BE:Newsletter/gensek

Hier eine Antwort von Vorstandsmitglied Pavel auf eine Anfrage eines Piraten:

Hallo Pirat,

hier eine etwas längere Erklärung, wie die Prozesse sind und was insbesondere ich bei Mitgliederverwaltung derzeit so mache. Ich werde sicher auch mehr davon dokumentieren, bisher war "Mitglieder verwalten" in der Partei so etwas wie eine Geheimwissenschaft, in die offenbar nur Genseks eingeweiht wurden, und die mussten sich das meiste auch noch selbt erarbeiten, da es kaum Dokumentation gibt. Ich habe Wochen gebraucht, um allein das Geheimnis zu lüften, wie ich an einen Zugang zum Mitgliederverwaltungssystem komme. Das lag aber offenbar nicht an meiner Blödheit, andere Genseks haben Monate gebraucht, um an einen Zugang zu kommen.

Doch erst mal zu den Mailadressen:

In der Tat sind die Funktionsadressen im LV Berlin quasi "virtuell". Im Prinzip haben alle Vorstandmitglieder Zugriff auf die Funktionsadressen wie generalsekretaer@, schatzmeister@ sowie vorstand@berlin.piratenpartei.de.

Wir haben uns auch darauf geeinigt, die ersten beiden nicht (mehr) zu nutzen und sämtlichen Mailverkehr über das Vorstandspostfach und ein Ticketsystem abzuwickeln.

Mails an generalsekretaer@ werden von mir gelesen und ggf. beantwortet, es kommt aber ausser Spam und ML-Bounces praktisch nichts mehr dort an.

Derzeit mache ich auch fast alles, was mit der Mitgliederverwaltung zusammenhängt, wobei Axel und Katja über das Ticketsystem in die meiste Kommunikation mit einbezogen sind und bestimmte Baustellen mit bearbeiten. Katja etwa hat für den Rechenschaftsbericht das Jahr 2009 noch mal komplett gebucht, während ich vorab zeitnah die 2010er Geldeingänge verarbeitet habe, damit z.B. die Stimmberichtigung auf dem BPT überprüft werden konnte und die Daten für den Ausweisdruck aktuell waren.

Hintergrund des Bearbeitens über das Ticketsystems ist, dass wir eine schnelle Bearbeitung von Mitgliederangelegenheiten gewährleisten wollen, auch wenn einer von uns mal nicht verfügbar ist. In anderen LVs gibt es manchmal wochen- oder monatelange "Pausen" bei der Mitgliederverwaltung. Wir versuchen, spätestens am übernächsten Tag zu anworten, an 365 Tagen im Jahr.

Die Mitgliederverwaltung kostet mich noch immer viel Zeit, das Minimum liegt bei 8 Stunden/Woche, in der Anfangszeit waren es eher um die 40 Stunden/Woche, um Prozesse zu automatisieren und den Stau abzuarbeiten, der in den Wochen entstanden war, bevor wir Zugang zur Mitgliederverwaltung bekommen haben.

Im wesentlichen müssen Eintritte, Austritte, Zahlungen, Umzüge und Adressänderungen bearbeitet werden. Dazu kommen Massenmails an Mitgliedergruppen, im wesentlichen Liquid-Angelegenheiten, Mahnungen und Einladungen zu Versammlungen, alles in allen so 50-100 Vorgänge/Monat, die pro Vorgang manchmal nur Minuten, manchmal auch mehrere Stunden kosten.

Eintritte und Austritte ziehen darüberhinaus den Versand von Liquid-Invite Codes nach sich. Bei der Kommunikation mit den Liquid-Admins vermeide ich es möglichst, einzelne Invite-Codes zu verschicken. Ich sehe zu, dass z.B. nach Austritten immer 5-10 Codes gleichzeitig an die Admins zum Sperren verschickt werden, und auch Codes an Mitglieder schicke ich möglichst im Batch raus, damit ich und auch sonst niemand aus dem Anmeldezeitpunkt Rückschluss auf die Identität ziehen kann.

Vor dem Versand von Mahnungen oder Liquid-Invite-Codes muss ausserdem jeweils ein Abgleich mit den Zahlungen erfolgen. Sämtliche Zahlungen müssen dafür zeitnah in der Mitgliederverwaltung eingetragen werden. Die Zahlungsdaten von der Bank kann ich seit ein paar Wochen immerhin runterladen (am Anfang musste ich die noch aus der html-Seiten rausspidern), das Format ist aber unter aller Sau, und ich muss die Daten durch höllische sed-skripte jagen, bevor ich was damit anfangen kann.

Am schlimmsten aber ist, dass das Mitgliederverwaltungssystem CiviCRM leistungsmässig an der Grenze ist. Der Aufruf einer Seite manchmal bis zu 30 Sekunden, manche Vorgänge erfordern bis zu zehn Seitenaufrufe. Da kann ein Eintritt schon mal bis zu zehn Minuten Zeit kosten, nimmt man Dinge wie FAX abrufen, drucken und abheften dazu, auch noch länger.

Habe viele Schritte schon halbautomatisiert und arbeite die meisten Sachen im Batch ab, aber es gibt auch viele Sonderfälle und Nachfragen, die manchmal regen Mailverkehr mit anderen Genseks und/oder dem Schatzmeister nach sich ziehen.

Ich will mich nicht beklagen, schliesslich habe ich das freiwillig übernommen, und habe bereits wesentliche Verbesserungen beim Mitgliederverwaltungsprozess erreicht und plane, da noch einiges verbessern. Ich wurde auch vom Bundesvorstand damit beauftragt, mich als "Chef-Admin" um das Mitgliederverwaltungssystem zu kümmern. Habe mich im wesentlichen dazu bereiterklärt, um meinen eigenen Schmerz als Mitgliederverwalter aktiv lindern zu können. Zu meinen Aufgaben gehört es jetzt auch, die Zugänge für alle Genseks und Schatzmeister bundesweit einzurichten.

Eigentlichlich soll ein neues Mitgliederverwaltungssystem her, aber es gibt trotz Ausschreibung noch immer keine heissen Kandidaten. Ich habe daher veranlasst, dass erst mal das verbessert wird, was wir haben, die aktuelle Version ist mehr als zwei Jahre alt. Am Freitag werden wir eine neue Version des Mitgliederverwaltungssystems produktiv schalten, die hoffentlich einige Performance- und Usabilityprobleme beseitigt.

Das Ganze ist zwar nicht gerade ein Traumjob, aber eine effiziente Mitgliederverwaltung ist extrem wichtig, wenn wir den nächsten Wachstumsschub verkraften wollen, der früher oder später kommen wird. Ausserdem ist es für die Mitglieder extrem frustrierend, wenn die Sachen nicht funktionieren.

Ich habe aber die Hoffnung, dass die Mitgliederverwaltung irgendwann viel runder läuft und ich nicht mehr ganz so viel Zeit darauf verwenden muss. Derzeit ist es aber bisweilen an der Grenze des Zumutbaren, vor allem wegen der miserablen Technik und mangelhaft integrierten Prozessen. Aber wie gesagt, Fortschritte werden allmählich sichtbar, und Berlin gehört zu den wenigen LVs mit weitgehend vollständigen und aktuellen Mitgliederdaten im System.

Wen es interessiert, wie es bundesweit aussieht: Ich habe hier um Statusberichte gebeten:

http://wiki.piratenpartei.de/Bundesgeschäftsstelle/Status_CiviCRM

Liebe Grüsse

Pavel

P.S.: Eine Woche hat 168 Stunden, davon verbringe ich 40-50 Stunden mit Schlafen, 40-50 Stunden mit Broterwerb, und 40-50 Stunden mit Parteiarbeit. Der Rest bleibt für Familie und sonstiges. Geht eigentlich.