Mitgliederverwaltung
Verwaltungstool
Eine Softwarelösung, die unseren Ansprüchen genügt, wird aktuell erstellt.
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Diese Seite dient derzeit der Planung einer Software für die Mitgliederverwaltung und wird nach Abschluss der Arbeiten diese Dokumentieren und für die Generalsekretäre aller Ebenen als Leitfaden dienen.
Pflichten
Dieser Abschnitt beschreibt alle Aufgaben, die die Software leisten muss. Dabei sind alle in der Realität vorkommenden Vorgänge in der Benutzerverwaltung zu berücksichtigen und entsprechende Anforderungen zu formulieren, wie sich die Software zu verhalten hat.
Neuaufnahme eines Mitgliedes
Gegebene Voraussetzungen sind:
- Es liegt ein ausgefüllter und unterschriebener Mitgliedsantrag bei der zuständigen Gliederung vor.
Der zuständige GenSek trägt die persönlichen Angaben (kurz: Alles, was auf dem Antrag steht) ein.
Es besteht die Möglichkeit, dass diese Person schon einmal Mitglied war. Dann bleiben die Mitgliedsnummer und alle damit assoziierten Daten unverändert mit Ausnahme der auf dem Antrag vorhanden geänderten Daten und das Beitrittsdatum. FIXME: Wie sieht es mit einer erneuten Entrichtung des Mitgliedsbeitrages aus? Ich neige dazu, einfach den letzten Zahlungszeitpunkt unverändert beizubehalten.
Abgerufene Daten
- Stammdaten
Anfallende Daten (= Stammdaten)
- Mitgliedsnummer
- persönliche Angaben wie Name, Anschrift
- Verband, in dem man seine Mitgliedschaft erwirbt
- Beitrittsdatum
Probleme
- Da nach der letzten Satzungsänderung ein Mitglied seine Mitgliedschaft in einem beliebigen Verband beantragen kann, ist es erforderlich, den Mitgliedsantrag entsprechend zu erweitern, da die Adresse keinen Aufschluss mehr darüber gibt, wo der Pirat als Mitglied geführt werden will.
Austritt/Ausschluss eines Mitgliedes
Gegebene Voraussetzungen sind:
- Bei Austritt: Es liegt die schriftliche Austrittserklärung bei der zuständigen Gliederung vor.
- Bei Ausschluss: Es liegt ein rechtskräftiger Beschluss des Vorstandes bei der zuständigen Gliederung vor. (Wenn der Pirat Einspruch erhebt, ist der Beschluss bis zum Schiedsspruch der letzten Instanz nicht rechtskräftig.)
Der zuständige GenSek trägt das Austrittsdatum ein und setzt die Tags entsprechend (Ex-Mitglied). Zudem sollte in den Notes verzeichnet werden, wann und wo die Austrittserklärung eingegangen und aufgehoben wird.
Abgerufene Daten
- Stammdaten
Anfallende Daten
- Austrittsdatum
- Mitgliedschaftszeitraum mit Referenz auf die Mitgliedsnummer in separater Tabelle.
Eingang eines Mitgliedsbeitrages
Gegebene Voraussetzungen sind:
- Fall 1: Der Mitgliedsbeitrag wurde auf das Konto der zuständigen Gliederung eingezahlt.
- Fall 2: Der Mitgliedsbeitrag wurde in Bar an die zuständige Gliederung gegen Quittung abgegeben.
(Andere Fälle sind durch Weiterleitung oder Überweisung des Betrages mit unverändertem Verwendungszweck an die richtige Gliederung zu behandeln.)
Der zuständige Schatzmeister trägt die Zahlung ein.
Abgerufene Daten
- Stammdaten
Anfallende Daten
- Fälligkeit des nächsten Mitgliedsbeitrages
Einzug der Mitgliedsbeiträge
Alle Mitgliedereinträge werden auf die Fälligkeit hin untersucht. Ist sie um eine bestimmte Anzahl Tage überschritten (z.B. 7 Tage) und hat das Mitglied seinen Mitgliedsbeitrag nicht überwiesen und hat es dem Lastschriftverfahren zugestimmt, so wird der Mitgliedsbeitrag eingezogen.
Hier gehört auch das Mahnwesen hin, wenn wir ein solches einrichten.
Dieser Job kann vollautomatisch ablaufen.
Abgerufene Daten
- Stammdaten
- Fälligkeit des nächsten Mitgliedsbeitrages
Anfallende Daten
- Fälligkeit des nächsten Mitgliedsbeitrages
Stichpunkte aus Mails
- Speicherung der Vorgänge für die letzten 10 Jahre ==> Durch automatische Backups ?
- Verweis auf die Dokumente (oder Speichern dieser) ==> Dokumente können gespeichert werden
- Hierarchie-Stufen ==> Möglich
- Web-Zugriff ==> Möglich
- Offline-Zugreifbarkeit ==> DB kann als .CVS lokal gespeichert werden.
- Finanz-Tauglichkeit ==> NICHT möglich
- Datensparsamkeit
Stammdaten
- Adressdaten
- Personen
- alle Verbände mit Ansprechpartnern, Zuordnung der Verbände untereinander
- NGOs mit Ansprechpartnern
- Behörden mit Ansprechpartnern
- Ansichts-, Such- und Eingabemasken der kompletten Datensätze
Rechnungswesen/Buchhaltung
- Text + Link zu eingescannten Belege ablegen
- Kategorien der Belege
- Auswertungslisten
- Mahnwesen
- Ansichts-, Such- und Eingabemasken der kompletten Datensätze
Mitgliederverwaltung
- Mitgliedsbeitrittsdatum Nx möglich
- Mitgliedsaustrittsdatum Nx möglich
- Zustelldatum des Mitgliedsausweises, NULL = nicht erhalten
- Mitgliedszahlungen (extra Tabelle)
- Ansichts-, Such- und Eingabemasken der kompletten Datensätze
Vertrieb/Marketing/Öffentlichkeitsarbeit
Das ist nun alles "nice to have":
- extra Tabelle mit den Schlüsseln zu den Mails, die eine Person erhielt
- extra Tabelle mit den Listen, die eine Person abonniert
- extra Tabelle für Aktivitäten einer Person (ist in AG ÖA, AG Pressemitteilungen etc.)
- Formulare für analoge Serienbriefe
- Formulare für digitale Serienbriefe
- Ansichts-, Such- und Eingabemasken der kompletten Datensätze