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2011-10-14T16:07:52Z

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Hier eine Antwort von Vorstandsmitglied Pavel auf eine Anfrage eines Piraten:

Hallo Pirat,

hier eine etwas längere Erklärung, wie die Prozesse sind und was
insbesondere ich bei Mitgliederverwaltung derzeit so mache. Ich werde
sicher auch mehr davon dokumentieren, bisher war "Mitglieder verwalten"
in der Partei so etwas wie eine Geheimwissenschaft, in die offenbar nur
Genseks eingeweiht wurden, und die mussten sich das meiste auch noch
selbt erarbeiten, da es kaum Dokumentation gibt. Ich habe Wochen
gebraucht, um allein das Geheimnis zu lüften, wie ich an einen Zugang
zum Mitgliederverwaltungssystem komme. Das lag aber offenbar nicht an
meiner Blödheit, andere Genseks haben Monate gebraucht, um an einen
Zugang zu kommen.

Doch erst mal zu den Mailadressen:

In der Tat sind die Funktionsadressen im LV Berlin quasi "virtuell". Im
Prinzip haben alle Vorstandmitglieder Zugriff auf die Funktionsadressen
wie generalsekretaer@, schatzmeister@ sowie
vorstand@berlin.piratenpartei.de.

Wir haben uns auch darauf geeinigt, die ersten beiden nicht (mehr) zu
nutzen und sämtlichen Mailverkehr über das Vorstandspostfach und ein
Ticketsystem abzuwickeln.

Mails an generalsekretaer@ werden von mir gelesen und ggf. beantwortet,
es kommt aber ausser Spam und ML-Bounces praktisch nichts mehr dort an.

Derzeit mache ich auch fast alles, was mit der Mitgliederverwaltung
zusammenhängt, wobei Axel und Katja über das Ticketsystem in die meiste
Kommunikation mit einbezogen sind und bestimmte Baustellen mit
bearbeiten. Katja etwa hat für den Rechenschaftsbericht das Jahr 2009
noch mal komplett gebucht, während ich vorab zeitnah die 2010er
Geldeingänge verarbeitet habe, damit z.B. die Stimmberichtigung auf dem
BPT überprüft werden konnte und die Daten für den Ausweisdruck aktuell
waren.

Hintergrund des Bearbeitens über das Ticketsystems ist, dass wir eine
schnelle Bearbeitung von Mitgliederangelegenheiten gewährleisten wollen,
auch wenn einer von uns mal nicht verfügbar ist. In anderen LVs gibt es
manchmal wochen- oder monatelange "Pausen" bei der Mitgliederverwaltung.
Wir versuchen, spätestens am übernächsten Tag zu anworten, an 365 Tagen
im Jahr.

Die Mitgliederverwaltung kostet mich noch immer viel Zeit, das Minimum
liegt bei 8 Stunden/Woche, in der Anfangszeit waren es eher um die 40
Stunden/Woche, um Prozesse zu automatisieren und den Stau abzuarbeiten,
der in den Wochen entstanden war, bevor wir Zugang zur
Mitgliederverwaltung bekommen haben.

Im wesentlichen müssen Eintritte, Austritte, Zahlungen, Umzüge und
Adressänderungen bearbeitet werden. Dazu kommen Massenmails an
Mitgliedergruppen, im wesentlichen Liquid-Angelegenheiten, Mahnungen und
Einladungen zu Versammlungen, alles in allen so 50-100 Vorgänge/Monat,
die pro Vorgang manchmal nur Minuten, manchmal auch mehrere Stunden kosten.

Eintritte und Austritte ziehen darüberhinaus den Versand von
Liquid-Invite Codes nach sich. Bei der Kommunikation mit den
Liquid-Admins vermeide ich es möglichst, einzelne Invite-Codes zu
verschicken. Ich sehe zu, dass z.B. nach Austritten immer 5-10 Codes
gleichzeitig an die Admins zum Sperren verschickt werden, und auch Codes
an Mitglieder schicke ich möglichst im Batch raus, damit ich und auch
sonst niemand aus dem Anmeldezeitpunkt Rückschluss auf die Identität
ziehen kann.

Vor dem Versand von Mahnungen oder Liquid-Invite-Codes muss ausserdem
jeweils ein Abgleich mit den Zahlungen erfolgen. Sämtliche Zahlungen
müssen dafür zeitnah in der Mitgliederverwaltung eingetragen werden. Die
Zahlungsdaten von der Bank kann ich seit ein paar Wochen immerhin
runterladen (am Anfang musste ich die noch aus der html-Seiten
rausspidern), das Format ist aber unter aller Sau, und ich muss die
Daten durch höllische sed-skripte jagen, bevor ich was damit anfangen kann.

Am schlimmsten aber ist, dass das Mitgliederverwaltungssystem CiviCRM
leistungsmässig an der Grenze ist. Der Aufruf einer Seite manchmal bis
zu 30 Sekunden, manche Vorgänge erfordern bis zu zehn Seitenaufrufe. Da
kann ein Eintritt schon mal bis zu zehn Minuten Zeit kosten, nimmt man
Dinge wie FAX abrufen, drucken und abheften dazu, auch noch länger.

Habe viele Schritte schon halbautomatisiert und arbeite die meisten
Sachen im Batch ab, aber es gibt auch viele Sonderfälle und Nachfragen,
die manchmal regen Mailverkehr mit anderen Genseks und/oder dem
Schatzmeister nach sich ziehen.

Ich will mich nicht beklagen, schliesslich habe ich das freiwillig
übernommen, und habe bereits wesentliche Verbesserungen beim
Mitgliederverwaltungsprozess erreicht und plane, da noch einiges
verbessern. Ich wurde auch vom Bundesvorstand damit beauftragt, mich als
"Chef-Admin" um das Mitgliederverwaltungssystem zu kümmern. Habe mich im
wesentlichen dazu bereiterklärt, um meinen eigenen Schmerz als
Mitgliederverwalter aktiv lindern zu können. Zu meinen Aufgaben gehört
es jetzt auch, die Zugänge für alle Genseks und Schatzmeister bundesweit
einzurichten.

Eigentlichlich soll ein neues Mitgliederverwaltungssystem her, aber es
gibt trotz Ausschreibung noch immer keine heissen Kandidaten. Ich habe
daher veranlasst, dass erst mal das verbessert wird, was wir haben, die
aktuelle Version ist mehr als zwei Jahre alt. Am Freitag werden wir eine
neue Version des Mitgliederverwaltungssystems produktiv schalten, die
hoffentlich einige Performance- und Usabilityprobleme beseitigt.

Das Ganze ist zwar nicht gerade ein Traumjob, aber eine effiziente
Mitgliederverwaltung ist extrem wichtig, wenn wir den nächsten
Wachstumsschub verkraften wollen, der früher oder später kommen wird.
Ausserdem ist es für die Mitglieder extrem frustrierend, wenn die Sachen
nicht funktionieren.

Ich habe aber die Hoffnung, dass die Mitgliederverwaltung irgendwann
viel runder läuft und ich nicht mehr ganz so viel Zeit darauf verwenden
muss. Derzeit ist es aber bisweilen an der Grenze des Zumutbaren, vor
allem wegen der miserablen Technik und mangelhaft integrierten
Prozessen. Aber wie gesagt, Fortschritte werden allmählich sichtbar, und
Berlin gehört zu den wenigen LVs mit weitgehend vollständigen und
aktuellen Mitgliederdaten im System.

Wen es interessiert, wie es bundesweit aussieht: Ich habe hier um
Statusberichte gebeten:

http://wiki.piratenpartei.de/Bundesgeschäftsstelle/Status_CiviCRM

Liebe Grüsse

Pavel

P.S.: Eine Woche hat 168 Stunden, davon verbringe ich 40-50 Stunden mit
Schlafen, 40-50 Stunden mit Broterwerb, und 40-50 Stunden mit
Parteiarbeit. Der Rest bleibt für Familie und sonstiges. Geht eigentlich.
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