Piratenwiki Mirror

BE:Lichtenberg/Beauftragungen/Finanzen/Corinna - Bericht zur GVLiho2016.1

< BE:Lichtenberg‎ | Beauftragungen‎ | Finanzen
Version vom 12. März 2016, 04:10 Uhr von imported>Animaresk (Die Seite wurde neu angelegt: „<br> '''Bericht, den ich im Rahmen der Finanzbeauftragung für die BE:Gebietsversammlungen/Lichtenberg/2016.1|Gebi…“)
(Unterschied) ← Nächstältere Version | Aktuelle Version (Unterschied) | Nächstjüngere Version → (Unterschied)


Bericht, den ich im Rahmen der Finanzbeauftragung für die Gebietsversammlung 2016.1 erstellt habe. Erstellt von Corinna.





Ausgangslage

Berichtszeitraum


Dieser Bericht beginnt ab dem letzten Bericht zur Gebietsversammlung 2015.1.


Aufgaben laut Beschluss


Neu festgelegt auf der GVLiho2014.2 (Protokoll):

Gebietsbeauftragte*r für Finanzen

Die Gebietsversammlung wählt eine*n 'Gebietsbeauftragte*n für Finanzen', im Folgenden Beauftragte*n genannt, und überträgt ihr*ihm stellvertretend für die Gebietsversammlung die Aufgabe der Verwaltung des vom Landesverband zur Verfügung gestellten Bezirksbudgets. In die Verantwortung der*des Beauftragten fallen insbesondere:

  • Die Beschaffung und Abrechnung von Geldern aus dem Bezirksbudget beim Schatzmeister/der Schatzmeisterin des Landesverbandes.
  • Die stetige Zusammenarbeit mit den aktiven Piraten im Bezirk Lichtenberg.
  • Die Erstellung eines voraussichtlichen Haushaltsplanes für die Amtszeit, der voraussichtliche Ausgaben (Raummieten, Standmieten u.ä.) enthält.
  • Die Erstellung und Pflege einer öffentlich zugänglichen Anleitung zur Beantragung von Geldern aus dem Bezirksbudget, die Regelungen zu einer transparenten Antragsstellung beinhalten muss.
  • Die eigenverantwortliche Entscheidung über Ausgaben von jeweils bis zu 150 Euro pro Einzelbeschluss.
  • Für alle anderen Fälle bedarf es der transparent an geeigneter Stelle im Wiki dokumentierten Antragstellung von mindestens drei Lichtenberger Piraten.
  • Die Erstellung und kontinuierliche Pflege eines transparenten und öffentlich zugänglichen Rechenschaftsberichts, der mindestens den Betrag und den Verwendungszweck der Kontobewegungen (inklusive der Ausgaben aus der Barkasse) beinhaltet.

Die*der Beauftragte wird für die Dauer von maximal vierhundert Tagen gewählt. Die Amtszeit endet spätestens mit der Wahl einer*s neuen Beauftragten. Die Wiederwahl ist zulässig.


Weitere Aufgaben


Eigene Ziele

  • Ansprechpartner sein
  • Finanzen transparent machen
  • aktuelle Zahlen bereitstellen
  • Anleitungen/How To/FAQs überarbeiten/erstellen
  • Wikiseiten überarbeiten/betreuen
  • Lastschriftverfahren bewerben
  • Spendenkampagnen begleiten/kommunizieren
  • Schatzi-Squad besuchen
  • fortlaufenden Tätigkeitsbericht erstellen
  • Kontakt zum Schatzmeister pflegen


Aufgabenbeschreibung vom Schatzi-Squad

  • Kassen- und Kontoführung mit dem Softwaresystem pflegen
  • Original-Dokumente und -Belege monatlich in die Landesgeschäftsstelle bringen
  • Scans der Dokumente monatlich ins Dokumentenmanagementsystem (DMS) hochladen
  • Tätigkeitsbericht mit den Daten des Bezirkes für Gebietsversammlungen bereithalten


Tätigkeiten und Themen

Aufarbeitung der alten Vorgänge

  • keine der Personen, die noch Anspruch auf Erstattungen hätten, haben erforderliche Dokumente (ausgefüllte Erstattungsformulare usw.) eingereicht
    • demnach betrachte ich die Vorgänge als erledigt
  • Unklarheiten in den Kontobewegungen 2014 lassen sich nicht mehr aufklären:
    • GLSLI2014-05: Verwendungszweck unklar, kein Beschluss vorhanden
    • GLSLI2014-41: kein Beschluss vorhanden


Wiki-Dinge


Überweisen, Erstatten und Bestellen

  • Nutzung der Arbeitstools:
    • Starmoney: Software für Zugriff auf das Bezirkskonto
      • bis November 2015 relativ regelmäßig genutzt
      • seit November 2015 gab es damit immer wieder Probleme: zuerst hat Starmoney nicht funktioniert, dann hat der VPN-Zugriff nicht funktioniert
      • inzwischen soll es eine Regelung geben, dass Personen mit Kontovollmacht auch Online-Banking nutzen können; damit würde Nutzungszwang von Starmoney entfallen
    • Buchungstool: Software für Buchungen der Kontobewegungen
      • Buchungen sind seit Mitte 2015 an den Bund ausgelagert worden, so dass diese Aufgabe entfallen ist
    • Dokumentenmanagementsystem (DMS): Software für Archivierung der Belege
      • nicht regelmäßig genutzt
  • meist zeitnah Erstattungen und Überweisungen getätigt
  • im Pshop über Gebietsaccount Material (Grundsatzprogramme, Modellierballons, Luftballons) bestellt
  • Kommunikation mit Kiezspinne FAS e.V. zu korrekter Rechnung und Mahnschreiben (Veranstaltung am 21.05.2014)


Bezirksspendenkampagne


Bußgeld für Wahlplakate

  • wurde nicht vom Bezirksbudget abgezogen, wird daher als erledigt betrachtet


BankCard für das Bezirkskonto

  • bisher hat sich kein einziges Mal die Gelegenheit/Notwendigkeit zur Benutzung ergeben


Bezirkslager

  • einige Telefonate mit Pickens Selfstorage
  • dritte Mietzeit (19.05.2015 bis 18.05.2016) organisiert:
    • Antrag zur Weiterführung auf GV Liho 2015.1 gestellt
    • Beschlussantrag an LaVo gestellt
    • Vertrag mit Pickens und Schatzmeister Harry besprochen
    • Vertragsunterzeichnung lief direkt zwischen Pickens und Schatzmeister
    • Überweisung der Mietsumme an Pickens
    • Wikiseite zum Bezirkslager aktualisiert
  • Beschluss über Weiterführung des Bezirkslagers steht noch aus: Antrag zur Weiterführung auf GV Liho 2016.1 gestellt


Schatzi-Squad

  • Wikiseite: https://wiki.piratenpartei.de/BE:Squads/Schatzi
  • regelmäßige Koordination der Treffen bis Januar 2016:
    • Einladungen zum Treffen über verschiedene Kanäle
    • Betreuung der Wikiseite und der Pads
    • Vorbereitung der Tagesordnung
    • Protokollführung und Einstellen der Protokolle ins Wiki
  • regelmäßige Teilnahme an den Treffen bis November 2015
  • Ideen eingebracht und an Aufgaben mitgearbeitet
  • Themen im Squad:
    • Bezirksspendenkampagne 16.02.-31.03.2014
    • Haushaltsplan 2015 und Haushaltsplan 2016
    • FAQ für Finanzbeauftragte in den Bezirken und Berliner FAQ
    • Verpflegung für Helfer/Gäste auf Veranstaltungen
    • Schatzmeister-Sprechstunde
    • Produktverkauf über Pshop zur Einnahmengenerierung
    • Spendenkampagne Ende 2014 und Spendenkampagne Ende 2015
    • Erstattung Kontoführungsgebühren für die Bezirke
    • Bezirksbudgets für die Bezirke
    • Auslagenerstattung und Reisekostenabrechnung
    • Dokumentenmanagementsystem
    • Angestellte für Buchhaltung
    • Beauftragungen
    • Probleme mit Starmoney, Buchungstool und VPN
    • Rechenschaftsbericht 2014
    • Finanzportal: http://finanzen.piratenpartei.de
    • Berichte von den Treffen der Landesschatzmeister und des Schatzmeisterclubs
    • Übergang von Harry zu Achim als neuer Schatzmeister
    • Barkassen
    • Mitgliedsbeiträge, Spendeneinnahmen, Spendenbescheinigungen
    • Überarbeitung der Finanzformulare
  • Aufgaben, die ich übernommen habe:


Kommunikation mit dem Schatzmeister

  • regelmäßig konkrete Probleme und Vorfälle besprochen


Dokumentation und Ablage

  • Scannen der Original-Belege
  • Sicherung der Kontoauszüge (Starmoney)
  • Original-Belege 2014 an Schatzmeister Harry übergeben


Berichterstattung


Die Zahlen

Kontobewegungen bis zum 12.03.2016


Offene Zu- und Abflüsse

  • Erstattung der Miete für die AVLiho2016.1: - 35,00 Euro
  • Erstattung der Miete für die GVLiho2016.1: - 35,00 Euro
  • Bezirksbudget 2016: + 600,76 Euro


Offene Aufgaben

  • auf zeitnahe Überweisung des Bezirksbudgets 2016 drängen
  • Wiki-Dinge:
    • Überarbeitung und Kommunikation der Anleitung zur (manuellen) Antragsstellung, wenn Button nicht funktioniert
    • existierendes How-To-Finanzen erweitern und stärker kommunizieren: http://wiki.piratenpartei.de/BE:Howto:Lichtenberg/Finanzen
    • Erstellung von Anleitung und Workflow für die Gewährung eines Vorschusses
  • Möglichkeit zum Online-Banking klären
  • Abrechnung mit Wodan_one bzgl. Bloghosting bei uberspace klären
  • BankCard:
    • doppelte Karte klären
    • Geldabhebung testen
  • Aufgaben aus dem Schatzi-Squad:
    • FAQ für Finanzbeauftragte fertigstellen, ins Wiki einstellen und über verschiedene Kanäle kommunizieren
    • Berliner FAQ überarbeiten: http://wiki.piratenpartei.de/BE:Finanzen/FAQ
    • restliche Finanzformulare überarbeiten: Reisekostenabrechnung, Beitragsminderung, Barkasse
  • Dokumentation und Ablage:
    • Scannen von Dokumenten der neueren Vorgänge (ab GLSLI2016-3)
    • mithilfe von ecoICE Scans in maschinenlesbares PDF umwandeln und Scans ins DMS hochladen
    • Original-Dokumente 2015 beim Schatzmeister abgeben
    • Kontoauszug 2015 via Starmoney abrufen und abheften
  • Mitgliedsbeiträge und Spenden:
    • Spenden: Überarbeitung von Anleitungen (Blog, Wiki) und Erhöhung der Spendenbereitschaft
    • Mitgliedsbeiträge: Übersicht über zahlende Mitglieder (davon ermäßigt)
  • Haushaltsplan 2016 erstellen


Feedback

Fragen, Anmerkungen und Kritik können hier gerne vermerkt werden. Bitte 4 Tilden nutzen, um euren Benutzernamen zu hinterlassen.

Abgerufen von „https://wikimirror.piraten.tools/wiki/index.php?title=BE:Lichtenberg/Beauftragungen/Finanzen/Corinna_-_Bericht_zur_GVLiho2016.1&oldid=55938503“