Mitgliederverwaltung/Workflow 2008-03

Neuer Anlauf zur Mitgliederverwaltung März 2008

Auf dieser Seite möchte ich (Jens Seipenbusch) Schritt für Schritt die Festlegungen dokumentieren, auf die ich mich mit Bastian am 12.3. grob geeinigt habe. Hintergrund ist einerseits das neue Konto der Partei und andererseits der Bedarf, die existierenden Datenbestände wieder zu vereinen. (Bitte keine inhaltlichen Veränderungen ohne Rücksprache mit mir vornehmen.)

Grobkonzept

Zur reinen Mitgliederverwaltung nehmen wir ein unmodifiziertes Admidio-System, das auf einem Server in der Geschäftsstelle läuft und per VPN auch von den Gebietsverbänden erreichbar sein wird. Dort wird die Verwaltung der Stammdaten der Mitglieder vorgenommen. Die Beitrags- und sonstige Finanzverwaltung geschieht mit einem anderen System (ggf. für den Anfang GS-Verein). Als Anknüpfungspunkt soll im Admidio ein definiertes Zusatzfeld zu den Stammdaten hinzugefügt werden, das z.B. 'Beitrag bezahlt bis' o.ä. heißt und Auskunft über den Status der Beitragszahlung des Mitglieds gibt.

Datenquellen

1. Mitgliedsanträge Briefpost an die Geschäftsstelle
2. Mitgliedsanträge Fax (SIP momentan) an die Geschäftsstelle
3. Mitgliedsanträge über Online-Formular (Email)
4. Mitgliedsanträge die bei Gebietsverbänden eingegangen sind
5. Kontenbewegungen Konto Peter Böhm bei Sparkasse
6. Kontenbewegungen Konto Piratenpartei bei GLS-Bank
7. Kontenbewegungen auf Gebietsverbandskonten
8. Änderungsmeldungen von Mitgliedern (Geschäftsstelle oder Gebietsverbände)

Workflow

Mitgliedsanträge an die Geschäftsstelle werden von den dortigen Helfern je nach Medium erfasst und in das Mitgliedsantrags-Standardformat gebracht (Tabelle mit definierten Spalten). Die so (momentan auf das Geschäftsstellen-Email-Konto) eingehenden Daten werden gespeichert und wie Änderungsmeldungen aufbewahrt und anschließend in das Admidio und ggf. weitere Systeme importiert.

Mitgliedsanträge an Gebietsverbände werden entweder an die Geschäftsstelle weitergeleitet oder selbst in das Mitgliedsantrag-Standardformat gebracht. Die Gebietsverbände können diese Daten auch selbst in Admidio importieren. Auf jeden Fall aber werden regelmäßig Daten an die Geschäftsstelle im genannten Tabellenformat übermittelt jeweils mit dem Vermerk, ob diese schon eingetragen sind in Admidio oder nicht. Der Import in die sonstigen zentralen Systeme erfolgt in der Geschäftsstelle. (Falls sich dies als unpraktikabel erweist, kann die Geschäftsstelle auch regelmäßig aus dem Admidio _exportieren_ um ihre weiteren Systeme zu befüllen, dann fiele u.U. die Mitteilungsnotwendigkeit aus den Gebietsverbänden weg) Die Gebietsverbände können jederzeit den für sie zutreffenden Mitgliedsbestand aus dem Admidio exportieren, falls sie eigene weitere Systeme damit abgleichen müssen.

Die Kontenbewegungen auf zentralen Konten werden per Online-Banking-Zugang regelmäßig ausgelesen und in das Buchungs-Standardformat gebracht. Diese Auszüge werden ebenfalls gespeichert und anschliessend in das aktuelle Kontenverwaltungssystem importiert. (Alternativ werden die Auszüge über eine Kontenschnittstelle direkt importiert, wenn möglich.) Gleichzeitig kann mit diesen Auszügen in noch zu definierender Weise das Beitragsfeld im Admidio befüllt werden (entweder Beitrag bezahlt am, oder Beitrag bezahlt bis).

Die Gebietsverbände verwalten Ihre Konten nach eigenem Ermessen. Für auf Ihren Konten eingegangene Mitgliedsbeiträge müssen Sie regelmäßig die betreffenden Buchungen im Buchungs-Standardformat an die Geschäftsstelle übermitteln. Sie können anhand solcher Eingänge das Beitragsfeld in der Mitgliederverwaltung Admidio für Ihre Mitglieder auch selbst befüllen.

Schnittstellen

folgende Schnittstellen müssen festgelegt werden:

• Mitgliedsantrag-Standardformat (OpenOffice-Tabelle, CSV)
• Buchungs-Standardformat (OpenOffice-Tabelle, CSV)

Vor- und Nachteile

• Die Verwaltung der Mitgliederdaten erfolgt mandantenfähig mit Fernzugriff auf einem ausgereiften, kostenlosen OpenSource-System
• Die Trennung von Finanz- und Mitgliederverwaltung hat unterschiedliche Aspekte
  • sie erlaubt komplette Eigenständigkeit bei der Verwaltung von Gebietsverbandskonten
  • sie erlaubt der Geschäftsstelle, ein System einzusetzen, das fertige Finanzberichte, Einzugsermächtigungslisten u.ä. erzeugt
  • sie erfordert an der Schnittstelle einen Mehraufwand (z.B eine genaue Prüfung des Verhaltens beim gegenseitigen Export und Import von Daten)
  • sie erfordert eine (möglichst durch Import zu automatisierende) Aktualisierung von Feldern im Admidio, die wie geschildert den Beitragsstatus abbilden