsmailinglist
• Reaktion auf entsprechende Anfragen
• Accountbetreuung
  • Einrichten des YouTube-Kanals http://www.youtube.com/user/piratenmv
  • Betreuung der Facebook-Seite des Landesverband und der Landesgeschäftsstelle
  • Betreuung des Twitter-Kanals

Treffen des Vorstands

• reguläre Vorstandssitzung 15.01.
• Vorbereitung

Dezember 2011

Neben den Vorbereitungen für den Bundesparteitag in Offenbach war der Dezember von vielen Routinearbeiten geprägt. Neben den Vertragsverhandlungen für unterschiedliche Dienstleistungen, die in der Landesgeschäftsstelle gebraucht wurden mussten liegengebliebene Aufgaben abgearbeitet werden.

Mitgliederbetreuung

• Bundesparteitag
  • Vorbereitung der Fahrt für Mitglieder
  • Abwicklung der Reise
• Stammtischbeauftragter
  • Kommunikation und Abstimmung
• Neumitgliederaufnahme
• Kommunikation mit Mitgliedern
  • via Helpdesk
  • via Mailinglist

Verwaltungskoordination

keine bemerkenswerten Tätigkeiten

LQFB-Betreuung

keine bemerkenswerten Tätigkeiten

Landesgeschäftsstelle

• Versicherung der Landesgeschäftsstelle
  • Anfrage und Gespräche mit Versicherungen
  • Lesen von Angeboten
• Internetanschluss in der Landesgeschäftsstelle
  • vielfache Kommunikation mit Deutscher Telekom, Landeswahlleiter
  • Vertragsabschluss
• Energielieferant für die Landesgeschäftsstelle
  • Angebotsrecherche
  • Vertragsaushandlung
  • Vertragsabschluss

Beschaffungs- und Materialverantwortlichkeit

• Weihnachts-Mailing
  • Kommunikation von Änderungswünschen
  • Drucklegung
  • Kauf von Versandmaterial
  • Vorbereitung und Durchführung des Versands

Dokumentationswesen

• Digitalisierung von vorhandenen Unterlagen
• Betreuung des Postfachs / Briefkastens
• Weiterführung der Erarbeitung eines Konzepts für die digitale Dokumentenablage

allgemeine Vorstandsarbeit

• Parteiausschlussverfahren
  • Quellenaufbereitung
  • Schreiben an der Argumentation
• Erstellung von Kommunikationsvorlagen
• täglich Kommunikation innerhalb des Vorstands
• Beginn und Fortführen des Tätigkeitsberichts

Treffen des Vorstands

• reguläre Vorstandssitzung 12.12.
• Vorbereitung

Oktober - November 2011

Nach der Wahl in den Vorstand war es wichtig sich als Team abzustimmen und liegengebliebene Arbeit aufzuarbeiten. Durch den Abschluss des Mietvertrags für Räume der Landesgeschäftsstelle in Rostock wurden weitere Arbeiten notwendig.

Mitgliederbetreuung

• Beantragung eines Zugangs zur Bundesmitgliederverwaltung
• Einpflege aufgelaufener Mitgliedsanträge (mehr als 50)
• Kommunikation mit Mitgliedern
• Vorbereitung der Mitgliedsdaten für die Einladung und Akkreditierung zum Kreisparteitag in Greifswald
• Vorbereitung der Mitgliedsdaten für die Akkreditierung auf dem Bundesparteitag in Offenbach

Verwaltungskoordination

keine bemerkenswerten Tätigkeiten

LQFB-Betreuung

keine bemerkenswerten Tätigkeiten

Landesgeschäftsstelle

• Abschluss des Mietvertrags und dessen Unterzeichnung
• Übergabe der Räumlichkeiten
• Aufstellung einer Umsetzungsliste von Umbau/Renovierungsaufgaben
• Koordination der Umbauarbeiten
• Mithilfe bei Umbauarbeiten
• Vertragsabschluss DSL-Anschluss
• Beschaffung von ersten Möbeln

Beschaffungs- und Materialverantwortlichkeit

• Kommunikation der Anforderungen
• Rücksprache für Anforderungsanpassung

Dokumentationswesen

• Mithilfe bei Schaffung von IT-Struktur
  • Einrichtung eines Helpdesk
  • WebDAV-Zugang zum Storage-Bereich
• Recherche von Möglichkeiten zur Schaffung einer zentralen und vollständig digitalen Dokumentenablage
• Erarbeitung eines Konzepts für die digitale Dokumentenablage
• Prüfung der Möglichkeiten der Digitalisierung von Dokumenten der Piratenpartei
• Betreuung des Postfachs / Briefkastens

allgemeine Vorstandsarbeit

• Erstellung von Kommunikationsvorlagen
• täglich Kommunikation innerhalb des Vorstands
• Einrichten einer vollverschlüsselten Kommunikationsstruktur

Treffen des Vorstands

• außerordentliche Vorstandssitzung 25.10.
  • Vorbereitung
  • Mietvertrag Landesgeschäftsstelle
• Vorstandsklausur 28.10. - 30.10.
  • Vorbereitung
  • Eigenkoordination des Vorstands
  • Umsetzung des Vorstandsportal
  • Causa "Bahner"
• reguläre Vorstandssitzung 30.10.
  • Vorbereitung
• reguläre Vorstandssitzung 14.11.
  • Vorbereitung
  • Moderation

Parteiausschlussverfahren

• Quellenaufbereitung
• Schreiben an der Argumentation