NRW:Münster/Kreisverband/Vorstand/Geschäftsordnung

Geschäftsordnung des Vorstandes des Kreisverbandes Münster, beschlossen am 04.06.2015.

Allgemeines

1. Der Vorstand besteht aus einem 1. Vorsitzenden, dem 2.Vorsitzenden sowie dem Schatzmeister (Schatzpirat) und bis zu zwei Beisitzenden.
2. Der Vorstand gibt sich gemäß der Satzung (Punkt 8) des Kreisverbandes eine Geschäftsordnung.
3. Der Vorstand gibt sich diese Geschäftsordnung und kann sie mit 2/3 der Stimmen des Vorstandes ändern.

Verwaltung der Mitgliedsdaten, deren Zugriff und Sicherung

1. Der Zugriff auf die Mitgliederdaten ist grundsätzlich an die Abgabe einer Datenschutzerklärung gebunden.
2. ¹Die Mitgliederdaten der Piraten werden in einer zentralen Datenbank gepflegt. ²Zugriffsrecht auf die Mitgliederdaten des Kreisverbands Münster haben alle Mitglieder des Kreisvorstands.
3. ¹Der Kreisvorstand kann per Beschluss weiteren Piraten Zugriff auf die Mitgliederdaten gewähren, dieser Zugriff kann auf ausgewählte Daten beschränkt werden. ²Alle Zugriffsberechtigten sind dazu verpflichtet, Zugangsdaten und Mitgliederdaten nach bestem Wissen und Gewissen zu schützen. ³Dies umfasst insbesondere, dass entsprechende Dateien nicht unverschlüsselt gespeichert werden. Nicht mehr benötigte Daten sind unverzüglich und vollständig zu löschen.
4. ¹Eine Weitergabe von Mitgliederdaten an nicht Zugriffsberechtigte ist untersagt. ¹Die Einweisung in den Gebrauch der Datenbank erfolgt in Absprache mit dem Landesvorstand NRW.

Aufgaben und Kompetenzen der Vorstandsmitglieder

1. Den beiden Vorsitzenden obliegt die Leitung und Koordination gegenüber dem Landesverband und den anderen Kreisverbänden, die Einberufung von Mitgliederversammlungen und die Vorbereitung von Wahlen.
2. Ein Vorsitzender und ein Beisitzer sind für die Mitgliederverwaltung zuständig.
3. ¹Ein Vorsitzender und der Schatzmeister sind für die Finanzverwaltung zuständig. ²Dem Schatzmeister obliegt insbesondere die Zuständigkeit für die Buch- und Kontoführung, die Verwaltung der Mitgliedsbeiträge, die Steuerrechtsfrage, die laufenden Meldungen an Finanzamt & andere Behörden, die Vorbereitung des Rechenschaftsberichts sowie das Spendenwesen.
4. Die Aufgaben aus den Punkten 2 und 3 sollen möglichst vier verschiedene Personen übernehmen.
5. Soweit kein Pressepirat benannt wurde, sind beide Vorsitzende und ein Beisitzer für die Presse zuständig.
   1. Die Mitarbeit an Pressemitteilungen unterliegt keinen Regelungen.
   2. Im Ausnahmefall kann der Vorstand Pressemitteilungen in einer geschlossenen Gruppe erarbeiten.
   3. Pressemeldungen werden in einem entsprechend zu kennzeichnenden Piratenpad erstellt.
      1. ¹Damit eine Pressemeldung veröffentlicht wird, sind drei GOs von Mitgliedern des Vorstandes notwendig. ²Die Mitglieder der Piratenpartei in der Fraktion Piratenpartei/ÖDP haben eine Frist von 12 Stunden, ein begründetes Veto einzulegen. ³Der einzige Zeitrahmen in dem es kritisch werden könnte (Sa. 22:00 - So. 10:00), wird für PMs in der Regel nicht genutzt. ⁴Der jeweils dritte GO-Geber schreibt die Ratsmitglieder an und übermittelt Inhalt der geplanten PM oder einen Link zum aktuellen Pad, in dem eine PM erarbeitet wird. ⁵Liegt innerhalb von 12 Stunden kein Veto vor, kann die Pressemitteilung herausgegeben werden. ⁶Ein Veto kann mit 4 GOs des Vorstandes überstimmt werden.
6. Jedes Vorstandsmitglied darf in begründeten Fällen die Aufgaben eines anderen Vorstandsmitglied wahrnehmen und ist dafür rechenschaftspflichtig.
7. Nicht wiedergewählte und ausgeschiedene Vorstandsmitglieder sind verpflichtet, mit Beendigung ihres Amtes, alle im Rahmen ihrer Parteitätigkeit gesammelten Daten (Arbeitsergebnisse, Dokumente, Kontaktdaten – sofern von der Kontaktperson genehmigt –, offiziellen Schriftverkehr etc.) an ihren gewählten Nachfolger zu übergeben oder – sofern vertraulich – ggf. zu vernichten.

Form und Umfang des Tätigkeitsberichts

1. Jedes Vorstandsmitglied gibt bei den Vorstandssitzungen seinen Tätigkeitsbericht seit dem letzten Tätigkeitsbericht zu Protokoll.

Vorstandssitzungen

1. Einladung zu Vorstandssitzungen
   1. ¹Zu Vorstandssitzungen wird in der Regel mit einer Frist von 3 Tagen per E-Mail eingeladen. ²Die Nachricht muss explizit an die einzelnen Vorstandsmitglieder und an die Münsteraner Mailing-Liste gerichtet sein.
   2. Jedes Vorstandsmitglied hat ein Einladungsrecht.
   3. Virtuelle Vorstandssitzungen können per Mumble-Sitzung durchgeführt werden.
   4. ¹Sobald ein Termin feststeht, wird er zusammen mit einer vorläufigen Tagesordnung veröffentlicht, damit Eingaben zu den zu behandelnden Themen möglich sind. ¹Die vorläufige Tagesordnung wird vom Vorstand im Pad erstellt.
   5. Die endgültige Tagesordnung wird spätestens vor Beginn der Sitzung aufgestellt.
2. Leitung der Vorstandssitzungen
   1. Der Vorstand bestimmt zu Beginn einer jeden Sitzung den Sitzungsleiter.
   2. Der Vorstand kann im Laufe einer Sitzung den Sitzungsleiter und den Protokollführer neu bestimmen, falls dies erforderlich wird.
3. Öffentlichkeit und deren Ausschluss
   1. Der Vorstand tagt im Allgemeinen öffentlich.
   2. Begründet kann auf Antrag einer Mehrheit der anwesenden Vorstandsmitglieder die Mitgliederöffentlichkeit (d. h. Ausschluss von Gästen, Mitglieder der Piratenpartei behalten Zugang) hergestellt werden.
   3. Begründet kann auf Antrag einer Mehrheit der anwesenden Vorstandsmitglieder auch ein Ausschluss der Öffentlichkeit hergestellt werden.
   4. ¹Ein Rederecht haben Mitglieder nur durch Aufforderung eines Vorstandsmitgliedes. ¹Die Entsandten der Piraten-Hochschulgruppen und der Jungen Piraten haben immer Anwesenheits- und Rederecht in den Sitzungen des Vorstands.
   5. Auf Wunsch eines Vorstandsmitgliedes erfordert die Teilnahme an der Sitzung die Unterzeichnung einer Verschwiegenheitserklärung.
4. Anträge zu einer Vorstandssitzung
   1. Anträge zu einer Vorstandssitzung des Kreisvorstandes können an den Kreisvorstand gerichtet werden und werden möglichst auf der nächsten Sitzung behandelt.
   2. ¹Jeder Antrag benötigt einen Antragsteller (keine Nicknames), und einen vollständigen, endgültigen Antragstext (keine Links, auch nicht zu anderen Wikiseiten). ¹Der Antrag ist entweder per E-Mail an vorstand@piratenpartei-muenster.de zu richten.
   3. Antragsberechtigt sind Piraten aus dem Kreisverband Münster.
   4. Des Weiteren können jederzeit Anregungen - auch von Nicht-Mitgliedern - an den Vorstand gerichtet werden, der Vorstand nimmt sie dann zur Kenntnis.
5. Abstimmungen
   1. Der Kreisvorstand ist beschlussfähig, wenn mindestens die Hälfte der amtierenden Mitglieder anwesend ist.
   2. ¹Stimmberechtigt sind nur Mitglieder des Kreisvorstandes. ²Falls keine anderen Regeln Vorrang haben, gilt die einfache Mehrheit der Vorstandsmitglieder.
   3. Der Vorstand kann Anwesenden ein Stimmrecht einräumen.

Umlaufbeschlüsse

1. Der Kreisvorstand kann Entscheidungen auch durch Umlaufbeschlüsse mündlich, fernmündlich, im Web (z. B. Redmine) oder per E-Mail treffen, sofern dadurch die Geschäftsordnung nicht geändert wird oder schutzwürdige Daten wie Personendaten von Mitgliedern, Gegenstand des Beschlusses sind und aus diesem Grund eine Diskussion in der offenen, d. h. von Außenstehenden mitzuverfolgenden, Vorstandssitzung nicht angebracht ist.
2. ¹Wird ein Antrag auf Entscheidung im Umlaufbeschluss gestellt, ist zugleich eine Frist zur Beschlussfassung zu setzen. ²Vorstandsmitglieder sind auf abzustimmende Umlaufbeschlüsse per E-Mail hinzuweisen.
3. Wenn einem Umlaufbeschluss vor Ablauf der gesetzten Frist mit mindestens der Hälfte der Stimmen des Vorstandes zugestimmt wird, gilt er als beschlossen.
4. Umlaufbeschlüsse werden in der nächsten Vorstandssitzung veröffentlicht.

Dokumentation der Sitzungen & Beurkundung von Beschlüssen des Vorstandes

1. ¹Über den Verlauf der Vorstandssitzungen wird ein Protokoll angefertigt. ²Protokoll muss Start- und Endzeit, Anwesende, Abwesende, Angaben zu Leitung, Beschlussfähigkeit und Anträge, Beschlüsse, Abstimmungsergebnisse, Protokollführung, Tagesordnung, Stellungnahmen sowie Schwerpunkte des Sitzungsverlaufes enthalten.
2. Zu Beginn der Sitzung wird aus den Anwesenden ein Protokollant bestimmt.
3. Das Protokoll wird den Sitzungsteilnehmern vor Veröffentlichung zur Durchsicht zugestellt und wird, nachdem es in der folgenden Sitzung bestätigt wurde, in endgültiger Form veröffentlicht.
4. Das Protokoll ist von mindestens einem weiteren Vorstandsmitglied gegenzuzeichnen.
5. Das Protokoll ist bis spätestens zur übernächsten Vorstandssitzung zu veröffentlichen.
6. ¹Papierkopien der Protokolldokumente sind im Piratenbüro vorzuhalten. ²Diese Dokumente sind bis zum Jahresabschluss von allen Vorstandsmitgliedern zu akzeptieren, indem sie sie unterschreiben.