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Ein Crewprotokoll schreiben

Die Crewprotokolle sind für verschiedene Dinge wichtig: Sie machen die Parteiarbeit transparenter, dienen als Erinnerungsstütze, legitimieren die Ausgabe von Crewgeld, dienen dazu, um Ein- und Austritte in die Crews festzuhalten, und noch so einiges mehr. Eure Protokolle können so umfangreich sein, wie ihr es möchtet. Aus verschiedenen Gründen sind jedoch im Crewkonzept einige Mindestanforderungen festgelegt. Diese werden hier erklären. Im Anhang gibt es noch einige praktische Tipps zum Verfassen von Protokollen.

Formale Anforderungen an ein Protokoll

Jedes Crewprotokoll muss gemäß §3 der Crewordnung folgende Angaben enthalten.

Ort und Temin des aktuellen Treffens

Dies dient zur Feststellung, ob das aktuelle Crewtreffen zu dem Zeitpunkt und an dem Ort stattfindet, wie es auf dem letzten Treffen abgemacht wurde. Dadurch wird die Legitimation der Crew vom Gründungsprotokoll bis zum aktuellem Protokoll weitergegeben. Als Ort ist, nach der Crewordnung, auch ein virtueller Ort, etwa ein Mumble-Server oder ein IRC-Channel als Treffpunkt für eine Crew zulässig.

Namen der anwesenden, entschuldigten und unentschuldigten Crew-Mitglieder

Damit im Nachhinein nachvollziehbar ist, welche Mitglieder der Crew anwesend waren, sind die anwesenden, entschuldigten und unentschuldigten Crew-Mitglieder aufzuführen. Fehlt ein Crew-Mitglied auf drei hintereinander folgenden Treffen unentschuldigt, so ist es nicht mehr Mitglied der Crew. Das ist wichtig, damit es keine Karteileichen in den Crews gibt, sondern wirklich aktive Piraten.

Genehmigung des letzten Protokolls

Auch dies dient dazu, die Legitimation der Crew vom Gründungsprotokoll bis zum aktuellen Protokoll weiterzugeben. Das die Legitimation auf solche Art gewährleistet wird, ist wichtig, da die Crews über Geld oder Material verfügen, aber keine eigenen Verbände sind. Es muss daher immer feststellbar sein, dass es tatsächlich eine bestimmte Crew ist, die Protokolle veröffentlicht und über ihr Geld verfügt.

Festellung, dass die Sprecher ihren Aufgaben ausreichend nachgekommen sind

Die Sprecher haben die Pflicht, ihrer Crew zu berichten welche Informationen über die Sprecherliste kommuniziert wurden. Dies sind Ankündigen von anderen Crews, beispielsweise zur Gründung von AGs oder PGs. Spiegelbildlich hat jeder Sprecher die Pflicht, Ankündigungen seiner Crew an die Sprecherliste zu kommunizieren. Außerdem sind die Sprecher für die Veröffentlichung der Crew-Protokolle verantwortlich. Die Crew hat festzustellen, ob ihre Sprecher diesen Aufgaben ausreichend nachgekommen sind.

Geldausgaben

Wann immer die Crew Geld aus ihrem Budget ausgibt, muss sie diese Ausgabe auf einem Crew-Treffen beschließen. Diese Entscheidungen müssen natürlich protokolliert werden.

Aufnahme neuer Crewmitglieder

Jeder Pirat hat das Recht, bei einer Crew seiner Wahl um die Mitgliedschaft zu ersuchen. Die Crew hat bei ihrem nächsten Crewtreffen über diesen Antrag zu entscheiden. Die Entscheidung muss ohne Begründung in das Protokoll geschrieben werden. Das keine Begründung genannt werden soll, liegt in dadran, dass die Crews auch auf persönlicher Ebene gut funktionieren sollen. Eine Begründung, warum man sich die Zusammenarbeit mit jemandem nicht vorstellen kann, ist dabei nicht immer möglich. Darüber hinaus könnte die Begründung unter Umstände unangenehm sein. Es ist also besser, prinzipiell keine Begründungen mitzuteilen.

Austritt von Crewmitgliedern

Wenn jemand nicht mehr mitmachen will, gehört das natürlich auch in das Protokoll. So kann nachvollzogen werden, welche Piraten in der Crew Mitglied sind. Ein Pirat tritt automatisch aus einer Crew aus, wenn er in eine neue Crew eintritt. Auch das ist natürlich zu protokollieren.

Ort und Termin des nächsten Treffens

Der Ort, der Termin und die Uhrzeit des nächsten Treffen müssen jeweils auf dem aktuellen Crew-Treffen ausgemacht werden. Crews treffen ihre Entscheidungen im Konsens. Das dient dazu, dass nötige Diskussionen geführt und nicht durch Abstimmungen vermieden werden. So können bessere Entscheidungen getroffen und die Einigkeit der Crew im Handeln besser sichergestellt werden. Dafür ist es wichtig, dass so oft wie möglich alle Crew-Mitglieder auf den Treffen sind. Um zu verhindern, dass einzelne Piraten beim Vereinbaren eines Treffens übergangen werden, wird das nächste Treffen jeweils auf dem aktuelle Treffen abgemacht.

Begründung eines nichtöffentlichen Treffens

Prinzipiell besteht für Crews die Möglichkeit, auch nicht öffentliche Treffen abzuhalten. Diese sollten jedoch die absolute Ausnahme bleiben. Wird das nächste Treffen nicht öffentlich abgehalten, muss dieses bereits auf dem vorherigen Treffen angekündigt und begründet werden. Eine Begründung könnte etwa sein, dass die Crew über ein potentielles neues Mitglied beraten will.

Veröffentlichung des Protokolls

Das Protokoll muss innerhalb von 3 Tage nach dem Crew-Treffen veröffentlicht sein. Die Version ist vorläufig. Auf dem nächsten Crew-Treffen wird das Protokoll des letzten Treffens durch die Crew bestätigt und ist damit offiziell. Die Veröffentlichungsfrist dient dazu, das sich alle Piraten zeitnah darüber informieren können, was in den einzelnen Crews passiert. Das Protokoll soll im Wiki nach folgender Namenskonvention veröffentlicht werden: Crew:JJJJ-MM-TT_Protokoll_Crewname (also z.B http://wiki.piratenpartei.de/Crew:2009-06-09_-_Protokoll_Piraten-Crew_Aachen). Der Link zum Protokoll soll auch auf der Crewsprecher-Mailingliste veröffentlicht werden.

Tipps und Tricks

Das Protokoll live auf dem Treffen führen

Wenn einer aus der Crew einen Laptop mit auf das Treffen nimmt, könnt ihr direkt live beim Treffen protokollieren. Wenn einen Internetzugang an eurem Treffpunkt habt, könnt ihr direkt zu Beginn des Treffens die entsprechende Wiki-Seite anlegen. Dann braucht ihr euch keine Gedanken über die Veröffentlichungsfrist machen und habt das Protokoll direkt fertig. Vergesst nicht, zwischendurch mal zu speichern oder oder den "Vorschau"-Button zu benutzen, damit eure Ergebnisse nicht verloren gehen. Wenn ihr keinen Internetzugang habt, könnt ihr einfach eine Text-Datei im Wiki-Stil anlegen. So muss das Protokoll später nur noch ins Wiki kopiert werden. Insgesamt ist es eine gute Idee, eine elektronische Version des Protokolls schon während des Treffens anzufertigen. Dann muss sich niemand mehr hinsetzen und das handgeschriebene abtippen und es kommt nicht zu Verzögerungen.

Vorher die Tagesordnungspunkte festlegen

Das ist sowohl beim führen des Protokolls als auch zur Strukturierung des Treffens praktisch. Schreibt vor dem Treffen auf (am besten schon im Wiki-Stil in das Protokoll), worüber ihr reden wollt. Dann könnt ihr bei eurem Treffen die Punkte einfach durchgehen und direkt die Ergebnisse eintragen. Da ihr wisst, an welchem Punkt ihr seit, könnt ihr auch zielgerichteter diskutieren. Wenn jemand einen neuen Punkt in die Diskussion einbringt, nehmt in einfach als neuen Tagesordnungspunkt auf.

Alte Protokolle nutzen

Auf jedem Crew-Treffen soll ja das alte Protokoll bestätigt werden. Das ist auch eine gute Gelegenheit, um einmal kurz über das alte Protokoll zu gucken. So wisst ihr, worüber ihr noch reden wolltet, könnt überprüfen, ob Aufgaben erledigt wurden und euch nach erfolgreichen Aktionen beglückwünschen. Vorlage:HowTo