Benutzer:JensSeipenbusch/EMailRichtlinie

Nutzungs- und Vergaberichtlinien von E-Mail-Adressen auf Bundesebene der Piratenpartei Deutschland

s.auch https://wiki.piratenpartei.de/Benutzer:Hilope/Entwurf-Mail-Richtlinie

Status

Vorschlag Jens 22.10.2012

Wirkungsbereich

Diese Richtlinie behandelt die Vergabe und Verwaltung von E-Mailadressen unter der Domäne 'piratenpartei.de'. Andere Dienste/Angebote der Partei sind nicht betroffen.

Vergabe

Berechtigte

Eine E-Mailadresse der Domäne 'piratenpartei.de' erhalten folgende Personenkreise:

• Amtsträger (S1)
• Mandatsträger auf Bundesebene (S2)
• Beauftragte (S3)
• Angestellte (S4)

oder sonstige Personen, die im Auftrag des Bundesverbandes handeln und für die Erfüllung ihrer Aufgaben eine E-Mailadresse zur dienstlichen Kommunikation benötigen. Für E-Mailadressen solcher sonstigen Personen muss individuell eine der Kategorien (S1,S2,S3,S4) festgelegt werden.

E-Mail-Kennung und Postfach

Die persönliche E-Mail-Adresse wird grundsätzlich im Format vorname.nachname@piratenpartei.de angelegt. Bei bereits vorhandenen Namen wird ein geeigneter Zusatz (zweiter Vorname, Nummer oder ähnliches) in Absprache mit dem Besitzer der Adresse verwendet. Falls der Betreffende bereits ein Postfach bei einer Untergliederung der Partei unterhält, wird die neue E-Mail-Adresse als (sendefähige*) Weiterleitung auf sein bereits vorhandenes Postfach eingerichtet, sofern er dem nicht widerspricht.

Funktionsadressen

Funktions- oder Gruppen-Adressen wie die des Vorstands oder Schiedsgerichts können auf einen Verteiler weitergeleitet werden (bspw. direkte Liste, Mailingliste oder Ticketsystem). Sie liegen als Weiterleitung im Hauptnamensraum '@piratenpartei.de'.

Nutzung

Art

Die Mailadresse wird ausschließlich für die Nutzung im Zusammenhang mit der Berechtigung vergeben. Die Adresse ist ausschließlich für die parteiliche Arbeit zu nutzen.

Dauer

Die E-Mailadresse und das ggf. damit zusammenhängende Postfach werden grundsätzlich für die Dauer der Berechtigung zur Verfügung gestellt. E-Mail-Adressen der Amts- und Mandatsträger auf Bundesebene (S1 und S2) dürfen auch nach Ablauf des Amts oder Mandats weitergenutzt werden, sofern dem keine wichtigen Gründe entgegenstehen.

Deprovisionierung

E-Mail-Adressen der Amts- und Mandatsträger auf Bundesebene (S1 und S2)

E-Mail-Adressen der Amts- und Mandatsträger auf Bundesebene (S1 und S2) werden nicht automatisch deprovisioniert. Gründe für eine Deprovisionierung solcher E-Mailadressen sind Austritt, eigener Wunsch des Betreffenden, begründeter Antrag des zuständigen Bundesvorstandsmitglieds an den Vorstand. Falls die Deprovisionierung eines solchen elektronischen Postfachs beschlossen wurde, wird das Deprovisionierungsverfahren nach den Ablaufregeln für Beauftragte(S3) durchgeführt.

E-Mail-Adressen der Beauftragten auf Bundesebene (S3)

E-Mail-Adressen von Beautragten auf Bundesebene (S3) werden nach Ablauf der Beauftragung gemäß der entsprechenden nachstehenden Regel deprovisioniert.

a) dem Betreffende wird mitgeteilt, dass und wann sein Postfach ausläuft, sowie der Grund dafür und die zugrundeliegenden Deprovisionierungsregeln.

b) dem Betreffende wird Gelegenheit gegeben, eine eigene E-Mailadresse anzugeben für die abschliessende befristete Weiterleitung

c) der Betreffende wird gebeten, sein Postfach bis zum Ablauf der Nachlaufzeit komplett zu leeren und alle notwendigen Informationen an die Zuständigen zu übergeben (Nachfolger oder Leiter des Projekts)

d) die E-Mailadresse und das Postfach bleiben für 3 Monate Nachlaufzeit uneingeschränkt benutzbar

e) nach Ablauf der Nachlaufzeit wird das Konto gesperrt

f) nach Möglichkeit wird der zuständige Leiter des Projektes über die bevostehende Löschung unterrichtet

g) falls zutreffend wird eingehende Post für weitere 6 Monate an die von dem Betreffenden angegebene Adresse weitergeleitet

h) 4 Wochen nach Sperrung des Kontos wird das zugehörige Postfach gelöscht

E-Mail-Adressen der Angestellten (S4)

E-Mail-Adressen der Angestellten auf Bundesebene (S4) werden nach Ablauf der Anstellung gemäß der entsprechenden nachstehenden Regel sowie den in der Dienstvereinbarung festgelegten Regeln deprovisioniert.

a) dem Betreffende wird 4 Wochen vor Ablauf mitgeteilt, dass und wann sein Postfach ausläuft

b) der Betreffende wird aufgefordert, die Informationen aus seinem Postfach bis zum Ablauf der Nachlaufzeit komplett an seinen Vorgesetzten zu übergeben

c) spätetens 4 Wochen nach Ablauf des Anstellungsvertrages wird das E-Mailkonto gesperrt

d) eingehende Mails werden nach Maßgabe des Vorgesetzten ggf. vorübergehend umgeleitet (maximal für 3 Monate)

e) nach Möglichkeit wird der zuständige Vorgesetzte über die bevorstehende Löschung unterrichtet

f) das E-Mailkonto wird nach den Erfordernissen der Vertragsbeziehung ggf. archiviert

g) 3 Monate nach Sperrung des Kontos wird es gelöscht

Regelungen für Hosting von Untergliederungen

Für E-Mailadressen von Untergliederungen wird grundsätzlich eine entsprechende Subdomäne benutzt (der Art @landesverband.piratenpartei.de), sofern sie von der Bundes-IT gehostet werden. Falls es keine gesonderte Hostingvereinbarung dazu gibt, werden die hier festgelegten Regeln in analoger Weise auf die E-Mailadressen dieser Subdomäne angewendet.

Übergangsbestimmungen

Bereits vergebene E-Mail-Adressen auf Bundesebene fallen ab sofort unter diese Regelung. Sie werden in eine der Kategorien (S1,S2,S3,S4) einsortiert und anschliessend dementsprechend behandelt. Bei der Einsortierung wird der Betreffende informiert und auf Wunsch angehört.

Vorhandene E-Mail-Adressen von Untergliederungen, die von der Bundes-IT gehostet werden und nicht dem vorgegebenen lokalen Teil entsprechen, werden binnen 6 Monaten in Zusammenarbeit mit den Betreffenden und den jeweiligen Untergliederungen umgetragen. Es werden falls notwendig übergangsweise Weiterleitungen geschaltet (maximal 6 Monate). Neuanlagen werden ausschliesslich gemäß dieser Richtlinie erstellt.