Schatzmeister/Buchungen
Die Buchungen auf dem Kontoauszug werden durchlaufend nummeriert. Die Belege zu den Buchungen werden hinter dem Kontoauszug abgeheftet, auf dem die Buchung ist. Die Belegnummer der Buchung wird auf dem Beleg notiert, damit der Vorgang jederzeit wieder auffindbar ist. Erforderliche Vorstandsbeschlüsse sind in Kopie ebenfalls mit dem Beleg zusammen abzuheften. In der Exceltabelle wird die gleiche Buchungsnummer notiert.
Für Eingänge von Mitgliedsbeiträgen oder Spenden ist kein extra Beleg erforderlich, wenn die Angaben alle aus dem Kontoauszug hervorgehen. Falls Spendenbescheinigungen ausgestellt werden, ist eine Kopie hinter den Kontoauszug mit dem Eingang zu legen. Die Belegnummer wird auf die Kopie geschrieben.
Für die Kasse ist für jeden Vorgang ein Beleg erforderlich. Im Notfall reicht ein Blatt Papier, auf dem der Vorgang so beschrieben wird, dass er für einen nichteingeweihten Dritten verständlich ist (Eigenbeleg).
Eingang eines Mitgliedsbeitrags auf dem Bankkonto
Die Kontonummer des Mitglieds ist Mitgliedsnummer + 10000. für das Mitglied mit der Mitgliedsnummer 12345 ist die Kontonummer dann 22345.
| lfd.Nr. | Betrag | Gegenkonto | OP-Name | Datum | Konto | Buchungstext | Saldo | BV/KV | Strasse | PLZ | Ort |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 36,00 | 22345 | MB2010 | 18.07.2010 | 1200 | 22345 Name, Vorname | 36,00 | KV xyz |
Die Verteilung für Untergliederungen und den Bund nimmt das Steuerberatungsbüro vor. Das muss von uns nicht gebucht werden.
Zahlung der Umlage an den Bund
| lfd.Nr. | Betrag | Gegenkonto | OP-Name | Datum | Konto | Buchungstext | Saldo | BV/KV | Strasse | PLZ | Ort |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 2 | - 14,40 | 60000 | MB2010 | 18.07.2010 | 1200 | Umlage Bund I.Quartal 2010 | 21,60 |
Die Umlage an den Bund soll quartalsweise als Sammelüberweisung vorgenommen werden.
Zahlung des anteiligen Mitgliedbeitrags an einen Kreisverband
| lfd.Nr. | Betrag | Gegenkonto | OP-Name | Datum | Konto | Buchungstext | Saldo | BV/KV | Strasse | PLZ | Ort |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 3 | - 5,40 | 62xxx | MB2010 | 18.07.2010 | 1200 | anteilige Mitgliedsbeiträge Januar 2010 | 16,20 |
62xxx (Kontonummer des Kreisverbands)
Bei Gründung eins Kreis- Bezirksverbands ist die Gründung unserem Steuerberatungsbüro anzuzeigen unter Mitlieferung des Gründungsprotokolls und der Satzung. Gleichzeitig ist eine Nummer für den Kreis- Bezirksverband zu beantragen, die für Buchungen genutzt werden kann.
Überweisungen an andere Gliederungen
Das Mitglied Nr. 4711 hat seinen Beitrag irrtümlich an unseren LV gezahlt:
| lfd.Nr. | Betrag | Gegenkonto | OP-Name | Datum | Konto | Buchungstext | Saldo | BV/KV | Strasse | PLZ | Ort |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 4 | 36,00 | 6000x | MB2010 | 18.07.2010 | 1200 | 14711 Name, Vorname | 52,20 | ||||
| 5 | - 36,00 | 6000x | MB2010 | 18.07.2010 | 1200 | Beitrag für 14711 Name, Vorname | 16,20 |
Die Kontonummern der Landesverbände stehen im Kontenplan
Eingang eines höheren Mitgliedbeitrags - Beitrag
Das Mitglied Nr. 90 hat 100,-- Euro überwiesen. Buchungstext laut Kontoauszug: Beitrag 2010
| lfd.Nr. | Betrag | Gegenkonto | OP-Name | Datum | Konto | Buchungstext | Saldo | BV/KV | Strasse | PLZ | Ort |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 6 | 100,00 | 10090 | MB2010 | 18.07.2010 | 1200 | 10090 Name, Vorname | 116,20 |
Der gesamte Betrag ist als Beitrag zu buchen.
Eingang eines Mitgliedbeitrags + Spende
Das Mitglied Nr. 11240 hat 100,-- Euro überwiesen. Buchungstext laut Kontoauszug: Beitrag 2010 + Spende
| lfd.Nr. | Betrag | Gegenkonto | OP-Name | Datum | Konto | Buchungstext | Saldo | BV/KV | Strasse | PLZ | Ort |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 7 | 36,00 | 21240 | MB2010 | 18.07.2010 | 1200 | 21240 Name, Vorname | 152,20 | ||||
| 7 | 64,00 | 21240 | Spende | 18.07.2010 | 1200 | 21240 Name, Vorname | 216,20 |
Daraus werden zwei Buchungen mit der gleichen laufenden Buchungsnummer erstellt
Eingang eines Mitgliedbeitrags + zweckSpende
Das Mitglied Nr. 8765 hat 100,-- Euro überwiesen. Buchungstext laut Kontoauszug: Beitrag 2010 + Spende für den LV
| lfd.Nr. | Betrag | Gegenkonto | OP-Name | Datum | Konto | Buchungstext | Saldo | BV/KV | Strasse | PLZ | Ort |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 8 | 36,00 | 18765 | MB2010 | 18.07.2010 | 1200 | 18765 Name, Vorname | 252,20 | ||||
| 8 | 64,00 | 18765 | zwSpende | 18.07.2010 | 1200 | 18765 Name, Vorname | 316,20 |
Daraus werden zwei Buchungen mit der gleichen laufenden Buchungsnummer erstellt. Von dieser Spende braucht kein Anteil an den Bund abgeführt werden.
Eingang eines Mitgliedbeitrags für 2 Jahre + Spende
Das Mitglied Nr. 1055 hat 100,-- Euro überwiesen. Buchungstext laut Kontoauszug: Beitrag 2010 + 2011 + Spende für den LV
| lfd.Nr. | Betrag | Gegenkonto | OP-Name | Datum | Konto | Buchungstext | Saldo | BV/KV | Strasse | PLZ | Ort |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 9 | 36,00 | 11055 | MB2010 | 18.07.2010 | 1200 | 11055 Name, Vorname | 352,20 | ||||
| 9 | 36,00 | 11055 | MB2011 | 18.07.2010 | 1200 | 11055 Name, Vorname | 388,20 | ||||
| 9 | 28,00 | 11055 | zwSpende | 18.07.2010 | 1200 | 11055 Name, Vorname | 416,20 |
Daraus werden drei Buchungen mit der gleichen laufenden Buchungsnummer erstellt, damit das Steuerberatungsbüro die richtigen Zuordnungen machen kann
Spenden
Das Mitglied Nr. 6957 zahlt 100,-- Buchung lt. Kontoauszug Wahlkampf:
| lfd.Nr. | Betrag | Gegenkonto | OP-Name | Datum | Konto | Buchungstext | Saldo | BV/KV | Strasse | PLZ | Ort |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 10 | 100,00 | 16957 | zwSpende | 18.07.2010 | 1200 | 16957 Name, Vorname Spende Wahlkampf | 516,20 |
Zweckspende ohne Adressangabe
Christian Meyer zahlt 100,-- Verwendungszweck lt. Kontoauszug: Wahlkampf
| lfd.Nr. | Betrag | Gegenkonto | OP-Name | Datum | Konto | Buchungstext | Saldo | BV/KV | Strasse | PLZ | Ort |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 11 | 100,00 | 5120 | BarSpende | 18.07.2010 | 1200 | Meyer, Christian | 616,20 |
Da wir Christian Meyer nicht kennen, können wir das Geld nicht zurückzahlen, wenn wir es nicht zweckgebunden verwenden. Ausserdem ist dieser Betrag nicht zuwendungsfähig durch die Parteienfinanzierung und muss deshalb auf 5120 gebucht werden.
Zweckspende mit Adressangabe
Christian Mayer zahlt 100,-- Verwendungszweck lt. Kontoauszug: Christian Mayer, Badstrasse 1, 47111 Monopolystadt Spende für Wahlkampf
| lfd.Nr. | Betrag | Gegenkonto | OP-Name | Datum | Konto | Buchungstext | Saldo | BV/KV | Strasse | PLZ | Ort |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 12 | 100,00 | 5160 | zwSpende | 18.07.2010 | 1200 | Mayer, Christian Wahlkampf | 716,20 | Badstrasse 1 | 47111 | Monopolystadt |
Diese Spende ist zuwendungsfähig. Die Adresse muss neben der Buchung notiert werden, damit das Steuerberatungsbüro daraus eine Gesamt-Spendenliste erstellen kann.
Spende mit Adressangabe ohne Verwendungszweck
Christian Meier zahlt 100,-- Verwendungszweck lt. Kontoauszug: Christian Meier, Turmstrasse 2, 47111 Monopolystadt Spende
| lfd.Nr. | Betrag | Gegenkonto | OP-Name | Datum | Konto | Buchungstext | Saldo | BV/KV | Strasse | PLZ | Ort |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 13 | 100,00 | 5100 | Spende | 18.07.2010 | 1200 | Meier, Christian Spende | 816,20 | Turmstrasse 2 | 47111 | Monopolystadt |
Diese Spende ist zuwendungsfähig. Lt. Satzung müssen 50% dieses Betrags an den Bund weitergegeben werden.
Spende über 1.000,-- ohne Adressangabe
Christian Mayr zahlt 4000,-- Verwendungszweck lt. Kontoauszug: Spende
| lfd.Nr. | Betrag | Gegenkonto | OP-Name | Datum | Konto | Buchungstext | Saldo | BV/KV | Strasse | PLZ | Ort |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 14 | 4000,00 | 1700 | BarSpende | 18.07.2010 | 1200 | Mayr, Christian Rückzlg an Bundestag anonym | 4.816,20 |
Diese Spende ist unzulässig und muss sofort dem Bundesschatzmeister gemeldet werden, damit der eine Überweisung an die Bundestagsverwaltung vornehmen kann.
Tellerspende
Auf dem Landesparteitag steht eine Spendendose. Die Sammlung ergibt 201,10 Euro
| lfd.Nr. | Betrag | Gegenkonto | OP-Name | Datum | Konto | Buchungstext | Saldo |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 201,10 | 5120 | Barspende | 18.07.2010 | 1000 | Tellerspende LPT | 201,10 |
Der Schatzmeister nimmt einen weißen (oder bunten) Zettel und schreibt darauf: Tellerspende vom Landesparteitag am 18.07.2010. 201,10 Euro. Datum + Unterschrift und legt diesen Zettel in das Kassenbuch
Sachspende
Ein Mitglied spendet ein Megaphon, dass 1 Jahr alt ist und gibt folgende Angaben an:
- Artikel-Bezeichung: SJM-30 740SW MEGAPHON MIT SIRENE
- Zustand: neuwertig (ca. 1 Jahr alt)
- Anschaffungspreis: 61,50 Euro
- zu finden bei www.conrad.de Artikelnummer: 300871 - 62
Als Wert habe ich 3/4 des Anschaffungspreis angesetzt, also 49,20 Euro
Sach- und Aufwandsspenden werden über die Kasse gebucht. Diese Spenden müssen ab einem Wert von 100,-- Euro durch einen Vorstandsbeschluss genehmigt sein, damit sie vom Wirtschaftsprüfer als zuwendungsfähige Einnahme anerkannt werden.
| lfd.Nr. | Betrag | Gegenkonto | OP-Name | Datum | Konto | Buchungstext | Saldo | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 2 | 49,20 | 22345 | Sachspende | 18.07.2010 | 1000 | 22345 Name, Vorname Sachspende Megaphon | 205,30 | |
| 2 | - 49,20 | 0480 | 18.07.2010 | 1000 | Megaphon | 201,10 |
Im Formular sach_01_form sind Fragen zur Sachspende, die beantwortet werden müssen.
Aufwandsspende
Der Schatzmeister mit der Mitgliedsnummer 2525 fährt zum Schatzmeistertreffen. Er lässt sich die Reise vom Landesvorstand gemäß der Geschäftsordnung im voraus am 15.10.2010 genehmigen und reicht unverzüglich nach der Reise die Reisekostenabrechnung ein.
Reisedauer von Freitag 15.00 Uhr bis Sonntag 21.00 Uhr
Fahrkarte 90,--
Übernachtungskosten 70,00 ohne Frühstück (muss auf dem Beleg vermerkt sein)*
Spesen:
- Tag 9 Stunden = 6 Euro Verpflegungsmehraufwand
- Tag 24 Stunden = 24 Euro Verpflegungsmehraufwand
- Tag 21 Stunden = 12 Euro Verpflegungsmehraufwand
Summe: 202,-- Euro
Davon Spende an die Piraten 42,--
Überweisen/Auszahlen: 160,--
- Die Kosten für das Frühstück müssen vom Übernachtungsbetrag abgezogen werden.
| lfd.Nr. | Betrag | Gegenkonto | OP-Name | Datum | Konto | Buchungstext | Saldo | Beschluß vom |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 3 | 42,00 | 12525 | Aufspende | 05.11.2010 | 1000 | 12525 Name, Vorname Schatzmeistertreffen | 243,10 | 15.10.2010 |
| 3 | - 42,00 | 6342 | 05.11.2010 | 1000 | Schatzmeistertreffen | 201,10 | 15.10.2010 | |
| 3 | - 70,00 | 6340 | 05.11.2010 | 1000 | Schatzmeistertreffen | 131,10 | 15.10.2010 | |
| 3 | - 90,00 | 6341 | 05.11.2010 | 1000 | Schatzmeistertreffen | 41,10 | 15.10.2010 |
Auf dem Reisekostenantrag müssen alle Unterschriften vorhanden sein und die Originalbelege (Hotel + Fahrkarte) angeheftet sein. Die Entgegennahme des Bargeldes muss auch quittiert sein. Besser ist eine Überweisung. Dazu dann den Reisekostenantrag kopieren, damit ein Beleg in der Kasse ist und ein Beleg bei den Kontoauszügen.
Aufwandsverzichtsspende
Der Kreisverbandsvorstand beschließt in seiner Vorstandssitzung, dass er zum Kreisparteitag für die Piraten belegte Brötchen, Kuchen und Getränke anbieten will.
Die Konditorei Schultz beliefert den Kreisparteitag mit belegten Brötchen, Kuchen und Getränken.
Hierfür stellt sie eine Rechnung über € 250,-- zuzüglich 19% Mwst (€ 47,50), also insgesamt € 297,50 aus. Auf die Rechnung schreibt die Konditorei: Wir verzichten auf die Begleichung unserer Forderung in Höhe von 297,50 Euro und bitten um eine Spendenbescheinigung.
| lfd.Nr. | Betrag | Gegenkonto | OP-Name | Datum | Konto | Buchungstext | Saldo | Beschluß vom |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 4 | 297,50 | 5230 | Aufspende | 08.11.2011 | 1000 | Konditorei Schultz | 338,60 | |
| 4 | - 297,50 | 6301 | 08.11.2011 | 1000 | Catering Kreisparteitag 2011 | 41,10 | 08.10.2011 |
Ohne Rechnung kann keine Spendenbescheinigung ausgestellt werden. Die Konditorei muss die angefallene Umsatzsteuer in ihrer Umsatzsteuererklärung an das Finanzamt abführen. Es werden somit "nur" 31% Steuerersparnis erzielt.
Ausgaben
Kontoführungsgebühren
Die Bank belastet Kontoführungsgebühren in Höhe von 12,50
| lfd.Nr. | Betrag | Gegenkonto | OP-Name | Datum | Konto | Buchungstext | Saldo | BV/KV | Strasse | PLZ | Ort |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 15 | - 12,50 | 6250 | 30.09.2010 | 1200 | Kontoführungsgebühren III.2010 | 4.803,70 |
Die Belegnummer 15 bitte auf dem Extrabeleg der Abrechnung handschriftlich notieren
Flyer für den Wahlkampf
Eine Rechnung über 203,70 für Flyer während eines Wahlkampfes
| lfd.Nr. | Betrag | Gegenkonto | OP-Name | Datum | Konto | Buchungstext | Saldo | BV/KV | Strasse | PLZ | Ort |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 16 | - 203,70 | 6461 | 10.12.2010 | 1200 | Flyer | 4.600,-- |
Die Belegnummer 16 bitte auf der Rechnung handschriftlich notieren und hinter dem Kontoauszug mit der Belastung ablegen.
Raummiete für den LPT
Eine Rechnung über 250,-- über Miete für den Raum des LPTs
| lfd.Nr. | Betrag | Gegenkonto | OP-Name | Datum | Konto | Buchungstext | Saldo | BV/KV | Strasse | PLZ | Ort |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 17 | - 250,-- | 6301 | 11.12.2010 | 1200 | Raumkosten LPT am xx.xx.2010 | 4.350,-- |
Die Belegnummer 17 bitte auf der Rechnung handschriftlich notieren und hinter dem Kontoauszug mit der Belastung ablegen.
Anmerkungen
- Alle Rechnungen müssen auf die Partei als Empfänger ausgeschrieben sein. Wenn das nicht der Fall ist, muss der Empfänger die Rechnung zuerst selbst begleichen und dann über das Erstattungs-Formular die Kosten geltend machen.