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Dieser Text soll zum Verständnis einiger grundsätzlicher Regeln im Umgang mit einer Mailingliste beitragen.

Um die Mailingliste der Piraten auch in Zukunft lesbar zu gestalten, sollten hier Regeln gelten, die sich auf vielen anderen Mailinglisten bewährt haben und die von der Mehrzahl der Teilnehmer akzeptiert und angewendet werden.

Hier werden wir versuchen, ein paar Minimalanforderungen zu definieren.

Allgemeines

Mailingliste des Landesverbandes Sachsen: Mailingliste Landesverband Sachsen

Gib deinen Realnamen an

Bitte gib deinen Vor- und Nachnamen in der From:-Zeile an. Wir wissen gern, mit wem wir uns unterhalten. Im realen Leben stellt man sich ja auch mit dem Namen vor und schlägt so die Brücke zum anderen.

Du kannst aber auch gute Gründe haben, unter einem Pseudonym zu arbeiten. Von Datenschützern wird dies empfohlen.

25px Siehe auch: Identitätsmanagement

Für jedes neue Thema bitte eine neue Mail anlegen

Oft verwenden Teilnehmer die Antwortfunktion des Mailprogramms, um ein neues Thema anzufangen. Dabei löschen sie den als Zitat eingelesenen Inhalt und den Betreff (Subject). Jedoch bleiben bei diesem Verfahren die (unsichtbaren) Verwaltungsinformationen der Mail erhalten und die Mail wird jetzt beim Empfänger innerhalb des ursprünglichen Themas einsortiert.

Stell dir vor, du platzt in ein Gespräch mit einem völlig anderen Thema hinein. Dementsprechend ruppig kann die Reaktion der Anderen ausfallen.

Also schreibe eine neue Mail. Viele Mailprogramme unterstützen dich dabei,indem sie gleich die Listenadresse in das Empfängerfeld eintragen. Schau einmal nach, ob dein Mailprogramm das auch kann.

Gib deiner Mail eine Überschrift (Betreff, Subject), die das Thema deutlich macht.

Antworten sinnvoll kürzen

Dein Mailprogramm liest beim Beantworten die alte Mail, versehen mit Quotezeichen (> ), wieder ein. Nun hast du es ganz leicht, zu antworten. Doch lösche alles, auf das du dich nicht beziehst. Lasse aber den Absatz, auf den du antwortest, stehen. Deine Antwort kommt unter diesen Absatz, mit Leerzeile getrennt. Das entspricht der üblichen Leserichtung von oben nach unten.

Absolut unnötig ist TOFU = (kompletten) T(ext deiner Antwort) O(ben) F(ullqoute, also kompletten Text der alten Mail) U(nten). Unnötig ist auch die umgekehrte Form TUFO.

Gelegentlich werden von den Teilnehmern Abkürzungen für Floskeln verwendet. Solche Abkürzungen werden hier erklärt: 12px Netzjargon.

Verzicht auf Abkürzungen und Floskeln kann Missverständnisse verhindern.

Bemerkung: Das Thema TOFU macht immer wieder die Runde. Ja, ich weiß, es ist schwer, wenn man diesen Stil z. B. durch Vorgesetzte auf der Arbeitsstelle „aufgedrückt“ bekommt. Angeblich soll es ja Zeit sparen, wenn man schnell die Antwort oben drüberschreibt. Ok, vielleicht spart der Schreiber Zeit, aber alle Empfänger stehen vor dem Problem, dass man erst die Antwort liest und dann die Frage.

Achte auf gute Lesbarkeit

Im deutschen Sprachraum gehört dazu das Einhalten der Groß- und Kleinschreibung. Über einen Vertipper regt sich niemand auf, eine grobe Missachtung der Rechtschreibregeln oder das Ignorieren von Satzzeichen dagegen machen das Lesen des Textes mühselig.

Beachte: Am Bildschirm liest sich Text anders als auf dem Papier. Spare daher nicht mit dem Setzen von Absätzen. Deine Leser werden es dir danken.

Die meisten Programme lassen sich auf einen gut lesbaren Zeilenumbruch bei 72 Zeichen einstellen.

Mailprogramm richtig konfigurieren

Wirf einen genaueren Blick in die Konfigurationsmenüs deines Mailprogramms.

Dein Zeichensatz sollte korrekt deklariert werden, so dass Umlaute sauber dargestellt werden. Am geeignetsten sind ISO-8859-1, ISO-8859-15 oder UTF-8-Kodierung.

Die maximale Zeilenlänge beträgt 72 Zeichen; 68 haben sich in der Praxis vieler sehr bewährt. Der Text deiner Mail soll in bloßem Text (ASCII) bestehen (oft ist die Voreinstellung HTML), das Quotezeichen ist ein '> ' ((Größer-)Zeichen plus ein Leerzeichen), die Kennzeichnung für eine Antwort ist ein einziges 'Re:' plus ein Leerzeichen.

Leider ignorieren viele Mailprogramme die Standards in der Grundkonfiguration. Es ist aber meistens ganz leicht, das umzustellen. Bitte mach dir die Mühe.

Bitte stelle dein Mailprogramm so ein, dass keine Empfangs-/Lesebestätigungen angefordert werden. Eine Mail, die du schickst, wird von allen Lesern der Liste empfangen. Wenn dein Gegenüber nicht so nett wäre, die Bestätigungsmail zu verhindern, wäre dein Posteingang in Kürze überflutet.

Schicke keine Dateianhänge an die Liste

Jede Mail, die du an diese Liste schickst, wird automatisch an mehrere hundert Empfänger weitergeleitet. Viele davon verwenden Modems oder andere schmalbandige Anbindungen. Daher sollte die Datenmenge, die über die Liste geht, möglichst klein sein (deswegen z. B. nur ASCII-Mails).

Wenn ein Screenshot oder eine Datei notwendig zum Verstehen eines Problems sind, dann stell die Datei auf einen Server zum Runterladen und poste nur den Link dazu auf die Liste. Du kannst auch den Mailversand anbieten – dann warte ab, bis dich jemand dazu auffordert, die Datei per PM (Private Mail) zu schicken.

Anmerkung: vCards gehören für mich in die Kategorie „unerwünschte Anhänge“.

Bemerkung: Zum Punkt Dateianhänge möchte ich sagen, dass es vielleicht jetzt noch nicht akut ist, aber das könnte noch kommen. Hier sollte man nachdenken, ob man den Leuten in Zukunft eine Upload-Möglichkeit auf der Homepage anbieten kann.

Eine Signatur wäre super

Fast jedes Mail-Programm ist in der Lage, eine Signatur an E-Mails anzuhängen. Es wäre super, wenn jeder seinen Standort/Wohnort/Struktur in seine Signatur schreiben würde. Ich für meine Teil wüsste schon gern, wer wo sitzt. :-) Auf einer technischen Mailingliste ist mir so was völlig egal, aber auf einer Landes-Mailingliste wäre es eine wertvolle Zusatzinformation.

Signaturen sollten den üblichen Umfang von 72 Zeichen pro Zeile nicht überschreiten und insgesamt nicht länger als 4 Zeilen sein.

Zusammenfassung täglich zusenden lassen?

Beim Abonnieren der Mailingliste kann man festlegen, ob man sich eine tägliche Zusammenfassung aller Mails zusenden lassen möchte.

Über den Sinn der Zusammenfassung kann man sicher streiten. Wer nur eine Mail täglich haben möchte, kann natürlich diese Option wählen. Man sollte aber bitte daran denken, diese Mail sinnvoll zu kürzen, wenn man auf der Mailingliste antwortet.

Wer auf der Mailingliste regelmäßig liest und schreibt, ist wahrscheinlich ohne diese Zusammenfassung besser bedient. Jedes Mailprogramm sollte heute in der Lage sein, eine Extra-Mailbox pro Mailingliste anzulegen und Mails über entsprechende Nachrichtenfilter in diese einzusortieren. Dieses Vorgehen hat den Vorteil, dass Mails z. B. in 12px Threads (Diskussionsfäden) dargestellt werden können. Das erleichtert es, dass in einem Thread genau ein Thema übersichtlich diskutiert werden kann.

Bemerkung: Die Zusammenfassung kann man auch nachträglich abbestellen. :-)

Persönliche Hilfe

Wer mit der Konfiguration seines Mailprogrammes nicht klarkommt, sollte sich nicht scheuen, nach Hilfe zu fragen.

Wir haben alle mal klein angefangen!

Links

Weitere gute Tipps zum Umgang mit E-Mails findet man hier:

Copyright-Hinweis

Einzelne Textabschnitte wurden den Seiten von http://www.eschkitai.de/openoffice/netikette.html und http://www.suse-etikette.de.vu/ entnommen und angepasst.

Die Originaltexte unterliegen der GNU Free Documentation Licence.

Quelle

http://piratenbrandenburg.de/wiki/index.php?title=Anleitung/Umgang_mit_der_Mailingliste

SN:Kommunikation/Anleitung und Umgang

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