Landesverband Baden-Württemberg/Schatzmeister

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Wissenswertes für Schatzmeister

Diese Seite dient der Sammlung von Wissen für Schatzmeister und Kassenprüfer im Landesverband Baden-Württemberg.

Falls Ihr unter diese Definition fallt, helft bitte mit, die einzelnen Punkte mit Leben zu füllen.

Für alle Anderen gilt: Auch Euer Input ist willkommen, bitte benutzt aber die Diskussionsseite. Vieles, was wir hier sammeln ist generisch aber es gibt einige Baden-Württemberg-spezifische Punkte und die sind nicht immer klar abzugrenzen. Für Fragen und Anregungen stehen Euch die Schatzmeister der Bezirke und des LV gern zur Verfügung.

Allgemeine Regeln und Hinweise

Stolperfallen bei der Kassenprüfung

was das Finanzamt ungern sieht

Hilfreiche Tipps und Tricks beim Einwerben von Spenden

Mitgliederverwaltung

Dieser Punkt behandelt die Arbeitsschritte des Schatzmeisters bei der Verwaltung der Mitglieder. GenSeks werden hier explizit NICHT angesprochen.

Neueintritt eines Mitglieds

Mitglied wurde bereits durch den GenSek angelegt

Dies ist der Idealfall. Ihr müsst nur noch über den Button "find Contacts" das Mitglied suchen, das Neumitglied anklicken und dann auf den Reiter "Memberships" wechseln. Dort scrollt ihr nach unten bis ihr die Membership sehen könnt und klickt auf "Edit". Dann setzt Ihr den Status auf "stimmberechtigt" und setzt einen Haken bei "Record Membership Payment". In dem jetzt aufgegangenen Feld tragt Ihr die Höhe des erhaltenen Mitgliedsbeitrags ein und setzt außerdem fest, wie Ihr ihn erhalten habt (Überweisung, Cash, Lastschrift) und wann.

Dann speichert Ihr das Ganze und fertig ist das stimmberechtigte Neumitglied.

Weitere Infos findet Ihr hier

Mitglied wird durch den Schatzmeister angelegt

Dies ist erheblich mehr Aufwand. Um ein neues Mitglied anzulegen verfahrt Ihr am besten, wie hier beschrieben.

Eintrag von Mitgliedsbeiträgen im Folgejahr

Diesen Punkt findet Ihr ebenfalls hier

Mahnvorgang

Kündigung der Mitgliedschaft

Der Landesverband kündigt die säumige Mitglieder nicht, sondern bestätigt den Austrittswunsch zum 1.1.20xx welcher durch fortgesetzte Zahlungsverweigerung Kund getan wird. Mitglieder die sich nach der Austrittsbestätigung melden und verkünden, sie wollten gar nicht austreten, zahlen dann meist innerhalb weniger Tage ihren Mitgliedsbeitrag. Von den anderen hört man einfach nichts mehr, da diese in der Regel froh sind nicht noch mit einer Mahnung und Mahnkosten belangt zu werden.

Buchführung

Kontenrahmen

Der Landesverband Baden-Württemberg ergänzt den offiziellen Kontenrahmen des Schatzmeisters in folgender Weise:

Achtung Änderung -- ganz wichtig die Nummern wurden von 70.000 auf 90.000 verschoben

Verbindlichkeiten gegenüber Bundesverband ist die Kontonummer 90.000. Danach werden die Landesverbände alphabetisch sortiert ergänzt mit 90.001 für den Landesverband Baden-Württemberg, 90.002 für Bayern usw.

Das Konto Nummer 90.020 ist für den BzV Freiburg vorgesehen, 90.021 für Karlsruhe, 90.022 für Stuttgart und 90.023 für Tübingen.

Die Konten ab 90.030 sind für die Kreisverbände in alphabetischer Reihenfolge reserviert. Mehrfachkreisverbände werden auf dem Konto des alphabetisch führenden Kreises verbucht.

Kreis Kfz-Kennzeichen Kontennummer Kreisverband
Alb-Donau-Kreis UL 90030
Baden-Baden BAD 90031
Biberach BC 90032
Böblingen BB 90033
Bodenseekreis FN 90034 (KV RV-FN)
Breisgau-Hochschwarzwald FR 90035
Calw CW 90036
Emmendingen EM 90037
Enzkreis PF 90038
Esslingen ES 90039
Freiburg im Breisgau FR 90040
Freudenstadt FDS 90041
Göppingen GB 90042
Heidelberg HD 90043
Heidenheim HDH 90044
Heilbronn Stadt HN 90045
Heilbronn Landkreis HN 90046
Hohenlohekreis KÜN 90047
Karlsruhe Stadt KA 90048
Karlsruhe Landkreis KA 90049
Konstanz KN/BÜS 90050
Lörrach LÖ 90051
Ludwigsburg LB 90052
Main-Tauber-Kreis TBB 90053
Mannheim MA 90054
Neckar-Odenwald-Kreis MOS 90055
Ortenaukreis OG 90056
Ostalbkreis AA 90057
Pforzheim PF 90058
Rastatt RA 90059
Ravensburg RV 90060
Remms-Murr-Kreis WN 90061
Reutlingen RT 90062
Rhein-Neckar-Kreis HD 90063
Rottweil RW 90064
Schwäbisch-Hall SH 90065
Schwarzwald-Baar-Kreis VS 90066
Sigmaringen SIG 90067
Stuttgart S 90068
Tübingen TÜ 90069
Tuttlingen TUT 90070
Ulm UL 90071
Waldshut WT 90072
Zollernalbkreis BL 90073

Belege kontieren und buchen

Ein eher trockenes Thema, leider die unabdingbare Grundlage einer soliden Buchhaltung.

Belegverarbeitung

Die Belege werden chronologisch sortiert, und werden für jeden Buchungsbereich getrennt (für den Landesverband notwendig). Ein Buchungsbereich ist jede Kasse und jedes Bankkonto, also jeder Beleg der eine Verbindung mit Kasse oder Bankkonto hat wird nur mit Belegen der gleichen Kasse oder Bankkonto abgeheftet. Also nicht alles durcheinander abheften. Auf dem Bankauszügen werden die einzelnen Posten fortlaufend numeriert, zusätzlich wird noch eine Nummernkreis definiert, für Bank: "B", für Kasse "K", für Eröffnungsbuchungen "EB", für Sachspenden "S" etc.. Beim Bezahlen einer Rechnung vom Konto wird z.B. auf dem Kontobeleg die Belegnummer "B0345" geschrieben und danach wird das Zielkonto vermerkt, also bei Briefmarken wird entweder "|6190" oder "-> 6190" geschrieben. Das gleiche wird auch auf dem Rechnungsbeleg vermerkt, auch hier ist wieder "B0345" und "|6190" zu schreiben. Ist dieses Belege "kontieren" erledigt erfolgt die Verbuchung.

Verbuchung der Mitgliedsbeiträge

Nachfolgend ist ein Beispiel der Verbuchung von 50 EUR Mitgliedsbeitrag, die am 7. Januar auf den Landesverband eingezahlt wurden. Die Gliederung Bezirksverband Karlsruhe besteht.

Konto 1xxxx Name, Vorname
Datum Gegenkonto Buchungstext Belegfeld Soll Haben
07.01.2010
1200
Mitgliedsbeitrag 2010 2010
50,00
07.01.2010
5000
Mitgliedsbeitrag 2010 2010
5,00
07.01.2010
90000
Mitgliedsbeitrag 2010 2010
20,00
07.01.2010
90021
Mitgliedsbeitrag 2010 2010
25,00

Verbuchung von Spenden

Eine grobe Übersicht findet Ihr unter Spendenleitfaden

Sachspenden

Sachspenden werden gemäß interner Verfahrensanweisung verbucht, die nicht korrekte Vorgabe unter Schatzmeister/Buchungen ist zu ignorieren.

Geldspenden

Aufwandsspenden

Verbuchung von Ausgaben

Kassenprüfung

Handreichung und Kurzdarstellung für die Arbeit der kassenprüfenden Piraten in allen Teilgliederungen der Piratenpartei Deutschland inklusive Rahmenvorgabe für den Bericht des Kassenprüfers: HowTo Kassenprüfung


Allgemeine Regelungen zur Kostenübernahme

Grundsätzliche Regelung für Kostenübernahmen

Generell gilt: Anträge sind vor Kostenanfall zu stellen. Dabei muss sich der Antragsteller an die jeweiligen Regelungen für Anträge halten. Insbesondere muss auf die Form geachtet (ein Tweet ist kein Antrag) werden und möglicherweise bestehende Fristen müssen eingehalten werden. Ablehnungen einer unter- oder übergeordneten Gliederung zur Kostenübernahme sind bei Beantragung mitzuteilen, ansonsten ist eine Kostenübernahme nicht möglich. Generell sollten die Anträge zuerst der untersten zuständigen Gliederung vorgetragen werden.

Veranstaltungen

Bei Veranstaltungen wie Infoständen, Demos, etc. werden folgende Kosten von der Partei übernommen:

  • Anmeldekosten
  • Bearbeitungsgebühren
  • Miete
  • Nebenkosten
  • Regeln, die einzuhalten sind, um eine Kostenübernahme zu bekommen:
    • Die Kostenübernahme ist unter Beachtung der geltenden Regelung zur Antragstellung beim Vorstand der untersten zuständigen Gliederung zu beantragen. Insbesondere muss der Vorstand über das Ziel und die erwarteten Kosten der Veranstaltung informiert werden.
    • Nachträglich eingereichte Rechnungen werden nicht bezahlt
    • Regelmäßig wiederkehrende Veranstaltungen müssen nicht jedes Mal separat beantragt werden, sind jedoch im Antrag als revolvierend zu kennzeichnen
    • 50% der Kosten für die Veranstaltung müssen per Spenden finanziert werden. Diese sind im Vorfeld gegen Quittung an die jeweilige Gliederung auszuhändigen, die Gliederung bezahlt die Rechnung dann direkt
    • Rabatte sind, so weit möglich, auszunutzen, d.h. wenn mit einer Anmeldung mehrere Infostände angemeldet werden können, ist dies auch zu tun.
    • Allgemein gilt, wie bei allen anderen Ausgaben auch: Das Gebot der Wirtschaftlichkeit ist einzuhalten.
    • Der Vorstand kann mit Verweis auf das Budget auch Veranstaltungen ablehnen, die diese Kriterien erfüllen.

Reisekosten

Die Reisekostenübernahme gestaltet sich wie folgt:

  • Ein Vorstandsbeschluss ist vorher notwendig
  • Verpflegungskosten bis in Höhe von 24 EUR bei mindestens 24 Stunden Abwesenheit und Übernachtungskosten bis zu einer Pauschale von 20 EUR sind nach vorherigem Beschluss erstattungsfähig. Siehe auch: Reisekostenerstattung
  • Falls Reisekosten gespendet werden sollen müssen sie als Aufwandsspende verbucht werden. Dabei sind zwingend die gesetzlichen Anforderungen an Aufwandsspenden zu beachten.

Erstattungsfähige Reisekosten sind Kosten, die Mitgliedern oder anderen beauftragten Personen der Piratenpartei Deutschland entstehen bei der Wahrnehmung von

  • Ämtern, in die sie von einem Bundes- oder Landesparteitag oder einem anderen, satzungsgemäß berechtigten Organ der Piratenpartei gewählt wurden oder,
  • Mandaten, die ihnen von einem Bundes- oder Landesparteitag oder einem anderen, satzungsgemäß berechtigten Organ der Piratenpartei erteilt wurden oder,
  • Aufgaben , mit denen sie von einem Bundes- oder Landesparteitag oder einem anderen, satzungsgemäß berechtigten Organ der Piratenpartei betraut wurden.

Sonstige Kosten

Alle weiteren Kosten können unter folgenden Bedingungen übernommen werden:

  • Bei Plakatierungen im Wahlkampf fallen unter Umständen Gebühren für die Gemeinde an. Hier kann eine Kostenübernahme erfolgen, wenn rechtzeitig eine Anfrage an den Vorstand gestellt wird und die Kosten nicht unverhältnismäßig hoch sind.
  • Da der Begriff „sonstige Kosten“ im Zweifelsfall weit ausgelegt werden kann, wird hier jeder Vorstand im Einzelfall entscheiden müssen. Dabei sollen insbesondere das Kosten/Nutzen-Verhältnis und die jeweiligen Budgetplanungen berücksichtigt werden.


Von diesen Grundsätzen abweichende Regelungen können auf Antrag getroffen werden.


Formulare

Hier findet Ihr die wichtigen Formulare.

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