BY:Oberfranken/Bayreuth/Protokoll-20121011

Protokoll Vorstandssitzung 11. Oktober 2012

Beginn 17:34, Ende 18:50

1. Prüfung der Anwesenheit

Anwesende Vorstand:

• Johannes Görgen (bis einschließlich Punkt 2a)
• Anette Purucker
• Dirk Marky
• Christian Doser
• Bernhard Hanakam

Entschuldigt:

• Max Gudat
• Sebastian Lützow

Gäste:

• Ab Punkt 2b Johannes Görgen

2. Personelles/ Organisatorisches

a) Rücktritt Johannes Görgen vom Posten des Beisitzers:

• Erläuterungen, Möglichkeit zu Fragen
• Johannes liest seine Rücktrittserklärung vor. Diese liegt schriftlich vor.
• Wir gratulierten Johannes zu seinem neuen Amt.
• Christian meldet seine Bedenken zur Schwächung des KVs an.

b) Transparenz und Verantwortlichkeit, siehe Pad: https://bayreuth.piratenpad.de/tundv Besprechung der Ergebnisse und Beschluss

• Bernhard pflegt das Ergebnis ins Protokoll ein zum Beschluss in der nächsten Sitzung (siehe weiter unten)

c) Kontaktadresse vorstand@piraten-bayreuth.de ist angelegt, Klärung von Verwaltung Nutzung und Setzen auf HP und Social Media

• info@ oder kontakt@ zusätzlich beantragen
• Christian möchte die schatzmeister@piraten-bayreuth.de auf jeden Fall gepflegt wissen, Weitergabe bei Ämterwechsel wird dadurch erleichtert. (Zuständigkeit Max)
• vorstand@piraten-bayreuth.de wird bis auf weiteres von Bernhard verwaltet

d) Meinungsbild: Tätigkeitsberichte schon während der Amtszeit öffentlich und inkrementell? GO schreibt nichts vor => Meinungsbild ist offen, jeder wie er möchte.

3. Finanzen

• lt. BzV ca. 1400,-€ freies Geld.

4. Stand Verfahren neue Mitglieder, Ergebnis der Klärung mit Mark Huger?

• Hängt von der monatlichen Datenschutzbelehrung ab.

5. Mitgliederdaten

• Festlegung Termin mit DSB
• Oberfrankenweit werden Termine gesucht (http://www.doodle.com/7afkimw3edmaiarr). Somit haben wir die Auswahl.
• Mumble-Termine gibts monatlich.
• BzV ist dran, da es dort auch Nachholbedarf gibt.

6. Terminfindung LT/BzT Aufstellungsversammlung BT Vorschlag: 15./16.12.

• Fragen per ML Bayreuth

7. Datenschutz: GPG, E-Mail & Co., Crashkurs erwünscht?

• Stefan Betz würde das gerne machen, Terminabstimmung mit Stefan Betz.
• Bernhard organisiert mit Stefan Betz

8. Zukünftige Infostände

• Doodle zur Terminfindung wird erstellt (Max)

9. Anträge an den Vorstand

• Antrag von Christian Doser und Max Gudat an den Kreisvorstand Bayreuth:

Beauftragung von Max Gudat und Christian Doser für das Projekt: "Mehrgenerationenwohnhäuser - ein Weg in die Zukunft im Zeichen des demographischen Wandels" Näheres dazu https://bayreuth.piratenpad.de/38

• Bernhard Ja
• Dirk ja
• Christian ja
• Anette ja

• Antrag angenommen.

• Befassen mit dem von Roland Albert auf der ML angestoßenen Thema "Zentraleinkauf":

„ZITAT DER MAIL:
"Begin forwarded message:
From: Stephan Eisvogel <eisvogel[at]seitics.de>
Subject: [PP-BY-misc] Zwischenetappen des Zentraleinkaufs
Date: 30. September 2012 19:17:13 MESZ
To: by-orga[at]lists.piratenpartei-bayern.de, aktive[at]lists.piratenpartei.de, by-misc[at]lists.piratenpartei-bayern.de
Reply-To: allgemeine Diskussionsliste <by-misc[at]lists.piratenpartei-bayern.de>
Hallo Piraten,
anbei ein frischer Bericht des Piraten-Zentraleinkaufs über Fortschritte:
http://pshop.igelity.de/documents/Rundbrief_NachBuVoEntscheidung.pdf
Sprecht eure örtlichen Vorstände doch einmal drauf an, ob sie den Zentraleinkauf nicht auch im Hinblick auf die Parteienfinanzierung nutzen möchten. Ein paar kompakte Hinweise über den ZE habe ich einmal im Wiki zusammengestellt:
http://wiki.piratenpartei.de/Zentraleinkauf
In dem Zusammenhang bitte ich um Beachtung eines kleinen Meinungsbildes bezüglich der Verwendung unseres Parteinamens durch Lieferanten unter http://pir.at/qy
Ist sehr kompakt, klickt rein. Weiterverteilung dieser Infos an eure örtlichen Listen und auch gern in Auszügen natürlich erwünscht.
Bis denn,
Stephan"“
–

Wird eine Teilnahme am Zentraleinkauf angestrebt?

• Dirk ja
• Christian ja
• Anette ja
• Bernhard ja

• Antrag angenommen

10. Nächste Sitzung

• Montag, 12. November 2012 um 18:00 in der Quetschn in Bayreuth

Zum Punkt 2b:

Für die anstehenden Herausforderungen brauchen wir eine bessere interne Kommunikation und Arbeitsteilung. Ausserdem brauchen wir Unterstützung durch die KV-Mitglieder außerhalb des Vorstands. Hier müssen wir einen möglichst hohen Teil erreichen. Dies schaffen wir nur durch Transparenz und Verantwortlichkeit.

Allen Planungen sollten zugrunde liegen:

• klares Vorgehen
• klare Zeitschiene
• ein/e Verantwortliche/r (im Zweifel Delegation)

Verantwortlichkeit

1. Mitgliederverwaltung

• Es wird angestrebt, dass möglichst viele Mitglieder des Vorstandes teilnehmen.

2. Aktuelles aus den Gliederungen (Bezirk, Land, Bund, andere KVs), z.B. jeweils zu Vorstandssitzungen Infos zu anstehenden Themen/ Terminen

• Dirk

3. "Interessiertenbeauftragter" für neue Mitglieder

• Max, mit Unterstützung von Christian

4. Termine

• Bernhard

5. einzelne Informationskanäle

• Google+: Bernhard
• Twitter: Max
• Facebook: Christian
• Mailinglisten Bayreuth und Oberfranken: Bernhard
• Webseite (piraten-bayreuth.de): Bernhard, mit Unterstützung von Max
• KV-externe Bereiche wie Piraten Oberfranken etc.: Christian
• Terminkalender: Bernhard

Projekte (einzelne Verantwortlichkeiten)

1. Veranstaltungen wie Boxberger, Lepsius, Themenfindung

• vorher: Der Initiator hat die volle Verantwortlichkeit.
• während: Der Initator.
• nachher (z.B. Bericht; und sei er noch so klein): Christian mit Unterstützung von Bernhard. Voraussetzung ist, dass ein Protokoll, Bericht etc. zeitnah zu Verfügung steht, dann binnen 24h online.

2. Aufstellungsversammlungen: analog zu Veranstaltungen

Transparenz

Verlässliche, adressatengerechte Kommunikation mit dem Kreisverband:

• Eine zentrale Anlaufsstelle (Vorschlag: Webseite) wird Dreh- und Angelpunkt aller Aktivitäten
• Wer Infos sucht, sollte immer zunächst hierher kommen; von hier aus findet er alle aktuellen Tweets, neue Artikel, Berichte, Verlinkungen zu Wiki/Kalender/Facebook etc.; d.h. dass dieser Kanal (Webseite) IMMER als erstes zu aktualisieren ist und höchste Priorität hat
• Bernhard kümmert sich um die Vernetzung der Webseite mit den üblichen Sozialen Netzwerken, in denen wir vertreten sind.
• Anmerkung (Christian) hätte gern den "Autor" eines Berichtes, d.h. wenn unter dem Namen des KV veröffentlicht wird, sollte am Beginn des Berichtes ein Namenskürzel in eckigen Klammern stehen um den Bericht zuordnen zu können.
• klarer Ablauf von Veranstaltungen: vorher, während, nachher (siehe weiter oben)

Beispiele für Ablauf von Veranstaltungen

z.B. Stammtisch

a) vorher (z.B. Link zu einem Pad/ Vorbericht, Hinweise auf Link in den entsprechenden Kanälen mit jeweils sinnvoller Häufigkeit und Vorlauf)

• Termin
• Teilnehmer
• Themen
• Lokation
• Gäste

b) während (etwa bei Stammtisch Vorstellungsrunde, z.B. Benennung des/der Ansprechpartner/s für "Neue")

• Moderation
• Protokoll/Berichtsnotizen/Aufzeichnungen

c) nachher

• (vorläufiges) Protokoll
• z.B. Nachfassen bei "Neuen"

z.B. Vorstandssitzung a) vorher

• TO eine bis zwei Wochen vor der Sitzung online stellen
• Termin wird festgelegt in vorhergehender Sitzung
• Reservierung der Lokation (Stammtisch, Vorstandssitzung) macht Max
• vorläufiges Protokoll der vorangegangenen Sitzung i.d.R. 48 Stunden danach online
• Tagesordnung i.d.R. bis 14 Tage vor Termin als Pad; Anträge, zusätzliche Punkte etc. können hier aufgenommen werden
• Terminerinnerung mit Bitte um rechtzeitige Absage falls verhindert möglichst bis 3 Tage vor der Sitzung (bevor Erinnerungen rausgehen, um ggfs. verschieben zu können etc.)

b) während

• Moderation und Sitzungsleitung (in der Regel der Vorsitzende oder in Abwesenheit sein Stellvertreter)
• Ansprechpartner, der sich im Zweifel um Gäste kümmert (während der Sitzung sollte die Vorstandschaft sich auf Ihre Aufgaben konzentrieren - Gäste in diesem Moment passiv bis zum TOP Wünsche, Fragen, Anregungen)
• auf zeitlichen Rahmen achten (hängt leider auch von TO ab), vor allem dann, wenn NACH der Vorstandssitzung ein Stammtisch ist.
• Protokollführung/Notizen, sonstige Aufzeichnungen für Bericht allermeistens im Pad.
• Beschluss Protokoll der vorangegangenen Sitzung in nächster Sitzung.
• Beauftragung von Verantwortlichen bei Projekten durch Beschluss (bei größeren Projekten auch Aufsplittern einzelner Teilbereiche)
• Updates durch die Beauftragten jeweiliger Projekte bzw. zu Bereichen (Aktuelles aus den Gliederungen)

c) nachher

• vorläufiges Protokoll bis 48 Stunden nach Sitzung online (Wiki; Homepage ->Verlinkung FB)