Benutzer:Alexkid/Blah

Für die Ausrichtung einer themenbezogenen Konferenz suchen wir einen geeigneten Ort. Eine Beschreibung der Konferenz und der Thematik findet sich unter http://kokon.piraten-lsa.de/ Diese Ausschreibung soll allen Interessierten als Hilfestellung für die Auswahl des Veranstaltungsortes dienen. Wer Fragen hat kann bei alexander.magnus@piraten-lsa.de nachfragen.

Vergabeverfahren

Um unnötige Querelen zu vermeiden, beachtet bitte:

• diese Ausschreibung läuft zunächst bis zum 04.06.2013
• werden Angebote angekündigt, die erst nach diesem Datum eingereicht werden können, kann sich die Frist auch nach hinten verschieben
• das Orga-Team vergibt die Ausrichtung spätestens nach Ablauf dieser Frist.
• Wenn ihr an einem Vorschlag arbeitet, kündigt das bitte umgehend an!
• Wir wollen eine gute Konferenz ausrichten, Party-Konzepte interessieren nicht.
• Sind Quer-Finanzierungen geplant (Getränkeverkauf, Sponsoren etc.) muss dies im einzelnen ausgewiesen werden.
• Bis zur endgültigen Beauftragung werden Verträge NUR durch den LV-Vorstand geschlossen. Wer sich daran nicht hält und ggf. "Opfer" von Schadensersatz wird, hat Pech. Ausgenommen davon sind explizite Beauftragungen. (Anmietung Material, Vor-Reservierung etc...)
• Die Vorgaben sind zwar nur Richtwerte. Allerdings möchten wir möglichst vielen Menschen ermöglichen, direkt oder indirekt teilzunehmen.

Termine

Durch Umfrage unter der Organisation wurde sich auf folgenden Termin geeinigt:

• 27./28. Juli

Es ist uns bewusst, das niemals alle teilnahmewilligen Menschen Zeit haben werden. Daher wollen wir auch per Stream diejenigen dazuholen, die nicht vor Ort sein können.

Ort

Erreichbarkeit

Öffentliche Verkehrsmittel

Der Ort muss zur An- und Abreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar sein.

KFZ

Der Ort sollte auch ohne Ortskenntnisse einfach gefunden werden können. Navis sollten die Adresse kennen, ansonsten unbedingt Anfahrts-Adresse angeben. Parkplätze sollten in der Nähe ausreichend vorhanden sein.

Bauliche Anforderungen

Barrierefreier Zugang

Es ist unabdingbar, dass ein ungehinderter und selbständiger Zugang zu allen genutzten Räumen sowie ein jederzeit nutzbares behindertengerechtes WC zur Vefügung steht. Rampen, kleine Treppen oder sonstige Hindernisse sind ein klarer Ausschlussgrund.

Größe und Bestuhlung

Der Konferenzraum sollte für 100-150 Piraten in parlamentarischer Bestuhlung oder Sitzreihen ausgelegt sein. Es soll außerdem möglich sein, bis zu 50 weitere Plätze (einfache Bestuhlung) bereitzustellen. Des weiteren sollen drei kleinere Räume für Workshops in einfacher Bestuhlung vorhanden sein.

Bühne

Eine Bühne muss vorhanden sein oder aufgebaut werden, die bei gefülltem Saal den Zuschauern auf den hintersten Plätzen die Sicht auf Redner und auf dem Podium sitzenden Personen gestattet. In direkter Nähe muss genügend Platz für Beamer-Bediener vorhanden sein.

Sound

Es müssen mindestens

• 1x festes Mikrofon für die Redner
• 3-4x Funkmikros

vorhanden sein. Es muss sichergestellt werden, dass jeder Teilnehmer akustisch der Versammlung folgen kann. Hierzu ist sicherzustellen, dass eine geeignete Beschallungsanlage betriebsbereit vorhanden ist. Diese muss ermöglichen, den Ton für den Stream abzunehmen.

Video

Ein Beamer mit Leinwand muss betrieben werden, welche der Größe und Lichtstärke her den hintersten Plätzen ermöglicht, Schrift gut lesen zu können. Dies soll bei voller Bühnen- und sanfter Saalbeleuchtung möglich sein. Die Steuerung des Beamer-Bildes muss vom Bediener in direkter Nähe des Podiums erfolgen können.

Licht

Ausreichend Bühnenbeleuchtung muss gegeben sein. Im Saal reicht sanftes Licht. Einfall von Tageslicht muss so gesteuert werden können, dass es weder die Leinwandprojektion schlecht sichtbar macht noch die Teilnehmer übermäßig blendet (Verlauf der Sonne während der Veranstaltung vorher beachten).

Presseakkreditierung

Im Eingangsbereich müssen mindestens 2 Plätze für die Akkreditierung betrieben werden können. Mindestens ein Akkreditierungsplatz muss während der gesamten Zeit betrieben werden können.

Strom

Die Stromversorgung der Gäste muss für den Betrieb von Notebooks gewährleistet werden. Dazu reichen Anschlussmöglichkeiten an den Seiten des Saales aus. Der Stromkreis der Gäste sollte von dem der Bühnen- und Netzwerktechnik getrennt sein.

Netzwerk / Internet

Eine Internetanbindung muss(!) vorhanden sein. Die Gäste sollten kostenlos per (funktionierendem!) WLAN die Möglichkeit haben, ins Internet zu gelangen. Ist die Bandbreite zu gering, kann dieser Zugang gedrosselt und/oder auf wenige Dienste beschränkt werden. Denkbar ist auch, z.B. einen Wikimirror und ein Piratenpad intern anzubieten und Verbindungen nach außen zu unterbinden. Die Bühne muss einen ausfallsicheren Internetzugang, unabhängig von dem der Gäste, haben. Außerdem muss genügend Bandbreite für das Streamen zur Verfügung stehen. Dieser Zugang muss oberste Priorität haben und sollte deutlich über üblichem Heim-DSL sein. Es ist möglich, auf vorhandene Netzwerktechnik der Mitglieder zurückzugreifen.

Streaming

Für das Streaming ist ein entsprechender Platz (Tisch mit 2 Sitzplätzen) zu reservieren, der einen direkten Blick auf die Bühne erlaubt. Als nützlich erweist es sich, wenn man den Ton direkt von der Saal-Anlage "anzapfen" kann.

Sonstiges

Verpflegung

Ideal wäre, wenn das Mitbringen von Getränken und Speisen gestattet ist. In diesem Fall sollten Einkaufsmöglichkeiten aber in direkter Nähe vorhanden sein. Ist dem nicht so, sollen Getränke während der gesamten Veranstaltung angeboten werden; Essen zu den üblichen Zeiten, kleine Snacks vorzugsweise immer. Es müssen auch vegetarische Hauptspeisen angeboten werden. Selbstbedienung ist möglich. Die Preise sollten ortsüblich oder darunter liegen.

Team

Es muss ein Pirat mit guter Ortskenntnis für die Organisation und Ausrichtung der Konferenz hauptverantwortlich sein. Eine ausreichende Zahl von Helfern (mind. 4) muss zur Verfügung stehen.

Budget

Gesamtbudget für die Ausrichtung der Konferenz liegt derzeit bei maximal x000 EUR. Mehrbedarf ist nicht komplett ausgeschlossen, sollte aber vermieden werden. (Einladung per Brief-Versand hat extra Budget)

Wombatgehege

Ein Wombatgehege vor Ort ist selbstverstandlich alternativlos.