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BE:Lichtenberg/Beauftragungen/Finanzen/Corinna - Bericht zur GVLiho2015.1

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Bericht, den ich im Rahmen der Finanzbeauftragung für die Gebietsversammlung 2015.1 erstellt habe. Erstellt von Corinna.

Weitere Berichte: siehe BE:Lichtenberg/Beauftragungen/Finanzen#Dokumentation_der_Tätigkeiten.





Ausgangslage

Berichtszeitraum


Dieser Bericht beginnt ab dem letzten Bericht zur Gebietsversammlung 2014.2.


Aufgaben laut Beschluss


Neu festgelegt auf der GVLiho2014.2 (Protokoll):

Gebietsbeauftragte*r für Finanzen

Die Gebietsversammlung wählt eine*n 'Gebietsbeauftragte*n für Finanzen', im Folgenden Beauftragte*n genannt, und überträgt ihr*ihm stellvertretend für die Gebietsversammlung die Aufgabe der Verwaltung des vom Landesverband zur Verfügung gestellten Bezirksbudgets. In die Verantwortung der*des Beauftragten fallen insbesondere:

  • Die Beschaffung und Abrechnung von Geldern aus dem Bezirksbudget beim Schatzmeister/der Schatzmeisterin des Landesverbandes.
  • Die stetige Zusammenarbeit mit den aktiven Piraten im Bezirk Lichtenberg.
  • Die Erstellung eines voraussichtlichen Haushaltsplanes für die Amtszeit, der voraussichtliche Ausgaben (Raummieten, Standmieten u.ä.) enthält.
  • Die Erstellung und Pflege einer öffentlich zugänglichen Anleitung zur Beantragung von Geldern aus dem Bezirksbudget, die Regelungen zu einer transparenten Antragsstellung beinhalten muss.
  • Die eigenverantwortliche Entscheidung über Ausgaben von jeweils bis zu 150 Euro pro Einzelbeschluss.
  • Für alle anderen Fälle bedarf es der transparent an geeigneter Stelle im Wiki dokumentierten Antragstellung von mindestens drei Lichtenberger Piraten.
  • Die Erstellung und kontinuierliche Pflege eines transparenten und öffentlich zugänglichen Rechenschaftsberichts, der mindestens den Betrag und den Verwendungszweck der Kontobewegungen (inklusive der Ausgaben aus der Barkasse) beinhaltet.

Die*der Beauftragte wird für die Dauer von maximal vierhundert Tagen gewählt. Die Amtszeit endet spätestens mit der Wahl einer*s neuen Beauftragten. Die Wiederwahl ist zulässig.


Weitere Aufgaben


Eigene Ziele

  • Ansprechpartner sein
  • Finanzen transparent machen
  • aktuelle Zahlen bereitstellen
  • Anleitungen/How To/FAQs überarbeiten/erstellen
  • Wikiseiten überarbeiten/betreuen
  • Lastschriftverfahren bewerben
  • Spendenkampagnen begleiten/kommunizieren
  • Schatzi-Squad besuchen
  • fortlaufenden Tätigkeitsbericht erstellen
  • Kontakt zum Schatzmeister pflegen


Aufgabenbeschreibung vom Schatzi-Squad

  • Kassen- und Kontoführung mit dem Softwaresystem pflegen
  • Original-Dokumente und -Belege monatlich in die Landesgeschäftsstelle bringen
  • Scans der Dokumente monatlich ins Dokumentenmanagementsystem (DMS) hochladen
  • monatliche Buchung der Vorgänge im Buchungstool
  • Tätigkeitsbericht mit den Daten des Bezirkes für Gebietsversammlungen bereithalten


Tätigkeiten und Themen

Aufarbeitung der alten Vorgänge


  • Auseinandersetzung mit den Vorgängen aus Matthias' Finanzbeauftragung dauert an
  • Anfang Dezember 2014: Infomail an 1 Lichtenberger Piraten, der auf Erstattung wartet
    • keine Antwort bekommen
  • restliche alte Vorgänge: größtenteils noch nicht geklärt
    • ich warte auf ausgefüllte Formulare, Belege, von Zeugen unterschriebenes Schriftstück (das fehlenden Beschluss ersetzt)
    • erneutes Nachfragen steht noch aus
  • Kontobewegungen (2013 und 2014): Abarbeitung einiger Unklarheiten/verbleibende Aufgaben stehen noch aus


Wiki-Dinge



Überweisen, Erstatten und Buchen


  • Nutzung der Arbeitstools:
    • Starmoney: Software für Zugriff auf das Bezirkskonto
      • relativ regelmäßig genutzt, seit 01.02.2015 kein Zugriff möglich; Klärung steht noch aus
    • Buchungstool: Software für Buchungen der Kontobewegungen
      • Buchungen für 2014 relativ regelmäßig erledigt
      • seit 01.02.2015 kein Zugriff möglich; Klärung steht noch aus
    • Dokumentenmanagementsystem (DMS): Software für Archivierung der Belege
      • noch nicht regelmäßig genutzt
  • Ziel: gleicher Saldo in Starmoney und Buchungstool
    • einige Unklarheiten vorhanden, außerdem für einige Buchungen (5) Platzhalter eingesetzt
    • finale Klärung steht noch aus
  • VPN-Zugang erhalten und eingerichtet


Bezirksspendenkampagne


  • vom LaVo im Zeitraum 16.02.-31.03.2014 durchgeführt: http://wiki.piratenpartei.de/BE:Finanzen/2014/Spendenaufruf/Bezirke
  • Überweisung des LaVo-Zuschusses ist im September erfolgt
  • genaue Auswertung (Anzahl der Spende und der Höhen, Unterscheidung Mitglieder oder Nicht-Mitglieder) seitens des LV steht noch aus
  • Abschlussbericht steht noch aus


Bußgeld für Wahlplakate


  • Belastung des Bezirksbudgets steht noch aus


BankCard für das Bezirkskonto


  • Beantragung erfolgte bei Übergabe zwischen dem alten und neuen Schatzmeister im Dezember
  • 2x BankCard + 2x PIN im Dezember erhalten
  • Klärung der doppelten Karte steht noch aus
  • Test-Geldabhebung steht noch aus


Bezirkslager


  • mehrere Telefonate mit Pickens Selfstorage
  • zweite Mietzeit (19.11.2014 bis 18.05.2015) organisiert:
    • Antrag zur Weiterführung auf GV Liho 2014.2 gestellt
    • Vertrag mit Pickens besprochen, per Mail erhalten
    • Treffen mit Schatzmeister für Vertragsunterzeichnung
    • unterschriebenen Vertrag zu Pickens gebracht
    • Überweisung der Mietsumme an Pickens
    • Wikiseite zum Bezirkslager aktualisiert
  • Dokumente einscannen und Originale in der P9a hinterlegen: steht noch aus
  • Beschluss über Weiterführung des Bezirkslagers steht noch aus: Antrag zur Weiterführung auf GV Liho 2015.1 gestellt


Schatzi-Squad


  • Wikiseite: https://wiki.piratenpartei.de/BE:Squads/Schatzi
  • weiterhin Koordination der Treffen
  • regelmäßige Teilnahme an den Treffen, Ideen eingebracht und an Aufgaben mitgearbeitet
  • Themen im Squad:
    • Kassenprüfung/Rechenschaftsbericht 2014
    • Neuwahl des Schatzmeisters auf der LMVB 14.2
    • Nachweise von (Ab-)Plakatierfahrten
    • Funktion von Rechnungsprüfer und Kassenprüfer
    • Antrag S006 auf der LMVB 14.2: Abschaffung der Bezirksbudgets
    • Nachbereitung Bezirksspendenkampagne
    • Finanzplanung 2015:
      • "Loch" von 25.000 € errechnet, dadurch "Gefahr", dass LV Berlin vom Nehmerland zum Geberland im Finanzausgleich wird
      • Spendenkampagne gestartet, damit 25k wohl erreicht
    • Erstattung der Kontoführungsgebühren
    • Fundraising
    • Mitgliederliste für Finanzbeauftragte
    • FAQ für Finanzbeauftragte
    • Berliner FAQ
    • Verpflegung für Helfer/Gäste aus Parteimitteln
    • Streuartikel-Sammelbestellung
    • Schatzmeister-Sprechstunde
    • Prozess für Auslagenerstattung/Reisekostenabrechnung beim LV
  • nächstes Treffen am 06.03.2015, 19 Uhr, P9a


Kommunikation mit dem Schatzmeister


  • regelmäßig konkrete Probleme und Vorfälle besprochen


Dokumentation und Ablage


  • Scannen der Original-Belege: größtenteils erfolgt
    • Hochladen der Scans ins DMS steht noch aus
  • Sicherung der Kontoauszüge (Starmoney) und Buchungen (Buchungstool)
    • neuere Sicherung steht noch aus
  • Anschaffung eines USB-Sticks, um alle Dokumente verschlüsselt zu sichern (auch für spätere Übergabe sinnvoll): steht noch aus
  • Original-Dokumente monatlich an den Schatzmeister bzw. in den Bezirksordner geben: steht teilweise noch aus


Fundraising-Seminar


  • Nachbereitungstreffen steht noch aus


Berichterstattung



Die Zahlen


Kontobewegungen bis zum 23.02.2015


Offene Zu- und Abflüsse

  • zahlreiche alte offene Vorgänge: dabei teilweise nicht zuordenbar, ohne Formular, ohne Beschluss oder ohne Beleg
    • würden alle diese Vorgänge noch abgerechnet werden, wäre das Bezirksbudget aufgebraucht
    • erstattungsberechtigte Personen haben meist nicht geantwortet, Formulare und Belege meist nicht geliefert
    • daher ist davon auszugehen, dass diese Erstattungen nicht in Anspruch genommen werden
  • weitere offene Vorgänge:
    • Bußgeld für BTW-Plakate: ca. - 328,50 Euro; wird wohl nicht mehr eingefordert
    • Bezahlung der Pfeffersticks: ca. - 8 Euro; wird wohl nicht mehr eingefordert
    • Erstattung für 500 Modellierballons: - 41,45 Euro
    • Erstattung für Anschaffung des Lichtenberg-Buches für Alex Morlang: - 16,50 Euro
    • Erstattung der Miete für die GVLiho2015.1: - 35,00 Euro


Mitgliedsbeiträge und Spenden

  • Spenden (davon zweckgebunden)
    • eingehende Beschäftigung steht noch aus
    • Überarbeitung von Anleitungen und Erhöhung der Spendenbereitschaft steht noch aus
  • zahlende Mitglieder (davon ermäßigt)
    • eingehende Beschäftigung steht noch aus


Zusammenfassung der offenen Aufgaben


  • Abarbeitung der alten Vorgänge:
    • erneutes Nachfragen bei Piraten bzgl. der alten Erstattungsvorgänge
    • Beseitigung von verbleibenden Unklarheiten in den Kontobewegungen 2013 und 2014
  • Wiki-Dinge:
  • Überweisen, Erstatten und Buchen:
    • Loginprobleme seit 01.02.2015 klären
    • Buchungen für 2015 tätigen
    • Platzhalter und Unklarheiten klären
    • offene Vorgänge abarbeiten
  • Bezirksspendenkampagne:
    • genaue Auswertung (Anzahl der Spende und der Höhen, Unterscheidung Mitglieder oder Nicht-Mitglieder) von LV einholen
    • Abschlussbericht erstellen
  • BankCard:
    • doppelte Karte klären
    • Geldabhebung testen
  • Bezirkslager:
    • Diskussion/Beschluss über Weiterführung des Bezirkslagers vorantreiben, Formalitäten klären
    • Dokumente einscannen und Originale in der P9a hinterlegen
  • Aufgaben aus dem Schatzi-Squad:
    • zahlreiche Vorhaben stehen noch aus
  • Dokumentation und Ablage:
    • Scannen von Dokumente der neueren Vorgänge
    • mithilfe von ecoICE Scans in maschinenlesbares PDF umwandeln
    • Scans ins DMS hochladen
    • Original-Dokumente an den Schatzmeister bzw. in den Bezirksordner geben
    • Anschaffung eines USB-Sticks
    • Sicherung der Kontoauszüge (Starmoney) und Buchungen (Buchungstool)
  • Fundraising-Seminar: Nachbereitungstreffen
  • Berichterstattung: Wiederaufnahme der monatlichen Zwischenberichte via Mail
  • Mitgliedsbeiträge und Spenden:
    • Spenden
      • Auflistung der Spenden (davon zweckgebunden)
      • Überarbeitung von Anleitungen und Erhöhung der Spendenbereitschaft
    • Mitgliedsbeiträge: Übersicht über zahlende Mitglieder (davon ermäßigt)
  • Haushaltsplan erstellen


Feedback


Fragen, Anmerkungen und Kritik können hier gerne vermerkt werden.


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