RP:Kreisverband Rhein-Pfalz/Vorstand/Geschäftsordnung
Geschäftsordnung des Kreisvorstands Rhein-Pfalz
Allgemeines
Geltungsbereich
Diese Geschäftsordnung gilt für den Kreisvorstand des Kreisverbands Rhein-Pfalz des Landesverband Rheinland-Pfalz der Piratenpartei Deutschland. Sie umfasst gemäß §10a (5) der Kreissatzung u.a. Regelungen zu
- Verwaltung der Mitgliederdaten, deren Zugriff und Sicherung
- Aufgaben und Kompetenzen der Vorstandsmitglieder
- Dokumentation der Sitzungen
- virtuellen oder fernmündlichen Vorstandssitzungen
- Form und Umfang des Tätigkeitsberichts
- Beurkundung von Beschlüssen des Vorstandes
Geltungsdauer
Diese Geschäftsordnung gilt, bis der Kreisvorstand gemäß §10a (5) der Kreissatzung eine neue beschließt.
Änderungen
Änderungen an dieser Geschäftsordnung sind nur zulässig, wenn mindestens 50% der Vorstandsmitglieder zustimmen.
Mitgliederverwaltung
(1) Zuständig für die Mitgliederverwaltung ist der Schatzmeister. Übermittlung von Mitgliedsdaten an den Zuständigen bedürfen keiner weiteren Beschlüsse, sofern er eine gültige Datenschutzverpflichtung hat.
(2) Die Mitgliederverwaltung wird im wesentlichen vom Landesverband durchgeführt. Dazu gehören beispielsweise:
- jeweils beauftragte Einladungen zu Veranstaltungen, sofern der versandfertige Einladungstext vorliegt
- Anlage von Mitgliedsdaten nach Neuaufnahme von Mitgliedern
- Bearbeitung und Genehmigung von Anträgen zur Beitragsminderung, ohne jede Prüfung von Voraussetzungen und ohne Forderung von Nachweisen
- Pflege der Mitgliedsdaten, wie Adress- und Email-Änderungen
- Archivierung aller Mitgliedsunterlagen, z.B. Anträge und Beitragsermäßigungen
- Kontaktpflege mit Unterstützung des Kreisverbandes
- Veranlassung des Beitragseinzuges zusammen mit dem Landeschatzmeister
- Mahnungen bei Beitragsrückstand zusammen mit dem Landesschatzmeister
- Bearbeitung von Parteiaustritten
- Satzungsgemäße Veranlassung der Streichung von Mitgliedern
(3) Der Kreisvorstand behält sich eine Entscheidung über die Aufnahme von Mitgliedern vor. Liegt der Landesverwaltung zwei Wochen nach der Anfrage an den Kreisvorstand keine Stellungnahme vor, so kann die Landesverwaltung über die Aufnahme entscheiden.
Dateien
Das Speichern von Mitgliedsdaten außerhalb von SAGE ist nur zulässig, wenn sie für die Finanzbuchhaltung oder die Kontaktaufnahme zu den Mitgliedern zwingend notwendig sind und auf einem nach aktuellem Stand der Technik verschlüsselten Datenträger gespeichert sind. Die Dateien sind umgehend zu löschen, wenn sie nicht mehr benötigt werden und dies rechtlich zulässig ist. Die Zugangsdaten sind vor dem Zugriff Dritter angemessen zu schützen.
Dokumente & Drucksachen
Dokumente mit Mitgliedsdaten, wie z.B. Mitgliedsanträge, sowie Ausdrucke von Mitgliedsdaten sind vor der fahrlässigen oder vorsätzlichen Einsichtnahme durch Dritte angemessen zu schützen. Sie sind umgehend zu vernichten, sobald Sie nicht mehr benötigt werden und dies rechtlich zulässig ist.
Finanzen
Konto
Der Kreisverband führt ein Konto bei der Sparkasse Vorderpfalz, KontoNr. 191602796 . Das Konto ist nicht überziehbar. Weitere Kontoeröffnungen bedürfen eines Vorstandsbeschlusses.
Für das Konto bevollmächtigt sind der Schatzmeister und der Vorsitzende. Der Schatzmeister erhält die PIN und den TAN-Generator. Der Vorsitzende kann per Unterschrift Transaktionen tätigen.
Barkasse
Der Schatzmeister führt eine Barkasse. Die Barkasse ist möglichst gering zu halten und spätestens ab einem Betrag von 300 Euro auf das Konto des KVs einzuzahlen.
Ausgaben
Über geringfügige Ausgaben bis 100 Euro kann der Schatzmeister unter Berücksichtigung der Finanzlage des KVs eigenmächtig entscheiden. Geldbewegungen ab einem Betrag von 100 Euro benötigen einen Vorstandsbeschluss und die Zustimmung des Schatzmeisters.
Aufgabenteilung
Vorstandsvorsitzender
Zu den Aufgaben des Vorsitzenden des Kreisvorstands zählen u.a.
- Ansprechpartner für die Presse, Delegation der Pressearbeit an einen Pressesprecher
- Vertretung des KV gegenüber dem Landes- und Bundesvorstand
- Einberufung und Vorbereitung der Vorstandssitzungen
- Verwahrung der Protokolle von Vorstandssitzungen
- Einberufung und Vorbereitung der Kreisparteitage
- Eröffnung der Kreisparteitage
- Verwahrung der Protokolle und Teilnehmerlisten von Kreisparteitagen
- Leerung des Postfach
- Koordination von Bestellungen des Kreisverbands
Stellvertretender Vorsitzender
Der stellvertretende Kreisvorsitzende entlastet den Vorsitzenden in seiner Tätigkeit und vertritt ihn bei Abwesenheit. Darüber hinaus zählen zu seinen Aufgaben u.a.
- Leitung der Vorstandssitzungen
- Leerung des Postfach
- Koordination der Untergliederungen
- Koordination der Arbeitsgruppen
- Planung und Koordination von kreisweiten Aktionen
Schatzmeister
Zu den Aufgaben des Schatzmeisters zählen u.a.
- Führung von Konto und Barkasse
- Finanzplanung
- Entgegennahme und Verbuchung von Spenden
- Ausstellen von Spendenquittungen
- Buchführung gemäß Parteiengesetz
- Klärung von Finanzfragen
- Auskünfte zur Finanzlage
- Verschicken der erstellten Rechnungen
- Mitgliederverwaltung
- Schlüsselverwaltung
Beisitzer
Zu den Aufgaben des Beisitzers zählen u.a.
- Mithilfe bei Planung und Koordination von kreisweiten Aktionen
- Vertretung der Mitglieder gegenüber dem KVOR
- Unterstützung der anderen Vorstandsmitglieder
- Protokollierung der Vorstandssitzung
- Unterstützung Mitgliederverwaltung
Beauftragungen
(1) Der Vorstand beauftragt eine Person innerhalb eines bestimmten zeitlichen und finanziellen Rahmens mit einer konkret festzulegenden Zielsetzung.
(2) Bei Beauftragung wird die Zielvorgabe, der zeitliche Rahmen und gegebenenfalls das Budget festgelegt.
(3) Der Beauftragte erhält sämtliche Befugnisse und Unterstützung des Vorstandes zur Erfüllung seiner Aufgabe.
(4) Er berichtet regelmäßig über Fortschritte und Hindernisse an den Vorstand. Der Vorstand erfragt im Gegenzug die Entwicklung, um Unterstützung anzubieten.
(5) Eine Beauftragung endet bei Erreichen der Zielvorgabe mit dem Dank des Vorstandes oder wenn der Beauftragte seine Beauftragung zurückgibt. Ein Rücktritt von einem Amt oder einer Beauftragung (Amtsinhaber) erfolgt in Textform an die Adresse des Vorstandes. Der Rücktritt wird durch ein Vorstandsmitglied per E-Mail bestätigt.
(6) Jede Beauftragung kann durch Vorstandsbeschluss widerrufen werden.
Vorstandssitzungen
Regelmäßiger Termin
Die Vorstandssitzungen finden regelmäßig alle vier Wochen jeweils mittwochs voraussichtlich von 20:00 bis 21:00 Uhr statt und werden in erster Linie fernmündlich abgehalten.
Für Vorstandssitzungen nutzt der Vorstand die Konferenzsoftware "Big Blue Button". Als Server nutzen wir einen Standort der Piratenpartei Sachsen. Der Raum befindet sich unter dem Einladungslink https://bbb.piratensommer.de/b/hei-zdw-d4u . Dadurch anfallende Kosten der Piraten Sachsen werden nach Absprache vergütet. Als Ausweichplattform wird Mumble als Alternative beibehalten.
Form und Frist der Einladung
Die Einberufung einer vom regelmäßigen Termin abweichenden Vorstandssitzung sollte mindestens eine Woche vor dem Termin per E-Mail an die Adresse des Kreisvorstands erfolgen und in der Form der Kreissatzung genügen. Die Einladung wird zudem angemessen veröffentlicht.
In dringenden Fällen kann die Einladung auch kurzfristiger erfolgen. Die Vorstandssitzung kann in diesem Fall nur stattfinden, wenn alle Vorstandsmitglieder über den Termin informiert wurden und mit der Durchführung der Sitzung einverstanden sind.
Anträge
Anträge zu einer Vorstandssitzung können per E-Mail an die Adresse des Kreisvorstands gerichtet werden oder in der Sitzung selbst vorgetragen werden. Ein Antrag besteht aus einem vollständigen, endgültigen Antragstext und einer angemessenen Begründung. Antragsberechtigt sind alle Kreispiraten.
Beschlüsse benötigen eine Zustimmung von einer Mehrheit der Vorstandsmitglieder.
Anträge auf Auskunft gelten per se als angenommen, sofern sich das Auskunftsgesuch nicht auf eine Verschlusssache gemäß Satzung bezieht und die Auskunft mit vertretbarem Aufwand erteilbar ist. Die Auskunft ist im Protokoll festzuhalten.
Anträge werden nach Möglichkeit auf der nächsten Vorstandssitzung in der Reihenfolge ihres Eintreffens behandelt. Bei dringenden Angelegenheiten kann der KVOR beschließen, einen Antrag vorzuziehen.
Umlaufbeschlüsse
(1) Umlaufbeschlüsse können von allen Vorstandsmitgliedern initiiert werden.
(2) Umlaufbeschlüsse werden auf der KV-Mailingliste (Ludwigshafen) abgestimmt und mit dem folgenden Tag im Betreff gekennzeichnet: "[UMLB]". Sie benötigen wie normale Beschlüsse eines Wortlautes. Umlaufbeschlüsse benötigen die Zustimmung der Mehrheit der Vorstandsmitglieder.
(3) Die Abstimmung endet, sobald die erforderliche Mehrheit erreicht ist, unabhängig davon, ob alle Vorstände abgestimmt haben, spätestens jedoch nach 48 Stunden. Der Umlaufbeschluss wird wirksam, nachdem ein Vorstandsmitglied das Ergebnis bekannt gegeben hat. Die Bekanntgabe des Ergebnisses muss unmittelbar nach Beendigung des Umlaufbeschlusses erfolgen. Sie muss folgende Angaben enthalten: dafür, dagegen, enthalten, nicht abgestimmt.
(4) Umlaufbeschlüsse werden im Protokoll der jeweils nächsten Kreisvorstandssitzung schriftlich inklusive ihres Wortlautes im Protokoll festgehalten. Sind personenbezogene Daten Grund für den Umlaufbeschluss, so wird der Beschluss in der Veröffentlichung anonymisiert. Die Originalprotokolle enthalten die Mitgliedsnummer der betreffenden Person, um die Zuordnung sicherzustellen.
(5) Scheitert ein Umlaufbeschluss an der Teilnahme einer ausreichenden Anzahl Vorstandsmitglieder, wird der Antrag in der nächsten Vorstandssitzung behandelt.
Dokumentation der Sitzungen
Über die Vorstandssitzungen ist ein Ergebnisprotokoll zu führen. Beschlüsse des Vorstands und Anträge müssen im Wortlaut im Protokoll enthalten sein. Das Ergebnis von Abstimmungen muss klar im Protokoll festgehalten werden.
Das Protokoll wird binnen drei Wochen durch die Protokollanten im Netz veröffentlicht und spätestens bis zur nächsten Vorstandssitzung dokumentenecht gedruckt und vom Versammlungsleiter sowie von den Protokollanten unterzeichnet.
Der Vorstand führt das Protokoll auf Vorstandssitzungen. In Ausnahmefällen kann das Protokoll auch vom Versammlungsleiter selbst geführt werden, wenn andere Abhilfe nicht möglich ist.
Die Führung des Protokolls kann vom verantwortlichen Protokollanten an Nicht-Vorstandsmitglieder delegiert werden.
Virtuelle und fernmündliche Vorstandssitzungen
Die Vorstandssitzung kann mittels Mumble oder einer vergleichbaren kostenneutralen Technologie abgehalten werden. Vorstandssitzungen können in Form einer Telefonkonferenz stattfinden. Dabei muss sichergestellt sein, dass Entscheidungen über Beschlüsse klar den einzelnen Vorstandsmitgliedern zugeordnet werden können.
Rein virtuelle Vorstandssitzungen, wie zum Beispiel per IRC, sind unzulässig.
Gäste
Gäste sind zu Vorstandssitzungen grundsätzlich zugelassen. Bei telefonischen Vorstandssitzungen haben sich Gäste beim Zutritt zu Konferenz mit Name oder Pseudonym zu melden. Der Versammlungsleiter kann Gästen Rederecht erteilen, nachdem diese sich angemessen gemeldet haben.
Gäste können bei Verschlusssachen von der Vorstandssitzung ausgeschlossen werden.
Tätigkeitsberichte
Mündlicher Tätigkeitsbericht
Jedes Vorstandsmitglied liefert dem Parteitag gemäß einen formlosen, mündlichen Tätigkeitsbericht. Der Bericht umfasst die Tätigkeiten seit dem letzten mündlichen Bericht. Ist ein Vorstandsmitglied nicht anwesend, so berichtet ein anderes Vorstandsmitglied nach bestem Wissen und Gewissen über die Tätigkeiten des Abwesenden. Rückfragen durch Teilnehmer des Parteitags sind angemessen zu beantworten.
Schriftlicher Tätigkeitsbericht
Jedes Vorstandsmitglied liefert dem Parteitag gemäß §10a (6) Kreissatzung einen schriftlichen Tätigkeitsbericht über seine gesamte Amtszeit ab. Der Bericht umfasst alle Tätigkeitsgebiete des jeweiligen Vorstandsmitglieds und wird in Eigenverantwortung erstellt, dokumentenecht gedruckt und unterzeichnet. Die Tätigkeitsberichte werden vom Vorsitzenden aufbewahrt und bei Amtswechsel übergeben. Die Tätigkeitsberichte werden zudem angemessen veröffentlicht.
Verbindlichkeit dieser Geschäftsordnung
Widerspricht ein Teil dieser Geschäftsordnung der Kreis-, Landes- oder Bundessatzung, so tritt für diesen Teil, automatisch die jeweilige Satzung in Kraft. Die anderen Bestimmungen bleiben davon unberührt.
Widerspricht ein Teil dieser Geschäftsordnung den gesetzlichen Vorschriften, so treten für diesen Teil automatisch die gesetzlichen Vorschriften in Kraft. Die anderen Bestimmungen bleiben davon unberührt.