BE:Mitglieder/Protokolle/2012-10-24 - Protokoll Mitgliederverwaltung

Protokolle Protokoll vom Mittwoch, 24. Oktober 2012

 

24.10.2012 - Mumble Treffen der Mitgliederverwaltung LV Berlin

• Beginn: 20:20 Uhr
• Ort: Mumble
• Anwesende: Manu, Anisa, Jan, Simon, Marcel

Protokoll

1. Berichte

Verwaltungstreffen

• SageCRM wurde vorgestellt, wird für uns ein paar Probleme machen (da abweichende Gliederungsstruktur, aber nichts was sich nicht mit ein paar VBA-Skripts beheben lässt)
  • E-Mail-Versand soll ganz nett sein
• SageCRM schreibt 1x täglich die Stammdaten ins OfficeLine, ist damit das führende System
• BPT Akkreditierung
  • Daten werden aus dem Sage gezogen
  • d.h. die Daten müssen sauber sein, v.a. Eintrittsdatum und Buchungen der Mitgliedsbeiträge

Protokoll: http://piratenpad.de/p/vw122

Mitgliedsausweise

• "Schnapsidee": Leute sollen sich ihre Ausweise selber basteln / ausdrucken
  • wird jetzt weiter verfolgt
  • http://files.alexzinser.de/ausweis/
• Plastik-Ausdrucke werden weiter gefertigt, aber nicht mehr verschickt
  • können in der P9 abgeholt werden
  • soll vor allem die Versandkosten sparen
• Versand der letzten Charge ist in Vorbereitung (Simon)
  • in der Zwischenzeit ausgetretene Mitglieder sind rausgefiltert
  • Versand über InfoPost Premium
    • nicht zustellbare Briefe werden an uns zurückgeschickt (kostet 11ct pro Brief)
    • bei Verzug mit Nachsendeauftrag (und Erlaubnis die Daten weiterzugeben) würden wir die aktuellen Adressen erhalten
    • ist ein Vertragsprodukt... Vorab-Vertrag nötig (darüber werden dann die nachträglichen Kosten abgerechnet)
  • Umschläge sind gestempelt und versandbereit
  • sobald alle offenen Fragen mit der Post geklärt, gehen die Briefe raus

Liquid Invites

• letzter Versand am 31.08.
• viele Neumitglieder erhalten somit ihre Invitecodes beim nächsten Versand
• ab dieser Woche gehen damit wieder Invites raus
• Übergabe an Jan erfolgt sobald die Daten sauber sind und die versandten Codes ins Sage importiert sind
  • Anisa kümmert sich drum
  • sollte vor der Umstellung auf SageCRM passieren (spätestens bis Ende nächster Woche)
• Manuel redet mit Gero/acid ueber Listen und Cleanup

Mailings

• es gab ein paar Einladungen zu GVen
  • aktuell RDF und xhain (bereits verschickt)
• Bounces: E-Mails werden aus Sage ausgetragen
• wenn E-Mail-Adressen aktualisiert werden, in der Bestätigung nochmal nachfragen ob die Bezirkszugehörigkeit noch stimmt
• Idee von Simon: Mail-Header so anpassen, dass Bounces nicht ins OTRS rutschen, sondern direkt an Sage gehen

Stand Sage-Accounts

• Jan hat immernoch keine Account
• Anisa hakt nach

Stand OTRS

• Jan hat seine Zugangsdaten für das alte OTRS nicht mehr
• @Manu: bitte neu beantragen / resetten lassen

2. aktuelle TODO

Eintrittsdaten Sage

• sind für die BPT Akkreditierung wichtig
  • daraus berechnet sich die Zahlungsverpflichtung
  • wichtig für alle Beitritte seit 01.01.2012, für Beitritte davor gibt es ein separates Feld mit dem Restbetrag
• aktuell noch 7 Mitglieder ohne Eintrittsdatum
• bei einem Import im Januar sind falsche Eintrittsdaten und Geburtsdaten übergeben worden, Eintrittsdatum ist 01.01.2006
  • Datensätze lassen sich aber identifizieren
  • muss über Hendrik neu importiert werden

Ermaessigte Beitraege im Sage

• Liste alller geht nan gordon (Anisa)
• Erstbeitrag (2012) unb beitrag fixen (Manuel)

Expats

• Pflege der Mitglieder die in Berlin wohnen, aber nicht Mitglied im LV sind
• wir bekommen einen Export, der gepflegt wreden muss (v.a. Bezirkszugehörigkeit, da diese nicht im Sage eingetragen werden kann)
• Jan kümmert sich drum

Liquid Invites im Sage

• Anisa macht den Import fuer Hendrik fertig

Liste mit keys an Jörg geschickt

Umzuege im OTRS

• durch die Abfrage der Bezirkszugehörigkeit gibt es viele Umzüge (v.a. innerhalb Berlins) zu bearbeiten, ca. 80 Tickets aktuell

Akkreditierung Gebietsversammlungen

Manuel macht Google Kalender

OTRS Misc

• es gibt demnächst neue Queues, z.B. für Schatzmeister, in die wir dann Tickets schieben können
• wir erstellen uns Briefvorlagen für OTRS (für Standard Use-Cases) die dann dort hinterlegt werden
  • alle in einem Pad sammeln damit Manuel die dann in einem Rutsch an Markus schicken kann

3. Dokumentation

Ein und Austritte

• Manuel bringt alle Papier von Anisa in die P9a

Protokolle

• Marcel kümmert sich darum, dass die Protokoll ordentlich formatiert im Wiki landen

Prozesse

• wir brauchen einen Arschtrittbeauftragten der die anderen anhält ihre Prozesse zu dokumentieren
  • Marcel hat den Job
• jeder dokumentiert "seine" Prozesse selbst
• es gibt erste Pads dazu, diese bitte befüllen und ggf. weitere anlegen