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2012-08-06T11:30:54Z

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Mail von Wilm vom 04.03.2012 auf der Verwaltungsliste

Hallo Verwalter,

in der letzten Zeit gab es viel Bewegung, viele Missverständnisse und
viel Kritik. Unter anderem wurde unsere fehlende Kommunikation bzgl. der
neuen Verwaltungssoftware kritisiert. Diese Kritik nehmen wir natürlich
an und versuchen Abhilfe zu schaffen. Jedoch ist der Aufwand für
Kommunikation sehr hoch, da alles immer im Fluss ist, schwer zu verorten
ist, und die Lage z.T. sehr unübersichtlich sein kann.

Aber einen fundamentalen Punkt haben wir vergessen immer und immer
wieder zu kommunizieren: Warum tun wir das alles überhaupt, und warum in
dieser Form. Den Leuten in der Bundesverwaltung sind diese Punkte
natürlich klar, genauso vielen LandesGensSeks und Landesschatzmeistern.
Jedoch bei weitem nicht allen, wie wir immer wieder aus Gesprächen
heraushören, und natürlich nicht bei den vielen Neuen, die in den
letzten Monaten zu uns gestoßen sind. Aus diesem Grund fassen wir dies
in dieser Mail noch einmal zusammen.

Der erste entscheidene Punkt ist, dass wir bis vor 2 Monaten überhaupt
keine zentrale Finanzbuchhaltung hatten. Jeder Schatzmeister hatte seine
eigene Excel-Listen-Lösung, seine eigene Arbeitsplatzlösung, sein
eigenes System. Zum ersten Mal in der Geschichte der Partei sind wir in
der Lage alle Schatzmeister in einem System zu vereinen. Ein Sachstand
der längst überfällig war.

Zum zweiten, und dies ist der entscheidene Punkt, sind wir in der Lage
die Mitgliederdaten und die Schatzmeisterei in einem System zu vereinen.
Beide Seiten müssen z.T. gegenseitig aufeinander zugreifen. Die
Schatzmeister müssen Mitglieder (vor allem die Mitgliedsnummer) sehen
können um z.B. Spenden oder Mitgliedsbeiträge korrekt buchen zu können.
Die GenSeks müssen z.B. den Bezahlstatus sehen um akkreditieren zu
können. Im Civi beispielsweise mussten die Schatzmeister eigene Listen
führen um dies abzubilden und der GenSek musste Listen exportieren und
importieren damit beide Seiten zumindest halbwegs up to date waren. Ergo
mussten beide Seiten z.T. doppelt geführt werden. Dies war nicht nur
aufwendig, sondern vor allem fehleranfällig. Wenn man jede Woche 2
Listen mit Mitgliederdaten schicken musste, sind Fehler, und z.T. auch
grobe Fehler, vorprogrammiert. Mit einem zusammengefassten System
entfallen diese Aufgaben.

Ausserdem mussten wir über die vergangenen Jahre mit vielen Fehlern und
Problemen im CiviCRM leben, die abgeschafft werden mussten. Wir erinnern
nur an die nicht vorhandene Möglichkeit der Report-Erstellung, an den
Fehler mit den Spracheinstellungen die verschiedene Tabellen erzeugt
haben, an die vielen Probleme des CSV-Imports (ich erinnere daran, dass
einer der letzten Imports das CRM für mehrere Tage lahm gelegt hat), ich
erinnere an das Flag-Wirrwarr welches durch die unzähligen Imports
entstanden ist, ich erinnere an die Hacks die mit dem CSV-Import möglich
waren, ich erinnere daran, dass echte Massenmails im Civi erst nach
vielen Jahren ermöglicht wurden. Natürlich hatte das Civi auch Vorteile,
aber die "dienstälteren" GenSeks werden sich an die vielen kleinen und
großen Fehler des Systems erinnern.

Weiterhin mussten vor allem in der Schatzmeisterei viele Misstände
behoben werden was wir nur mit einer richtigen Finanzbuchhaltung leisten
können. Die Beiträge können jetzt automatisiert auf die einzelnen
Gliederungen verbucht werden. Es ist keine Extra-Tabelle mehr notwendig,
wie viel an den Bund oder an den Kreisverband zu überweisen ist. Es muss
nicht mehr aus einer extra Liste die Mitgliedsnummer herausgesucht
werden, sondern sie ist jetzt im System. Es ist keine Abstimmung mit dem
GenSek mehr erforderlich, ob neue Mitglieder schon angelegt wurden, man
sieht es gleich.

Es können jetzt Budgets verwaltet werden und Spenden für Kampagnen
gebucht werden, ohne dass die nächste Excel-Tabelle nebenbei geführt
werden muss. Die Schatzmeister können mal eben schnell eine Liste
erstellen, um die bereits angefallenen Kosten zu ermitteln und zu
kommunizieren.

Was auch noch sehr wichtig ist, Spendenbescheinigungen werden
automatisiert erstellt, ohne dass man lange suchen muss, wie oft ein
Mitglied denn wieviel gespendet hat. Die für den
Gesamtrechenschaftsbericht erforderliche Gesamtzuwendungsliste kann
jetzt auf einen Schlag erstellt werden, ohne dass der Steuerberater die
Daten aus 120 Gliederungen (Stand 31.12.2010) zusammensuchen muss. Das
spart uns viel Zeit und Geld, die wir in das neue System investiert
haben.

Auslagenerstattungen werden gebucht und anschliessend kann sofort die
Überweisungsliste erstellt und an die Bank geschickt werden, damit ihr
nicht so lange auf Eure Erstattungen warten müsst.

Aber nicht nur die Schatzmeister gilt es zu entlasten. Auch auf der
GenSek-Seite ist viel Optimierungspotential über die Jahre hinweg
verschwendet worden. Ein wichtiger Punkt ist oben angesprochen worden.
Wie ihr selbst wisst, ist eine der aufwendigsten Aufgaben immer die
Erstellung der Akkreditierungsliste für die jeweiligen Parteitage. Da
die Buchungen im System geführt werden, ist die Erstellung einer solchen
Liste sehr einfach, was die GenSeks deutlich entlasten wird. Die GenSeks
müssen sich überhaupt nicht mehr um die Bezahldaten kümmern, was
natürlich ein großer Vorteil ist. Vor allem aber müssen keine
Excel-Listen mehr gegeneinander gematcht und durch die Gegend geschubst
werden.

Ein Punkt der uns von Anfang an sehr am Herzen lag war auch die
automatische Bearbeitung vom SEPA-Lastschriftverfahren. Die Bezahlquoten
sind, wie ihr wisst, z.T. nicht wirklich gut bzw. weiter steigerbar.
Viele Mitglieder vergessen einfach zu bezahlen und wären froh über eine
automatische Variante. Manche größere LVs haben SEPA-Lastschrift für
sich abbilden können, jedoch weder der Bund noch kleinere LVs. Um hier
eine zunkunftsfähige Möglichkeit des automatischen Einzugs zu haben,
brauchen wir eine maschinelle Unterstützung dafür, was die bisherigen
Lösungen nicht erreichen konnten.

Ein weiterer Punkt ist die Arbeitserleichterung für die
Rechenschaftslegung. Dies umfasst zum einen natürlich unsere Arbeit,
aber auch die der externen Rechnungsprüfer. Hier wurden wir auch schon
angemahnt, dass wir für die Zukunft eine richtige Finanzbuchhaltung
benötigen, die unsere Struktur hierarchisch abbilden kann. Zum einen
können so die Schatzmeister der übergeordneten Gliederung unter dem
Buchungsjahr die Buchungen einsehen und Fehler frühzeitig erkennen und
ggf. ausmerzen. Zum anderen können wir so überhaupt
gliederungsübergreifendes Monitoring und Reporting machen, ohne, dass
die Arbeitsbelastung für die Verwalter steigt. Und zuletzt können die
Rechnungsprüfer auch unter dem Jahr ihrer Aufgabe nachkommen. Dies alles
spart nicht nur Nerven und Zeit, schlussendlich spart uns dies auch
Geld!

Bisher haben die einzelnen Gliederungen jeweils ihre Excellisten an den
Buchhalter/Steuerberater geschickt. Dort wurden die Buchungen geprüft
und anschliessend in Datev eingespielt. Bei Datev fallen jedes Jahr
Gebühren an. Pro Gliederung muss ein Mandant eingerichtet werden und
jeder Mandant kostet Speichergebühren in Höhe von 20 Euro. Hinzu kommen
Lizenzgebühren in Höhe von 1.500 Euro. Diese Gebühren werden wir ab 2013
sparen. Auch den größten Teil der Aufwendungen für den Buchhalter (2010:
43.800 Euro) und die Steuerberaterin (2010: 9.400 Euro nur für den Bund)
werden wir einsparen. Schon damit sind die Anschaffungskosten für die
von uns ausgesuchte Software nach aktuellem Stand innerhalb von 3 Jahren
eingespart.

Vielfach kommt der Hinweis, dass eine "billige" Software doch auch
ausgereicht hätte. Es gibt 3 Arten von Buchhaltungssoftware: Die
günstige für den Einzelkämpfer, der damit ein paar Konten bebucht, Geld
erhält und Geld bezahlt. Die kommt für uns nicht in Frage, weil wir
damit keine konsolidierten (=Zusammenführung der Kreisverbände mit ihrem
Landesverband und Landesverbände mit dem Bund) Rechenschaftsberichte
erstellen können, die von der Bundestagsverwaltung gefordert werden. Wir
müssen bis zu 5 Stufen abbilden können: Bund, LV, BzV/RV, KV, SV, OV.
Das kann keine der "billigen" Software. Dort können wir auch keine
Berechtigungen einrichten, damit der Kreisverband seine Mitglieder sieht
und der Landesverband seine ganzen Mitglieder sieht. Dann gibt es eine
mittlere Art von Buchhaltungssoftware, die für unsere Bedürfnisse
ausreicht und teure Software, die wir uns zum jetzigen Zeitpunkt
finanziell nicht leisten können.

Der Wirtschaftsprüfer fordert von uns ein nachvollziehbares
Rechnungswesen, wo jederzeit protokolliert wird, wer wann was gemacht
hat. Ausserdem dürfen Buchungen nicht mal eben veränderbar sein. Wenn
man Mist gebucht hat, muss man das mit einer Storno-Buchung wieder
rückgängig machen. All dies erfordert eine Prüfung der Programmierung
der Software, auch Zertifizierung genannt. Die von uns gekaufte Software
hat dieses Zertifikat. Deshalb müssen wir kein zusätzliches Geld
ausgeben, damit ein Wirtschaftsprüfer feststellt, ob die Programmierung
die buchhalterisch vorgeschriebenen Buchungen korrekt einbucht, um
dieses Zertifikat zu erhalten.

Und alles in allem konnten wir so natürlich auch den administrativen
Aufwand minimieren, da wir nun ein einheitliches System haben welches
zentral administriert wird und zentral dokumentiert werden kann.

Obige Gründe gelten in ihrer Konsequenz und Notwendigkeit vor allem für
das Jahr 2013, ein Jahr in dem wir eine Bundestagswahl haben. Die Anzahl
der Buchungen, die Anzahl der Kampagnen wird gegenüber 2012 massiv
steigen, was wir mit allen Mitteln des Jahres 2011 nicht mehr stemmen
können. Wir mussten dieses System ASAP an den Start bringen, was
aufgrund der kurzen Zeit die uns zur Verfügung stand nur 2012 möglich
war. Wir haben mit diesem System in die Zukunft investiert.

Natürlich gibt es auch Nachteile mit dem neuen System. Zum einen gibt es
technische Punkte, wie die Notwendigkeit Windows-Server einzusetzen, was
den administrativen und finanziellen Aufwand für uns erhöht. Und
natürlich ist eine solche Umstellung, vor allem in der Kürze der Zeit
und Beschränktheit unserer Resourcen, immer schwierig. Und vor allem
wissen wir, dass sich viele mit den Beschränkungen der alten Systeme
zurecht gefunden und ihre Lösungen für die Erweiterung gefunden haben.
Und natürlich müssen ähnliche Lösungen für ähnliche Probleme gefunden
werden, da das neue System viele Probleme lösen wird (z.B. eben die
Akkreditierungslistenerstellung) aber auch neue erschaffen wird. Dies
war uns klar, sodass wir das System nicht erst 2013 an den Start bringen
konnten. Und natürlich kamen mit der Umstellung einmalige, aber auch
periodische, Kosten auf uns zu, die natürlich für unser kleines Budget
hoch wirken. Wir sind aber fest davon überzeugt, dass sich diese
Investition in Geld, aber auch menschlicher Arbeitskraft, rentieren
wird.

Alles in allen hoffen wir, dass wir die Entscheidung, die die
Schatzmeister und Generalsekretäre in Erfurt getroffen haben, noch
einmal erklären konnten. Wir wissen, dass die Umstellung schmerzhaft
war und schmerzhaft werden wird.

Wir sehen aber die Notwendigkeit der Umstellung und setzen alles daran
es für alle so einfach und schmerzlos wie möglich zu machen. Nur
zusammen können wir unserer Partei ein Rückgrad geben, welches die
riesige Aufgabe des Bundestagswahlkampf 2013 und der vielen kommenden
Landtagswahlkämpfe stemmen kann um die wahlkämpfenden Piraten eine
optimale Ausgangslage zu geben um die Politik in diesem Land nachhaltig
zu ändern.

Viele Grüße

Rene, Wilm und die Bundesverwaltung

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