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Weitere Informationen gibt es in der Kategorie ELENA.

Allgemeines

28.03.2009: Gesetz über das Verfahren des elektronischen Entgeltnachweises (ELENA-Verfahrensgesetz) wird mit Zustimmung des Bundesrates erlassen
05./06.03.2009: 3. und 4. Lesung im Bundestag
01.04.2009: ELENA tritt in Kraft

Die Regelungen wurden in das Vierte Buch des Sozialgesetzbuches eingefügt.

Was ist ELENA

ELENA steht für den elektronischen Entgeltnachweis.
Einkommensnachweise werden nicht wie bisher den Angestellten ausgehändigt, sondern für höchstens 5 Jahre zentral gespeichert.
Behörden können mit dem Einverständnis des leistungsberechtigten Bürgers die Daten online abfragen.
Ursprünglicher Name des Projekts lautete JobCard.
Projekte startete jedoch nun ohne die geplanten Karten für Arbeitnehmer.

Wer ist davon betroffen

Alle Arbeitgeber als Versender der Daten.
Alle Beschäftigte, Beamte, Richter und Soldaten.

Der heutige Zustand

Allgemein

Arbeitgeber (AG) erstellt und gibt die Einkommensnachweise (EKN) an die Arbeitnehmer (AN).
Richtet sich der Bürger an die Behörden und stellt Anträge reicht er seine EKN mit ein.
Für einige Anträge (Arbeitslosengeld, …) werden speziellere Informationen benötigt, z.B. Art der Kündigung: selbstverschuldet/Betriebsbedingt…. Dazu wendet sich die Behörde an den AG, welcher ein bis drei Formulare ausfüllt und an die Behörde sendet.
Diese gibt ihre Entscheidung dem Bürger bekannt.

Sozialversicherung

Heute werden AN vom AG elektronisch bei der Krankenkasse an- und abgemeldet. * Übermittelt werden Vor- und Zunamen, Adresse, Staatsangehörigkeit und falls vorhanden, die Sozialversicherungsnummer oder das Geburtsdatum.
Zusätzlich werden monatlich Betragsmeldungen übermittelt (enthalten keine personalisierten Daten, sondern Summenwerte aller AN, die derselben Krankenkasse angehören).
Bei Jahresmeldungen wird das Bruttoarbeitsentgelt personalisiert übermittelt.
Arbeitsunterbrechungen werden gemeldet, wenn diese mehr als einen Monat gedauert haben.
Bei den Arbeitszeiten werden 3 Kategorien unterschieden: Vollzeit, Teilzeit und weniger als 18 Stunden pro Woche.

Steuerlicher Teil

Monatlich werden Lohnsteuervoranmeldungen ans Finanzamt übermittelt.
Diese enthalten die Summe der Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidarzuschlag …, aber keine personalisierten Informationen.
Personalisiert sind nur die Lohnsteuerbescheinigungen mit den Jahreswerten, bzw. bei unterjähriger Beschäftigungszeit der entsprechende Zeitraum.

Warum die Änderung?

Laut Bundesregierung:
- Beseitigung des in ihren Augen kostenträchtigen Medienbruchs
- Verbesserung der Qualität der Daten, die zur Berechnung einer finanziellen Beihilfe benötigt werden

Vollmundige Ankündigungen

Unternehmen sollen ab 2012 durch diesen "Meilenstein zum Abbau bestehender Bürokratie" um jährlich 85,6 Mio. Euro entlastet werden.
Gleichzeitig werden aber auch jährliche Betriebskosten von 11 Mio. Euro für die Zentrale Speicherstelle angegeben.
Laut Statistischem Bundesamt gab es im Erhebungsjahr 2006 rund 3,5 Millionen Unternehmen.
Das macht im Durchschnitt 25 EURO pro Unternehmen und Jahr an Entlastung aus. * Wenn man bedenkt, dass für Umsetzung von Meldungsverfahren Vorgesetzte und Chefs sich mit dieser Problematik etwa 5 Stunden à 50 EURO Stundensatz beschäftigen müssen, dann wird die Entlastung erstmals im Jahre 2022 greifen.
Weitere Investitionskosten entstehen für Chip-Karten, die ab 2012 die Daten der AN enthalten sollen.
Dadurch folgt eine unverhältnismäßige Benachteiligung von Kleinunternehmen (Hauptabnehmer für Chipkartenlesegeräte).
Der Nationale Normenkontrollrat hat in seiner Gutachterlichen Stellungnahme über das ELENA-Verfahren zur Bestimmung der Entlastung der Unternehmen ganze 42 Unternehmen befragt!
Darunter waren 7 Kleinunternehmen mit bis zu 48 Mitarbeitern, 13 mittlere Unternehmen mit bis zu 249 Mitarbeitern und 22 Großunternehmen.

Was ändert sich

Mit ELENA werden zum 01.01.2010 die Daten personalisiert an die Zentrale Speicherstelle, aktuell die Deutsche Rentenversicherung, gesendet.

Arbeitgeber

AG müssen ihre AN auf das neue Verfahren hinweisen: "Wir sind seit 1. Januar 2010 gesetzlich verpflichtet, monatlich die in Ihrer Entgeltabrechnung enthaltenen Daten im Rahmen des Verfahrens ELENA an die Zentrale Speicherstelle zu übermitteln."
Die "Deutsche Rentenversicherung Bund" empfiehlt zudem folgendes einmalig bei der ersten Gehaltsabrechnung 2010 zu übermitteln: "Das Gesetz über den Elektronischen Entgeltnachweis (kurz: ELENA) regelt, wie Bürger ihre Beschäftigungszeiten und Arbeitsentgelte nachweisen, wenn sie Sozialleistungen beantragen. Alle Arbeitgeber sind ab dem 1. Januar 2010 verpflichtet, die Entgeltdaten ihrer Beschäftigten an die Zentrale Speicherstelle zu übermitteln. Zum 1. Januar 2012 startet dann der Datenabruf des ELENA-Verfahrens."
Obiger Text verschweigt, dass die AG viele andere persönliche Daten melden müssen, z.B.:
- Krankenkasse des Mitarbeiters
- Personengruppe anhand eines Schlüssels, z. B. sozialversicherungspflichtig Beschäftigte, Auszubildende, Werksstudenten, Behinderte
- Beitragsgruppen KV, RV, ALV, PV
- Ausgeübte Tätigkeit anhand eines Schlüssels
- Vollzeit/Teilzeit/Heimarbeit o. ä.
- Bildungsstand
- Abweichender Beschäftigungsort
- Beginn des Arbeitsverhältnisses
- Vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit
- Änderung der regelmäßigen Wochenarbeitszeit
- Ausbildung und deren voraussichtliches Ende
- Fehlzeiten
Textvorschlag, um Beschäftigte auf wahres Ausmaß der Datenübermittlung hinzuweisen: "Wir sind im Rahmen des ELENA-Verfahrens seit 1. Januar 2010 gesetzlich verpflichtet, monatlich die in Ihrer Entgeltabrechnung enthaltenen Daten sowie weitere persönliche Daten, z. B. Art der Beschäftigung, Bildungsstand, Beschäftigungsort, vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit und Fehlzeiten an die staatliche Zentrale Speicherstelle zu übermitteln."
Viele der genannten Angaben werden von Unternehmen bereits seit langem monatlich an Knappschaft oder Krankenkasse gemeldet:
- Krankenversichungsbeitrag
- Rentenversicherungsbeitrag
- Pflegeversicherungsbeitrag
- Arbeitslosenversicherungsbeitrag
- Umlage bei Krankheit
- Umlage bei Mutterschaft
- Umlage bei Insolvenz anderer Unternehmen
Dem Finanzamt melden sie die Lohnsteuer. Und einmal im Jahr zusätzlich:
- Beitragsgruppen KV, RV, ALV, PV
- ausgeübte Tätigkeit anhand eines Schlüssels
- Vollzeit/Teilzeit/Heimarbeit o. ä.
- Bildungsstand
- Bruttojahresentgelt
- Entgelt und geleistete Arbeitsstunden zur Weitergabe an den Unfallversicherungsträger
Zusätzlich melden sie dem Unfallversicherungsträger die ihn betreffenden Daten direkt und der Künstlersozialkasse wie viel Geld sie an "Kreative" gezahlt haben.
Alle genannten Angaben müssen Unternehmen auch nach dem 1.1.2010 machen. Zusätzlich bedeutet ELENA für AG, dass sie nun monatlich
- verschiedene Entgelt-Arten melden müssen
- den abweichenden Beschäftigungsort
- die vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit
- die Änderung der regelmäßigen Wochenarbeitszeit
- ein Ausbildungsverhältnis und dessen voraussichtliches Ende
- Fehlzeiten
- …
Detailinformationen vom DRV Bund fehlen.
- Bis wann müssen Unternehmen die monatlichen Meldungen abgeben?
- Wie erfolgen Rückmeldungen auf Arbeitgebermeldungen?
- …
Auswirkungen von ELENA auf Unternehmen:
- Kleinst- und Kleinunternehmen mit wenigen Mitarbeitern, welche die Lohnabrechnung mit Hilfe einer Tabellenkalkulation selbst vornehmen, müssen nun pro Jahr und Mitarbeiter weitere 12 Formulare ausfüllen.
- Erste Erfahrungen mit dem Programm "sv.net 10" zeigen, dass je Mitarbeiter mit einem monatlichen Mehraufwand von 15 min zu rechnen ist.
Für die größte Gruppe der AG, für Kleinunternehmen, trägt ELENA somit zu noch mehr Bürokratie bei.

Arbeitnehmer

Bislang kaum Informationen zum Verfahren vorhanden (Stand 01/2010).
Die AG übersenden ab dem 1.1.2010 die Daten und Betroffene können nicht einmal zum Übermittelungsstart hinreichende Informationen erhalten.
Nur ein Flyer steht zur Verfügung, der von 100% Sicherheit und "bestimmten Daten" - sowie von einem nicht näher beschriebenen Einsparpotential und Vereinfachung in der Abwicklung spricht.
Der Übermittelung der Entgeltdaten kann nicht widersprochen werden.
Ab 2012 können Auskünfte für Sozialleistungen mit Hilfe der Signaturkarte (Chip-Karte, ehemals Job-Card) freigegeben werden.

Dateninhalt und Speicherdauer

Besonders hervorzuheben sind folgende Daten:
- Höhe des Lohns/Gehalts inkl. sonstiger Bezüge (sowohl steuerpflichtige als auch steuerfreie)
- Vereinbarte Wochenarbeitszeit in Stunden, bei Arbeitszeitänderungen inkl. einem Arbeitszeitvergleichswert (durchschnittliche regelmäßige Arbeitszeit eines vergleichbaren Vollzeitbeschäftigten)
- Diverse Steuerdaten wie Steuerklasse, Kinderfreibetrag
- Gezahlte Steuern und Sozialabgaben, inkl. Kirchensteuer (somit die Religionszugehörigkeit)
- Beschäftigungsort
- Fehlzeiten inkl. Arten der Fehlzeiten, z. B.
  - Krankengeld (Code 01)
  - Mutterschutzfrist (Code 03)
  - Unbezahlter Urlaub (Code 10)
  - Sonstige unbezahlte Fehlzeit (Code 11) (war: unbezahlte Fehlzeit - ("z.B. unentschuldigtes Fehlen/Arbeitsbummelei/Wochenende oder Feiertage ohne Entgelt/Pflege eines kranken Kindes ohne Kranken- oder Verletztengeldbezug/kurzzeitige Arbeitsverhinderung wegen Pflege)" gemäß Anlage 5 Version 0.5)
  - Unbesetzt (Code 12) war unrechtmäßiger Streik (laut Verfahrensbeschreibung Anlage 5 Version 0.5 bis zum 15.12.2009)
- Unbesetzt (Code 14) war rechtmäßiger Streik (gemäß Anlage 5 Version 0.5)
  - Unbesetzt (Code 15) war Aussperrung (gemäß Anlage 5 Version 0.5)
- Bei Nebenbeschäftigung Arbeitsloser:
  - Arbeitsstunden nach Woche
  - Bei Heimarbeit: Tag der Ausgabe der Arbeit, Tag der Ablieferung
- Bei Kündigung/Ende eines befristeten Arbeitsvertrags
  - Befristeter Vertrag? (ggf. detaillierte Angaben)
  - Unwiderrufliche Freistellung mit Weiterzahlung? (ggf. Datum)
  - Art der Kündiung (durch Arbeitgeber, durch Arbeitnehmer, Aufhebungsvertrag, in den letzten zwei Fällen auch, ob der AG sonst gekündigt hätte)
  - Gab es eine Kündigungsschutzklage
  - War die Kündigung betriebsbedingt?
  - Kündigung wg. vertragswidrigem Verhalten des Arbeitnehmers? (Anmerkung: ob wegen vertragswidrigem Verhalten des AG gekündigt wurde wird nicht gefragt)
    - Falls ja: Informationen über Abmahnungen
    - Freitextfeld für "Schilderung des vertragswidrigen Verhaltens, das Anlass der Kündigung/Entlassung war" (Anmerkung: Es wird also genau gespeichert, warum jemand (angeblich) herausgeworfen wurde, vermutlich ausschließlich aus Sicht des AG. Freitextfelder gelten allgemein als sehr Bedenklich für den Datenschutz, weil sich dort unkontrolliert kritische Daten ansammeln)
Die übermittelten Daten werden bis zu fünf Jahre gespeichert.
Der ZSS werden auch steuerlich relevante Daten des AN monatlich personalisiert übermittelt. Dies sind
- Steuerklasse
- Lohnsteuerbetrag
- Solidaritätszuschlag
- Kirchensteuer
- eventuelle Freibeträge
Bei Personen ohne weitere Einkünfte ist somit das Steuergeheimnis aufgehoben. Der Rentenversicherung als Zentraler Speicherstelle liegen alle Daten vor.
Auch wer streikt wird erfasst.

Datenübermittlung

Übermittlung erfolgt nach den altbekannten "Richtlinien für den Datenaustausch (mit den gesetzlichen Krankenkassen) ITSG und beinhaltet ein E-Mail-, ein FTAM- (File Transfer and Access Management) und ein HTTP-(exTRA Standard)-Verfahren (FTAM nicht im derzeitigen Testbetrieb).
Eingesetzt werden können nur Softwarepakete wie Entgeltabrechnungsprogramme, die systemgegrüft sind, oder systemuntersuchte maschinelle Ausfüllhilfen (für AG ohne elektronische Lohnbuchhaltung) sind. I.d.R. bieten bestehende Anbieter für Software zur Erstellung Sozialversicherungsmeldungen und Beitragsnachweise dieses als Zusatzmodul "bald" an.

Terminplan

Aufbau der Infrastruktur 2009
Beginn der Datenübertragung am 01.01.2010. (Daten zu Kündigungen ab 1.7.2010)
Praxisanwendung ab 01.01.2012

Status

Erst seit 1.12.2009 stehen (vereinfachte) Informationen für AN bereit.
Keine End-to-End Tests bekannt. Einsatz von systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogrammen oder systemgeprüften Ausfüllhilfen sind vorgesehen aber scheinbar einen Monat vor Start noch nicht verfügbar.
Datenschutzbeauftragte von Bund und Ländern arbeiten (nach Aussagen des Unabhängigen Landesdatenschutzzentrums SH) unter der Führung des Bundesdatenschutzbeauftragten an einer "verträglichen" Umsetzung des Verfahrens. Peter Schaar hatte zwar prinzipiell dem Verfahren zugestimmt, kritisiert aber jetzt öffentlich den Umfang der gespeicherten Daten.
Januar(!) 2010: Bundesregierung hat durch Druck von Datenschützern versprochen, Nachbesserungen vorzunehmen. Die Nachbesserungen wurden schon z. T. durch die Datensatzänderungen gemäß Versionsänderung der Verfahrensbeschreibung Anlage 5 von Version 0.5 auf Version 1.0 am 15.12.2009 durch die Rücknahme der Eintragsmöglichkeiten von Streik und Aussperrung vorgenommen. Im Arbeitsministerium ist diese Information aber im Januar 2010 noch nicht angekommen.

Inhaltliche Widersprüche

Starttermin

Datensammlung ab dem 1.1.2010, Zugriff/Nutzung erst ab 1.1.2012. Warum 2 Jahre Vorratsdatenspeicherung?

Verschlüsselung

Zum Thema Datenschutz findet sich folgender Abschnitt: "Für das ELENA-Verfahren gelten die Bestimmungen zum Sozialdatenschutz des Zehnten Buches des Sozialgesetzbuches und weitere im Gesetz festgelegte Schutzrechte. Die Daten in der Zentralen Speicherstelle werden nach der Übermittlung durch den Arbeitgeber sofort geprüft, zweifach verschlüsselt und danach gespeichert. Eine Entschlüsselung ist nur im Rahmen eines konkreten, durch den Teilnehmer (Bürger) legitimierten Abrufs möglich. Ein direkter Zugriff auf die Datenbank ist weder für interne Mitarbeiter noch für Außenstehende möglich, da die Speicherung der Daten und deren Verschlüsselung in unterschiedlichen Verantwortlichkeiten liegt. Ein weiterer Vorteil des ELENA-Verfahrens ist darin zu sehen, dass zukünftig der Arbeitgeber keine Kenntnis darüber erlangt, ob sein Arbeitnehmer einen Antrag auf eine Sozialleistung stellt."
Gegenwärtig bekommen die Teilnehmer keine Schlüssel ausgehändigt. Wer garantiert dafür, dass die Schlüssel vorhanden sind und auch tatsächlich zweifach verschlüsselt wird?
Realistische Befürchtung, dass Datensätze aus Zeitgründen anfangs im Klartext abgespeichert werden.
Laut dem 31. Tätigkeitsbericht vom März 2009 des Unabhängigen Landeszentrums für Datenschutz (ULD) war Verschlüsselung mit Arbeitnehmerzertifikaten geplant, wurde dann aber fallengelassen, der obige Datenschutzabschnitt würde somit falsch sein. In der Gesetzesentwurfsbegründung zudem Hinweise darauf, dass End-To-End Verschlüsselung nicht eingesetzt wird (Seite 19, Abschnitt IV Punkt 2c) und dass der Schutz darüber erfolgt dass der Primärschlüssel in der Datenbank eine Zertifikats-ID ist, die "nur" durch eine extra Stelle (Registratur Fachverfahren) mit der Sozialversicherungsnummer verknüpft wird. Der Bundesdatenschutzbeauftragte bestätigt, dass von der End-to-End Verschlüsselung Abstand genommen wird und stattdessen jeder Datensatz symmetrisch verschlüsselt wird (und diese Schlüssel mit einem Datenbank Hauptschlüssel) verschlüsselt werden.
Zugriff ist auch ohne Genehmigung per Signaturkarte möglich (z.B. sind Daten bei Verlust der Signaturkarte nicht verloren).
Abrufen der Daten nur mit Kartensignatur möglich (z.B. beschränkter Zugriff für Sachbearbeiter), trotzdem zusätzlich eine Form interner Zugänglichkeit zu den Daten.
Gefahr: Wenn sich die Politik plötzlich für eine Nutzung der Daten zu anderen Zwecken entscheidet, steht dem keine wirksame technische Sperre im Wege.
Genauer: Die Daten werden nach der Meldung durch die AG von einer separaten Stelle (Krankenkassen/Registratur Fachverfahren) pseudonymisiert und bei der ZSS nur pseudonymisiert gespeichert. Die separate Stelle ordnet dann die Signaturkarten den Pseudonymen zu.

Forderung

Rücknahme des ELENA-Verfahrensgesetzes oder zumindest Aufschub der verpflichtenden Übermittelung von Daten mit dem Ziel die Datenmenge auf das notwendige Maß zu verringern.
Keine Speicherung nicht zwingend notwendiger persönlicher Informationen!
Keine Angabe des Kündigungsgrundes bei Arbeitsplatzwechsel ohne Arbeitslosigkeit.
Wozu Angaben über die vereinbarte Wochenarbeitszeit?
Wozu Angaben über wenige Tage unbezahlten Urlaubs oder Streiktage?
Erfassung von Krankheitstagen wäre technisch jederzeit möglich. Begehrlichkeiten hierzu dürften schon jetzt vorhanden sein.

Quellen, Nachweise, sonstige Dokumente

Quellen, Nachweise und sonstige Dokumente finden sich im Originalartikel ELENA-Verfahren.

ELENA-Verfahren (Zusammenfassung)

Inhaltsverzeichnis