NRW:Arbeitsgruppe/Kommunikation/Struktur

Diese Seite beschreibt die Struktur der AG Kommunikation

Ziel

Die AG Kommunikation NRW hat sich verschiedene Aufgaben gegeben, die Schnittmengen haben aber teilweise doch recht unterschiedlich sind. Um die Aufgaben sinnvoll erfüllen zu können, soll die Arbeit der AG Kommunikation NRW wie folgt strukturiert werden. Neben den AG-Regeln und Arbeitsbereichen, wird auch der Umgang mit dem Request-Tracker geregelt, der als Kommunikationstool der AG dienen soll.

Mitgliedschaft in der AG

• Die Mitgliedschaft in der AG ist an aktive Mitarbeit gebunden.
• Die Treffen der AG werden von allen Mitglieder besucht, wer nicht kommen kann, soll sich abmelden.
• Zweimaliges unentschuldigtes Fehlen innerhalb von 2 Monaten führt zum Ausschluss.
• Durch einen Entscheidung von 3/4 der AG Mitglieder, mindestens jedoch 4, kann ein Mitglied aus der AG ausgeschlossen werden.
• Die Aufnahme von Neumitgliedern erfolgt durch Entscheidung auf einem AG Treffen.
• Mitarbeit in der AG ist auch ohne Mitgliedschaft in der AG möglich.
• Die Verantwortung für Arbeitsbereiche kann nur von AG-Mitgliedern übernommen werden. Diese dürfen Aufgaben aus ihrem Bereich auch an Nicht-Mitglieder der AG deligieren, sind aber für ihre Arbeitsbereiche verantwortlich.

Entscheidungen der AG

• Entscheidungen der AG dürfen nur den Aufgabenbereich der AG betreffen.
• Entscheidungen, die nur konkrete Problemstellungen in Arbeitsbereichen betreffen, können von den Verantwortlichen der Arbeitsbereiche getroffen werden. Sie können durch eine Entscheidung auf dem AG-Treffen widerrufen werden.
• Entscheidungen, die darüber hinausgehen, werden auf den AG-Treffen getroffen.
• Kurzfristige nötige Entscheidungen können auch über die Mailingliste getroffen werden. Dazu muss derjenige, der die Entscheidung herbeiführen will, eine Mail mit dem Anliegen an die AG-Mailingliste schreiben. Es muss klar und deutlich sein, worin die Entscheidung besteht und warum sie dringend ist. Der Betreff der Mail muss mit "Entscheidung:" beginnen. Die Entscheidung gilt als getroffen, wenn innerhalb von 3 Tagen kein Einspruch auf der Mailingliste erfolgt. Erfolgt Einspruch, muss das Anliegen auf dem nächsten AG-Treffen besprochen werden. Für akute Probleme kann ein kurzfristiges AG-Treffen einberufen werden.
• Es gilt: lieber einmal mehr nachfragen, als einsam eine umstrittene Entscheidung treffen.
• Änderungen an dieser Struktur sind durch Entscheidung auf einem AG-Treffen möglich.

AG-Treffen

Allgemeines

• Die Treffen sollen in der Aufbau-Phase wöchentlich, danach zweiwöchentlich abgehalten werden.
• Treffen sollen so terminiert werden, dass eine große Zahl von aktiven Mitarbeitern der AG Kommunikation teilnehmen kann.
• Kurzfristige Treffen um akute Probleme zu besprechen können bis 2 Tage vor der Treffen mit Angabe des _genauen_ Grundes auf der Mailingliste der AG angekündigt werden. Auf den Treffen wird dann nur das angekündigte Thema behandelt. Drei Mitglieder der AG können das gemeinsam Treffen ablehnen, müssen dann aber einen neuen Termin für ein kurzfristiges Treffen vorschlagen, welcher spätestens 7 Tage nach dem ursprünglich angekündigten Treffen stattfinden darf.
• Auf den Treffen der AG darf jeder anwesende Pirat abstimmen. Es findet das Mehrheitsprinzip Anwendung. Entscheidungen der Mehrheit der anwesenden Piraten können durch eine 3/4 Mehrheit aller anwesenden Mitglieder der AG, mindestens jedoch 4, abgelehnt werden. Eine Auszählung der Stimmen erfolgt, wenn dies von einem Teilnehmer des Treffens ausdrücklich gewünscht wird.
• Die Treffen haben eine feste Liste von Bereichen die besprochen werden. Das dient dazu, dass nichts unter den Tisch fällt. Auf den Treffen soll es auch genügend Platz zur Ideen- und Weiterentwicklung der AG geben.
• Die Treffen werden von einem Mitglied der AG moderiert, welches zu Beginn des Treffens gewählt wird.

Berichte

• Aus jedem Arbeitsbereich soll berichtet werden, was in der Zeit seit dem letzten AG-Treffen passiert ist.
• Es sollen sowohl Erfolge als auch Probleme beleuchtet werden.
• Nachfragen sind erwünscht.
• Auf jedem Treffen werden die bearbeiteten und unbearbeiteten Punkte der ToDo-Liste verlesen.

Selbstevaluation

• Auf jedem Treffen wird besprochen, was seit dem letzten Treffen gut funktioniert hat, und was nicht gut funktioniert hat.
• Es ist auf einen angemessenen Ton beim Vortrag von Kritik zu achten, damit diese vom Kritisierten angenommen werden kann. Persönliche Vorwürfe sind zu vermeiden.
• Es ist ausdrücklich gewünscht, dass nicht nur Kritik sondern auch Lob vorgetragen wird.
• Werden Probleme in einem Arbeitsbereich auf einem AG-Treffen bekannt, sind alle AG-Mitglieder in der Pflicht, zur Behebung dieser beizutragen.

Verteilung von einzelnen Aufgaben

• Es werden anstehende Einzelaufgaben besprochen und verteilt.
• Die Übernahme der Aufgaben erfolgt freiwillig.
• Aufgaben übernehmen können Mitglieder der AG, aber auch Personen, die nicht Mitglieder der AG sind.
• Wenn möglich werden die Aufgaben mit einer Deadline versehen. Der Übernehmende der Aufgabe muss der Deadline zustimmen.
• Per Entscheidung auf einem Treffen kann die Übernahme einer Aufgabe durch eine Person abgelehnt werden.
• Die übernommenen Aufgaben werden im Protokoll und einer Seite der AG Kommunikation NRW festgehalten und bei Erledigung abgehakt.

Verteilung der Arbeitsbereiche

• Wenn nötig werden die Arbeitsbereiche auf den Treffen neu verteilt.
• Die Übernahme eines Arbeitsbereichs durch einen Piraten erfolgt freiwillig. Arbeitsbereiche können nur von Mitgliedern der AG übernommen werden.
• Per Entscheidung auf einem Treffen kann die Übernahme eines Arbeitsbereichs durch ein AG-Mitglied abgelehnt werden.
• Die AG-Mitglieder, die einen Arbeitsbereich übernehmen sind für diesen Verantwortlich. Das bedeutet insbesondere, dass sie vor der AG Rechenschaft über die Arbeit in ihrem Bereich ablegen müssen. Dies erfolgt durch ausdrücklichen Wunsch eines Piraten.
• Jedes AG Mitglied darf für maximal einen Arbeitsbereich Verantwortlicher sein.

Arbeitsbereiche

Allgemeines

• Jeder Arbeitsbereich hat zwei Verantwortliche, welche Mitglied der AG sein müssen und eine beliebige Anzahl von Mitarbeitern, welche nicht zwingend Mitglied der AG sein müssen.
• Mitarbeiter der Arbeitsbereiche können von den Verantwortlichen benannt und durch den Verantwortlichen oder die Entscheidung der AG abberufen werden.
• Die Verantwortlichen der Arbeitsbereiche sind nicht nur für die Erledigung der Aufgaben aus ihrem Bereich verantwortlich, sondern auch für die Weiterentwicklung ihrer Arbeitsbereiche.
• Die Arbeitsbereiche können per Entscheidung auf dem AG-Treffen neustrukturiert werden.
• Einzelaufgaben aus den Arbeitsbereichen können auf den AG-Treffen zur Delegation gestellt werden. Die AG ist dann als gesamtes in der Pflicht, diese zu übernehmen.
• Die Verantwortlichen und die Mitarbeiter der Arbeitsbereiche sind auf der Seite der AG Kommunikation zu benennen.

Arbeitsbereich: Koordination und Öffentlichkeit

• Es werden mindestens 2 Verantwortliche für den Arbeitsbereich benötigt.
• Einer der Verantwortlichen ist der AG Sprecher.

Aufgaben

• Beantwortung der Mails, die an die AG gerichtet sind. Diese Mails sollen an die AG-Mailingliste gerichtet werden, bei deren Beantwortung soll die AG-Mailingliste ins CC genommen werden.
• Pflege der Wiki-Seite der AG (nicht der inhaltlichen Seiten)
• ordnungsgemäße Veröffentlichung der Protokolle
• Ankündigung der AG-Treffen auf der Crewsprecher-Liste und der NRW-Mailingliste.
• offensive Kommunikation mit anderen AGs/Crews, etc. um Anregungen und Kritik einzuholen
• Integration von anderen NRW-Strukturen: Der Request Tracker soll von der AG Kommunikation NRW und auch vielen anderen Strukturen des LV als Kommunikationstool mit "Außenstehenden" benutzt werden. Um anderen AGs, Crews, etc. zum Mitmachen zu bewegen, sollte aktiv auf diese zugegangen werden.
• Sichtbarkeit der AG und ihrer Arbeit in der Partei erzeugen
• Vorbereitung der AG-Treffen:
  • Erstellung der Tagesordnung.
  • Erinnerungsmail für AG Treffen mit Tagesordnung, zwei Tage vor dem Treffen
  • Sammeln von Entschuldigungen für Abwesenheit auf dem Treffen
  • Übernahme von Tagesordnungspunkten, welche erneut behandelt werden müssen, aus den letzten Protokollen
• Betreuung der AG-internen Mailingliste
• Pflege der ToDo-Liste im Wiki

Arbeitsabläufe

Vorhandene und neue AGs und PGs einbinden

• Die Sprecher aller vorhandenen und neuen AGs und PGs werden angeschrieben, um sie auf die Möglichkeiten des RT aufmerksam zu machen. Dabei wird offensiv vorgegangen und nachgehakt, wenn keine Antwort kommt. Fragen der AGs und PGs sollen beantwortet werden.
• Die Gründung einer neuen AG oder PG wird durch den Arbeitsbereich Struktur und Ansprechpartner mitgeteilt.
• Möchte die AG oder PG eine Queue oder einen Benutzer im RT eingerichtet haben, übernimmt der Arbeitsbereich RT-Betreuung.

Arbeitsbereich: Betreuung von Neumitgliedern und kontakt@

• Es werden mindestens 2 Verantwortliche und 3 weitere Mitarbeiter benötigt.

Aufgaben

• Begrüßung, Betreuung und Integration von Neumitgliedern: Jedes Neumitglied soll begrüßt werden, und Hilfe an die Hand bekommen, um sich bei den Piraten besser zurecht zu finden. Je nach Interessengebiet soll das Neumitglied Ansprechpartner genannt bekommen, um bei den Piraten mitarbeiten zu können. Lokale Ansprechpartner für Treffen sollen bei Bedarf ebenfalls genannt werden.
• Betreuung von kontakt@piratenpartei-nrw.de: Über kontakt@piratenpartei-nrw.de kommen eine Reihe sehr verschiedenen Anfragen rein: Fragen zur Mitgliedschaft, Anfragen von Bürgern und Piraten. Die Beantwortung der Fragen muss wahrscheinlich in vielen Fällen von speziellen Gruppen (z.B. AG Verwaltung, Vorstand,...) übernommen werden.
• Pflege der Neueinsteiger-FAQ: Die bei der Begrüßung regelmäßig auftretenden Fragen der Neumitglieder sollen regelmäßig in eine öffentliche FAQ eingetragen werden. Diese Aufgabe sollte von allen Piraten übernommen werden, die sich auch um Arbeitsablauf Begrüßung kümmern.
• Pflege der Neueinsteiger-Seite: Die Neueinsteiger-Seite im Wiki soll regelmäßig gepflegt werden, um sie an aktuelle Mitgliederbedürfnisse anzupassen.

Arbeitsabläufe

Arbeitsablauf Begrüßung von Neumitgliedern

• Das potentielle Neumitglied schickt seinen Mitgliedsantrag an die AG Verwaltung, welche diesen mit Hilfe des Request Trackers bearbeitet. Nachdem der Verwaltungsteil erledigt ist, bekommt das Mitglied die Neueinsteigermail. Diese sollte am besten nicht von Arndt persönlich, sondern von kontakt@piratenpartei-nrw.de versendet werden. In der Neueinsteigermail sollten explizite Fragen (z.B. "Sollen wir dir einen lokalen Ansprechpartner nennen?") enthalten sein, um eine Antwort zu provozieren. Das Ticket im RT sollte in die zugehörige Queue Kontakte verschoben werden. Ab dort übernimmt dann die AG Kommunikation NRW.
• Im Optimalfall antwortet das Neumitglied. Ein Pirat der AG Kommunikation NRW sollte sich dann um die Beantwortung der Frage kümmern. Die Zeit für eine Antwort auf die Mail sollte unter 24h liegen. Die Frage kann, je nach Inhalt weiterverwiesen werden. Es ist wünschenswert, dass AGs, PGs und Crews ebenfalls Zugang zum RT haben, um die Anfragen effektiver verwalten zu können. Außerdem werden Personen benötigt, an die Anfrage eskaliert werden können. Hier kommen der Vorstand und Piraten der AG Kommunikation, die sich mit Ansprechpartnern oder Strukturen befassen, in Betracht.
• Bei geschätzten 20 Neumitgliedern in der Woche sollten 5 Piraten ausreichen, um ohne allzugroßen Zeitaufwand diese Aufgabe erledigen zu können.

Arbeitsablauf Kontakt-eMail

• Die eMail kommt über die eMail-Adresse kontakt@piratenpartei-nrw.de im Request Tracker an und wird in der Queue Kontakt abgelegt.
• Der Eingang der Mail wird automatisch bestätigt.
• Die Mail wird beantwortet oder an einen kompetenten anderen Piraten weitergegeben, bzw. in eine andere Queue gelegt. Dazu muss bekannt sein, wer sich im LV um was kümmert (Übersicht über Ansprechpartner/Organisationsstrukturen). Der Anfragende wird darüber informiert.
• Ist der andere Pirat kein Nutzer des RT, soll der ursprüngliche Bearbeiter der Nachricht vom ihm ins CC genommen werden, wenn die er die Anfrage beantwortet, um auch im RT das Ticket mit einem ordentlichen Ergebniss schließen zu können.

Arbeitsbereich: Betreuung des Request-Trackers

• Es werden mindestens 2 Verantwortliche für den Arbeitsbereich benötigt.

Aufgaben

• Verwaltung der RT-Zugänge: Eine Überblick über die vorhandenen Benutzer des RTs, deren Queues und der teilnehmenden AGs, PGs und Crews muss vorhanden sein. Dieser dient dazu, damit die zentralen Anfragen an kontakt@ etc. von der AG Kommunikation NRW richtig verteilt werden können. Außerdem muss auch die Einrichtung von neuen Queues oder Benutzern durch die AG Kommunikation koordiniert werden. Die technische Betreuung der Einrichtung soll durch die AG Technik NRW übernommen werden.
• Kontakt mit der AG Technik NRW: Um die Verwaltung der RT-Zugänge zu organisieren und von technische Änderungen etc. zu erfahren, muss ein regelmäßiger Kontakt zur AG Technik NRW sichergestellt sein.
• Einhaltung der RT-Regeln sicherstellen: Um eine möglichst reibungsfreie Benutzung des RT sicherzustellen, soll auf die Einhaltung der Regeln zum Umgang mit dem Request-Tracker geachtet werden.
• Weiterentwicklung der Regeln zum Umgang mit dem RT und des Nutzungskonzepts des RT.

Arbeitsabläufe

Arbeitsablauf Benutzerzugang einrichten

• Der Benutzer schreibt eine Mail an rt-admin@piratenpartei-nrw.de, welche in eine entsprechende Queue im Request-Tracker kommt.
• Die Mail muss als Angaben enthalten: Vor-, Nach-, Benutzername. Auf welche Queues möchte der Benutzer Zugriff haben + Protokoll, was das legitimiert. Außerdem muss eine nachprüfbar bestätigte Zustimmung zu den Regeln zum Umgang mit dem Request-Tracker vorliegen.
• Fehlen entsprechende Angaben, ist Rückfrage zu stellen.
• Ist der Benutzer legitimiert einen Account zu bekommen, sollte dieser in drei Tagen eingerichtet sein.
• Der Benutzer sollte gefragt werden, ob er Hilfe bei der Bedienung benötigt. Fragen zu Abläufen sollen wenn möglich sofort geklärt werden, technische Fragen soll die AG Technik NRW bearbeiten. Wie mit sonstigen Bedienungsfragen umgegangen wird, muss noch geklärt werden.
• Ein Datenschutzerklärung ist für die Arbeit mit dem RT abzugeben, da Zugang zu persönlichen Daten bestehen könnte. Die Datenschutzerklärungen werden beim Verwaltungspiraten Arndt gesammelt.

Arbeitsablauf Queue für AG, Crew, etc anlegen

• Der Sprecher (oder Beauftragte) der entsprechenden Einheit (Crew, AG, ...) schreibt eine Mail an rt-admin@piratenpartei-nw.de, welche in eine entsprechende Queue im Request-Tracker kommt.
• Die Mail muss als Angaben enthalten: Name der Einheit, Name der gewünschten Queue + Mailadresse, Begründung für Antrag. Außerdem muss die Einheit ihre Zustimmung zu den Regeln zum Umgang mit dem Request-Tracker erklären. Außerdem kann auch beantragt werden, dass eine Mailadresse mit dem Eingang der Queue verknüpft wird.
• Die Einheit sollte außerdem festlegen, wie sie die Arbeit mit dem Request Tracker organisieren möchte. Es muss sichergestellt sein, dass die Queue auch tatsächlich bearbeitet wird, da sich andere Benutzer der RT möglicherweise darauf verlassen.
• Fehlen entsprechende Angaben, wird Rückfrage gestellt.
• Sind alle Angaben vorhanden, wird die Anfrage auf der internen Mailingliste der AG Koordination NRW veröffentlicht.
• Gibt es innerhalb vier Tagen ab vollständigem Eingang der Anfrage keinen Einwand gegen das Anlegen der Queue, wird die Queue binnen der nächsten drei Tage angelegt und dem Antragsteller dies mitgeteilt.
• Gibt es Einspruch gegen das Anlegen der Mail, wird der Antrag auf dem nächsten Treffen aller AG-Mitarbeiter besprochen und abgestimmt. Wird der Antrag abgelehnt, muss eine Begründung gegeben werden. Konflikte werden an den LVor eskaliert.

Arbeitsbereich: Strukturen und Ansprechpartner

• Es werden mindestens 2 Verantwortliche für den Arbeitsbereich benötigt.

Aufgaben

• Überblick über Strukturen und Ansprechpartner: Die AG muss schon für ihre eigene Arbeit einen Überblick über die Strukturen des LVs haben. Dazu zählen die existierenden Crews, AGs PGs, AKs und Stammtische (auch wenn diese keine in der Satzung definierte Struktur sind, scheinen sie als Strukturelement genutzt zu werden), sowie die jeweiligen Ansprechpartner für diese. Ansprechpartner werden im Zweifelsfall die Sprecher der Einheit sein, bei Stammtischen ist ein anderer Ansprechpartner zu suchen.
• Erstellen von Übersichtsseiten: Der so bei der AG vorhandene Überblick soll auch in Wiki-Diagramme und -Tabellen umgesetzt werden. Desweiteren sollte es auch eine Liste geben, die es ermöglicht von einer bestimmten Aufgabe auf einen zuständigen zu schließen (bspw. Betreuung von kontakt@... -> AG Kommunikation NRW). Die Informationen müssen regelmäßig geprüft und aktualisiert werden.
• Übersicht über AG/PG-Protokolle:
  • Sprecherwechsel müssen bei AGs und PGs über AG-/PG-Beschlüsse gemacht werden, welche protokolliert werden müssen. Auf der Crewsprecherliste werden die Protokolle veröffentlicht, dort soll mitgelesen werden. In den Protokollen sollten außerdem Informationen darüber zu finden sein, welche Aufgaben die AG/PG aktuell konkret übernimmt.
  • Änderungen bei den Sprechern der AG/PG, neu übernommene Aufgaben und Neugründungen sollen sofort in die Übersichtsseiten eingepflegt werden.
  • Bei Unklarheiten soll Rückfrage gestellt werden.
  • Bei fehlenden Sprechern oder Aufgabendefinitionen soll sowohl die AG/PG darauf hingewiesen, als auch ein Vorstandsmitglied eingeschaltet werden. Die ordentliche Bereitstellung dieser Informationen ist einerseits eine satzungsgemäße Aufgabe der AG/PG und unerlässlich um sinnvolle Kommunikation im LV zu ermöglichen.
  • Mailinglisten zur Kontaktaufnahme mit AGs/PGs sind abzulehnen. Es sollten konkrete Personen mit einer eigenen eMail-Adresse von der AG/PG benannt werden. In begründeten Ausnahmen ist eine Abweichung von dieser Regel möglich. Hier muss allerdings dann in besonderem Maße darauf geachtet werden, dass die Kontaktaufnahme klappt.
  • Bei Neugründung einer AG oder PG soll dies dem Arbeitsbereich Koordination und Öffentlichkeit mitgeteilt werden, damit dieser mit der AG oder PG in Kontakt treten kann.
• Wiki-Seiten pflegen:
  • Die Wiki-Seiten aus diesem Aufgabenbereich müssen nicht nur aktiv mit Daten gefüllt werden, stattdessen müssen auch die vorhandenen Diagramme, etc. auf Korrektheit überprüft werden.
  • Außerdem soll aus diesem Arbeitsbereich auch ein Ansprechpartner zur Verfügung stehen, der Meldungen über die Wiki-Seiten der AG Kommunikation (Fehler, Verbesserungsvorschläge, Wünsche, ...) von Benutzern entgegen nimmt. Der Ansprechpartner sollte auf den entsprechenden Wiki-Seiten vermerkt sein.
• Übersicht über Crewprotokolle: analog zum Sprecherwechsel bei AGs/PGs müssen auch Crewsprecherwechsel nachgehalten werden. Diese finden laut Satzung immer zu Beginn des Quartals statt.
• Einige der Probleme könnten auch technisch mit dem Wiki gelöst werden, daher soll der Kontakt zur AG Website NRW gepflegt werden, um Lösungen zu entwickeln.
• Stammtische kontaktieren
  • Stammtische sind keine offizielle Struktur des LV, daher gibt es keinen zentralen Punkt, um von ihrer Existenz zu erfahren. Vorhandene und neue Stammtische müssen angeschrieben und nach Ansprechpartnern gefragt werden.
  • Ansprechpartner für Stammtische sollen Einverstanden sein, dass die AG Kommunikation NRW ihre eMail-Adressen an interessierte außenstehende weitergeben kann. eMails von Außenstehenden an die NRW-eMail-Adressen sollten nämlich nicht an eine unlegitimierte Struktur (wie den Stammtisch) weitergeleitet werden. (Wird der Stammtisch durch eine lokale AG oder Crew getragen sieht ist das in Ordnung.)
  • Auch die Ansprechpartner der Stammtische sollen auf einer Übersichtsseite gesammelt werden.
  • Diese Aufgabe soll nicht vom Arbeitsbereich Koordination und Öffentlichkeit übernommen werden, da sie mehr eine Recherche- statt eine Kommunikationsaufgabe ist.

Regeln zum Umgang mit dem Request-Tracker

• Die AG Technik NRW ist für die technische Betreuung des Request Trackers, die AG Kommunikation NRW ist für die organisatorische und inhaltliche Betreuung des Request Tracker zuständig.

Allgemeines

• Der Request-Tracker ist ein Tool für die Außenkommunikation und soll nicht für interne Diskussionen verwendet werden.
• Der Eingang von Mails wird direkt automatisch bestätigt werden. Innerhalb von 24h Stunden soll die Mail das erste Mal bearbeitet werden und eine persönliche Rückmeldung an den Anfragesteller verschickt werden.
• Jede Mail soll freundlich und in einem angemessenen Ton beantwortet werden, besonders in der Kommunikation mit Außenstehenden. Unter Umstände entscheidet genau das darüber, wie der- oder diejenige in Zukunft über die Piratenpartei denkt.
• Können Konflikte nicht auf Basis dieser Regeln oder auf anderem Wege zufriedenstellend gelöst werden, wird der Vorstand des LV NRW gebeten, zu schlichten.
• Eine öffentliche Übersicht über die vorhandenen Queues und Benutzer wird vom Arbeitsbereich: Betreuung des RT geführt.

Queues

• Jede Queue des Request-Trackers ist einer satzungsgemäßen Einheit des LV NRW (AG, PG, Crew, etc) zugeordnet. Diese entscheidet, wer die Queue bearbeiten darf.
• Mitarbeiter der AG Kommunikation können Zugriff auf alle Queues haben, um schnelle Beantwortung von Mails sicherzustellen.
• Queues müssen spätestens alle 24h bearbeitet werden. Ist dies nicht möglich, ist dies dem Arbeitsbereich: Betreuung des RT mitzuteilen. Queues die nicht regelmäßig bearbeitet oder genutzt werden, werden auf Entscheidung der AG Kommunikation NRW abgeschafft. Andere Benutzer des RT verlassen sich möglicherweise darauf, dass alle Queues bearbeitet werden. Über Ausnahmen von dieser Regel entscheidet der Arbeitsbereich: Betreuung des RT. Unbearbeitete Anfragen aus aufgelösten Queue werden durch die AG Kommunikation mit hoher Priorität bearbeitet.
• Queues können nach dem in Arbeitsablauf: Queue anlegen definierten Verfahren beantragt werden.

• Es muss noch definiert werden, wer welche Rechte an der Queue bekommt, wer sich um die Verteilung dieser kümmert, etc. Oder kann das der AB-RT-Admin selbst machen? --Lechimp 18:06, 25. Nov. 2009 (CET)

Benutzer

• Jeder Benutzer des RT muss diesen Regeln zustimmen.
• Ein Benutzerzugang zum Request-Tracker ist an die aktive Mitarbeit gebunden. Jeder Benutzer soll sich alle drei Tage über seine unbeantworteten Anfragen im Request Tracker informieren. Ist dies nicht möglich (Krankheit, Urlaub, ...) soll dem Arbeitsbereich Betreuung des RT eine Mitteilung darüber gemacht werden. Bestehen begründete Zweifel an der aktiven Mitarbeit des Benutzers, kann dieser auf Entscheidung der AG Kommunikation NRW seinen Benutzerzugang verlieren.
• Benutzerzugänge können nach dem in Arbeitsablauf Benutzerzugang einrichten definierten Verfahren beantragt werden.

interne Mailingliste der AG Kommunikation

• Die ML ist öffentlich lesbar und schreibbar.
• Die Betreuung der Mailingliste wird durch den Arbeitsbereich: Koordination und Öffentlichkeit übernommen.
• Die Mailingliste dient nur dazu, interne Themen der AG Kommunikation NRW zu kommunizieren.