Quelltext der Seite BE:Mitglieder/Protokolle/2013-12-08 - Protokoll Mitgliederverwaltung

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{{Protokoll-Start}}

=Mitgliederverwaltungstreffen=
* Datum: 08.12.2013
* Uhrzeit: 17.00 Uhr
* Teilnehmer
** Manu
** Marcel
** Katrin
** Gero
** Gordon

=Protokoll=
==Totholzablage==
* es gibt einen ersten Entwurf von Wolfgang zur Umsetzung der Archivierung (siehe Verwaltungs-ML)
** Ablage sieht Sortierung nach Mitgliedsnummer vor, innerhalb eines Mitglieds dann chronologisch
** Bedarf wird auf etwa 50 Aktenordner geschätzt zzgl. Trennlaschen und Trennblätter
* Bedarf von 50 Aktenordnern wird als zu hoch eingeschätzt
* Gordon schlägt vor alle Dokumente in ein DMS zu überführen und hier nach Mitgliedsnummer zu sortieren / gruppieren, analoge Archivierung chronologisch und über  Vermerk in welchem Ordner die Dokumente liegen, aber Lagerung nicht in der P9, sondern im Bundesarchiv
** Vorteile: Verknüpfung von verschiedenen Dokumenten zu einem Sachverhalt, leichtere Durchsuchbarkeit
** letztlich werden die analogen Dokumente eher selten gebraucht
* Frage ob überhaupt analog archivert werden muss?
** Gordon: ist teilweise zwingend vorgeschrieben, dort wo es keine Pflichten gibt, müssen wir uns Gedanken machen wie lange wir Dokumente aufbewahren und in welchen Intervallen wir diese löschen
* Manu: schön wäre ein einheitlicher Prozess für die Papierablage, unabhängig ob für die Mitgliederverwaltung oder nicht
* weitere Diskussion über für und wieder der verschiedenen Modelle
* Umsetzung des DMS: liegt aktuell bei den IT-Mitarbeitern, ist aber noch nicht final umgesetzt
** geschätzte Einarbeitung: 3 Tage
** System läuft, Backuplösung ist vom PiraTech Squad eingerichtet
* Ab wann soll die digitale Archivierung gestartet werden?
** Vorschlag: alle neuen Sachen sofort digitalisieren, alles 3 Monate vor dem Start des DMS durch die Mitarbeiter (aka wer auch immer die täglich Post bearbeitet) digitalisieren lassen, alles davor über Beauftragungen abwickeln lassen
* weiteres Vorgehen: finale Abstimmung zwischen Gordon, Manu / Marcel und Wolfgang in den nächsten Tagen

==aktuelle ToDos==
* Ticket Ausweisversand - noch nichts passiert, Simon wird aus dem Prozess rausgenommen, Marcel und Katrin machen es am Wochenende vom 13.-15.12.
* Ticket Liquid Invites - wahrscheinlich noch nichts passiert, Gero spricht mit Anisa
* Ticket Beitrabsermäßigungen - ist mittlerweile obsolet, da es durch das (geplante) DMS einen besseren Prozess gibt
* Ticket Dokumentation der Mitgliederprozesse - bisher nichts passiert
** Prozesse werden sich durch die Einführung des DMS ändern
** im Ticket Ergänzung der Zuständigkeiten für die einzelnen ToDo Items
** Dokumentation im Wiki --> Gero legt eine Seite dazu an und schickt sie rum
* Ticket Zuzüge-Tickets automatisch in die Zuzüge Queue im OTRS --> nichts neues, Gero spricht mit Simon was das passiert
* Ticket "Pad nach ToDos durchsuchen" - teilweise schon erleigt, teilweise noch offen, einzelne ToDos werden als Checklist angelegt (durch Gero)
** künftig separate Tickets für die jeweiligen ToDos anlegen
* Ticket "Beauftragungen im Wiki aktualisieren" --> ist teilw. noch etwas unübersichtlich, Gero kümmert sich und sucht die Sachen zusammen
* Ticket "Arbeitspads updaten" - ongoing
** Vorschlag Gordon zu Kontobezeichnungen im Wiki
*** Beitragskonto --> entspricht dem zentralen Beitragskonto
*** Spendenkonto --> entspricht dem Berliner Konto
** Tickettitel ergänzt um "Vorlagen aktualisieren"
* Ticket Mitgliedersprechstunde
** Idee: ab 01.01.2014 regelmäßigen wöchentlichen Termin in der P9
** wird auf der Wiki-Seite der LGS ausgewiesen
** günstiger Termin: Donnerstag Nachmittag (da dort auch Simon anwensend)
* Ticket "Mitgliederdaten Abgleich mit Mailserver Abgleich" - Gero ergänzt eine Checklist zum Ticket und kümmert sich mit Micha und Kartin um die Umsetzung
* Ticket "Eintrittsformular pdf austauschen" - ongoing, Marcel spricht in der kommenden Woche mit Micha zum aktuellen Stand
* Ticket "Online Mitgliedsantrag überarbeiten" - ongoing, Marcel spricht in der kommenden Woche mit Micha zum aktuellen Stand
* Ticket "Skript für Bounces im OTRS aktivieren" - Kartin hält mit Simon Rücksprache zum aktuellen Stand
* Ticket "Ausschreibungen Mitgliederverwaltung" - Schule für Enno und Helge im Dezember, für Wolfgang im Januar
* Ticket "Whitelist einführen" - Manu ist dran

==Neue ToDos==
* Antrag zur Aufhebung der Beauftragung von Jan Heyd stellen --> Marcel
* Mitgliederzugehörigkeit zu Bezirken bei Adressänderungen überprüfen

== Nächstes Treffen==
* 12.01.2014 16.00 Uhr im Mumble (NRW-Server, Raum Berlin --> Vorstand)

'''Ende:''' 18.40 Uhr

{{Protokoll-Ende}}
[[Kategorie:Crew Nimbus]]
[[Kategorie:Protokoll Crew Nimbus]]