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2013-02-10T14:45:03Z

Anwesenheit

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=Treffen des BVV-Squads Personalien und Infrastruktur=

* Datum: 07.10.2011
* Uhrzeit: 19:00 Uhr
* Grundlage: http://charlwilm.piratenpad.de/29

==Anwesenheit==
* Marcel Geppert (MaHe) @celfridge
* Steffen Ostehr (MaHe) @derdasto
* René (Trepotw-Köpenick)
* Christiane Schinkel (Reinickendorf) @lainee42
* Johannes Ponader (Mitte) @johannesponader
* Arne Müller (Steglitz-Zehlendorf)
* Emilio (Emu) Paolini Spandau (@0xs)
* Thorsten (Squad P9)
* Steffen Burger (Neukölln) @fhatti
* Victor Aouizerat
* Achim (Pankow)
* Yorvik (Treptow-Köpenick) @Joerg_Werner
* Ido (Mitte) - zeitweise
* Mikk (Spandau)
Entschuldigt gefehlt:
*Harry (Charlottenburg-Wilmersdorf)

=Protokoll=

==Vorgespräch vor offenem Beginn==
* Frage Emu Bezirk Spandau: Hat sich schon jemand ein Meinungsbild eingeholt bei der Bezirksbasis, mit welcher Fraktion man lieber kooperieren sollte (Bürgermeisterwahl)?
* Hintergrund: Kann man das geheim organisieren, damit Menschen, die Diskriminierung befürchten, mitstimmen können.
* Anregung: Frage, ob jemand geheime Abstimmung will.
Protokoll:

==Was wollen wir heute erreichen?==
* wie Personal beschaffen? (Weg / Prozess)
** Ausschreibung / Anforderungsprofil
** Erfahrung in Personalfragen hilft bei der Auswahl.
** nicht nur Fähigkeiten, Kompetenz erheblich, auch Loyalität, Teamfähigkeit, Sympathie, Biografie
** Frage: Wie findet man heraus, ob ein Bewerber den Parteiwerten nahesteht?
* Welche Technik / Infrastruktur benötigen wir (zusammen)
** Priorisieren

==Personalien==
* Arbeitsvertrag erlischt bei Auflösung der Fraktion ('''wichtig: das muss in den Vertrag!''')
===Welche Aufgaben lassen sich zentralisieren und welche nicht? ===
* Öffnungszeiten, feste Bürozeiten
** Beispiel Spandau: Andere Fraktionen haben zwei halbe Tage geöffnet. Eher Arbeitskraft benötigt für Organisatorische Aufgaben, als für Öffentlichkeitsarbeit
====Mittel für Personal====
* Personalgeld pro Fraktion 1.333 € brutto / Monat (16.000 € brutto im Jahr) - inkl. Arbeitgeberanteil. Zudem sollte berücksichtigt werden, daß das gesamte Geld nicht in die Stelle geht, sondern mitunter auch Mittel frei bleiben, bspw. für Studie)
** [[BE:Marzahn-Hellersdorf/BVV#Mittel_.2B_Mitarbeiter]]
* sobald die Fraktion geschäftsfähig ist, müssen Steuernummer, usw. beantragt werden
** Voraussetzung um Personal einzustellen
** weitere Voraussetzungen klären!?
* Als Arbeitgeber muss die Fraktion Meldungen Sozialversicherung etc. machen
* Bezahlung:
** Fragen: Wann fließt das Geld? In einer Summe, monatlich? Muss vorgeschossen werden?
*** ''Anm. d. R.: Zumindest in Marzahn-Hellersdorf können nur bereits bezahlte Rechnungen eingereicht werden, d.h. Startkapital wird benötigt, Neukölln zahlt aber wohl auch vorab''
** Nicht auf Kante planen (Krankheit, Veränderung von Kosten, Honorarverträge, etc.)
====Personalplanung====
* Pankow übernimmt wahrscheinlich ehemaligen Geschäftsführer der FDP für zwei Monate (bis zu seiner Rente) und regelt in dieser Zeit für die Fraktion die grundlegenden organisatorischen Dinge
** Evtl. Modell für andere Bezirke (befristete Übernahme von FDP-Personal)
* finanzierbare Arbeitsstelle ca. 20 Stunden pro Woche
** Möglichkeit, dass zwei BVVen sich eine Arbeitskraft teilen
*** problematisch, wenn Ausfälle, Stoßzeiten etc. (dann gleich zwei Bezirke betroffen)
====Exkurs====
* Frage: Werden Unterlagen von der Verwaltung per Papier oder (auch) per Mail verschickt?
** Fragen wie bisher gehandhabt/regeln in der GO
** Erfahrung: In der Zusammenarbeit mit der Verwaltung und anderen Fraktionen wirkt der Welpenschutz

====Anforderung an alle BVV gemeinsam====
* sinnvollerweise eine gemeinsame Verhandlung über Steuerberatung / Lohn-Buchhaltung (12 Rechnungen)
** Bürokraft kann Vorarbeit erledigen
** ''Victor holt ein erstes Angebot ein''
* Idee - Sharing von Bürokräften von 2 Fraktionen gleichzeitig
** problematisch, wenn Ausfälle, Stoßzeiten etc. (dann gleich zwei Bezirke betroffen)
* Treffen der BVV-Mitarbeiter zur Abstimmung
* Kommunikation der Geschäftsführer / Büromitarbeiter untereinander muss stehen
** hilft bei Ausfällen, sich zu vertreten
** zentrale Dokumentenverwaltung?
** Unterstützung der erfahreneren Kräfte für die unerfahreneren
** Synergien durch gemeinsame Verwendung von Unterlagen etc.
* Erarbeiten gemeinsamer Standards untereinander
** evtl. auch Vorgaben aus den Fraktionen heraus erarbeiten (bei einem extra Treffen)
* Möglichkeit der Übernahme von Telefondiensten durch ein Callcenter (Emu hat gute Erfahrungen)
** wird skeptisch aufgenommen
** erst mal schauen, was für Anrufe/wie viele Anrufe reinkommen
** Anwesenheiten der Bürokraft sollten nicht nur Telefonbereitschaft sein
** Möglichkeit eines Call-Me-Back-Formulars auf der Website

===Welche Aufgaben sollte jede BVV selber wahrnehmen?===
* Bürokraft
====Definition der dezentralisierten Aufgaben / Stellen====
* Posteingangsstelle
* Telefondienst
* Aufarbeitung von Bürgereingaben
* Bearbeitung/Beantwortung der Eingaben
* Einpflegen in das System (Lqfb, Beschlüsse, etc.)
* Abgleich und Austausch von Standards der Büroarbeit
** siehe Punkt 3 - Infrastruktur
* Protokolle von Fraktionssitzungen
* Grundbestückung mit Mate, Bier und Spezi!!!!1111einself
* Materialbeschaffung
* Vorarbeiten Buchhaltung / Steuer
* Recherchearbeit
* Terminorganisation / Vertretungen / Wiedervorlage(-ordner)

===Planung Personalmittel===
* Geld für Honorarverträge einplanen
====Büromittel====
* mtl ca. 325€ (bei 4 Verordneten)
* Fixkosten beachten!

===(Anonyme) Bewerbungen===
* schließen wir Piraten aus?
** Nicht-Piraten sind neutraler, eher ein nicht-persönliches / sachliches Arbeitsverhältnis
** Piraten zeigen vermutlich mehr Einsatz, wissen worauf es ankommt
** Mitarbeiter sollte zumindest "Pirat im Kopf / Geiste" sein (Identifikation mit unseren Grundwerten)
** Mitarbeiter sollten Bezirks- / Kiezkenntnisse haben
** nicht ausgesprochener Konsens ist, dass wir Piraten nicht grundsätzlich ausschließen
* sind Mitgliedschaften in anderen politischen Organisationen verboten / gewünscht?
** sollten möglichst offen gelegt werden
* schließen wir gewählte Verordnete und Nachrücker aus? --> Ja (Meinungsbild mehrheitlich positiv)

===Ausschreibungen===
* Anforderung "piratiges Denken" in die Ausschreibung mit aufnehmen
** nicht direkt reinschreiben, wird aber von den Bewerbern erwartet
** sollte in dem Bewerbungsschreiben begründet werden
* zentrale Ausschreibung für alle Büromitarbeiter (mit Bezirkspräferenz)
** eine Fraktion muss sich als Anlaufstelle bereiterklären (für Postbewerbungen)
** besser: Onlinebewerbung - Formular mit Auswahl des Bezirks
* Meinungsbild: Wer ist dafür, dass die Bezirke die Bewerbungen ausschließlich alleine bearbeiten? --> negativ
* Meinungsbild: Wer ist dafür, dass die Bewerbungen zentral bearbeitet werden? --> positiv
* Anzeige schalten
** wir müssen kommunizieren, dass es keine Vollzeitstellen sind, höchstens Halbzeitstellen
** wir nehmen keine Bewerbungen für die AGH-Fraktion an
** Es kann auch eine Person in mehr als einem Bezirk angestellt werden (Sharing von Personal)
* es gehen schon Bewerbungen in der P9 ein, werden aber erstmal vertröstet oder an die AGH-Fraktion weitergeleitet
* Meinungsbild: Wollen wir eine Offline-Anzeige schalten? --> negativ
** in Mitte ist das bereits geplant
* Onlinebewerbung vs. Briefbewerbung
** Präferenz ob Online- oder Briefbewerbung soll hervorgehoben werden, Alternative darf aber (aus rechtlichen Gründen in Bezug auf Gleichstellung) nicht ausgeschlossen werden

==Infrastruktur==
===Sachkosten===
* Möglicherweise lassen sich Sachkosten umtopfen in Personalkosten
* Fixkosten Telefon/Internet?
* Verbrauchsmaterial Bürokraft
* evtl. Möglichkeit, Grundausstattung Büromaterial von z.B. FDP bzw. ausscheidenden Fraktionen zu übernehmen? - Definitiv ja, muss mit BVV Büro/Verwaltung abgeklärt werden
===BVV-Mailingliste auf Piraten-Servern===
* nötig:
** Anmeldung mit Datenschutzerklärung
** Email mit verschiedenen Daten
*** Emu hat das schon mal gemacht
*** ''Marcel und Emu kümmern sich drum''
===Fraktionswebseiten===
* will jede Fraktion eine eigene Website
* Alternative integriert in Bezirkswebsite
** Steffen: Partei und Fraktion trennen (z. B. fraktion.*.de)
** Sigi: das gibt ellenlange Domains... hab für uns in Charlwlm pf-cw.de genommen...
**contra: eigenes Impressum für eigene Inhalte (eigene Haftung der Fraktion)
** i.d.R. nicht nur Blogbeiträge, sondern weiterführende Funktionalitäten
** es muss gewährleistet sein, dass der Bürger alles findet, d.h. wenn getrennte Websites, dann Verweise auf die jeweils andere
* Konsens für getrennte Seiten
====Domains für Fraktionsseiten====
* Vorschlag: fraktion.piraten-<Bezirksname>.de (z.B. "fraktion.piraten-mitte.de")
** vom Vorstand gibt es Domains für alle Bezirke mit www.piraten-<Bezirksname>.de und www.piratenpartei-<Bezirksname>.de, Second Level Domain ohne Probleme möglich
* wenn andere URL, dann am besten Umleitung auf diese ausführliche Nomenklatur
** müssen von den Fraktionen selbst besorgt und bezahlt werden
* Kontakt mit Landes-IT aufnehmen, um die Domains einzurichten - kommt sobald der Server steht
====gemeinsamer Server für Fraktionswebseiten?====
* Idee: Verein gründen, der die Infrastruktur beschafft und an die Fraktionen weiterberechnet
** Johannes bietet Unterstützung an, falls Vereinsgründung geplant
** Einwand: Transparenzfrage, ist das zu undurchschaubar? ("gefühlte Klüngelei")
** rechtliche Sicherheit?
* Alternative: Dienstleister finden, der 12 Rechnungen jeden Monat ausstellt
** evtl. Vorauszahlung für 1 Jahr (als Entgegenkommen), jede Fraktion 1/12
** Vorteil: Wenn eine Frakion sich auflöst, ist der Server trotzdem für das Jahr bezahlt
* wenn jeder Bezirk einen eigenen Server besorgt, brauchen wir für jeden Bezirk einen Admin
** wird schwierig, da wir vermutlich nur 4-5 Admins zusammen bekommen
** grundsätzlicher Serverbetrieb bzw. die Dienstleistung mit einkaufen
* Frage: Kann die AGH-Fraktion die BVV-Fraktionen unterstützen? (konkret: Server für Bezirksseiten stellen)
* Meinungsbild: Brauchen wir eine eigene Server-Infrastruktur --> positiv
* Meinungsbild: Wenn es rechtssicher möglich ist, wer will einen gemeinsamen Server mit verschieden Instanzen? --> mehrheitlich positiv
* redundante Server gewünscht, da Server dann auch Arbeitsmedium
==== Dienste für einen gemeinsamen Server====
* ML-Server
* File-Server
* Web-Server
* Wiki-Server
* Ticket-System
* Beschluss-System
* Datenbank-Server (für CRM)
* LiquidFeedback-Server
* Streaming-Server (Audio und/oder Video)
==== weiteres Vorgehen ====
* Kostenlimits
** aktuell unklar, was wir an laufenden Kosten haben
** gleiche Verteilung auf alle Fraktionen oder nach Größe der Fraktionen
** Neukölln (Steffen Burger) und Köpenick (Yorvik) erkundigen sich nach laufenden Kosten bei anderen Fraktionen
** Wunsch, dass Infrastruktur-Kosten weniger als ein Drittel der Sachmittel binden
* ''OK von allen Fraktionen für das Vorgehen einholen
** Rene (Treptow-Köpenick) --> Lichtenberg
** Emu (Spandau) --> Charlottenburg
** Marcel (MaHe) --> X-hain
** Christiane (Reinickendorf) --> Mitte
** Arne (Steglitz-Zehlendorf)
** Steffen (Neukölln) --> Pankow
* ''Proteste rückmelden an Emu und BVV-Piraten
* neuer Termin mit technikaffinen Leuten die genau ausarbeiten was benötigt wird
** dann Angebot einholen wie teuer das wäre
** ''Emu kümmert sich drum

====Funktionalitäten für die Fraktionswebseiten====
* öffentliches Kassenbuch
* Antragsportal (BVV-Antrage online stellen und abstimmen lassen), so ein bisschen wie LQFB
* Kontaktformular
* Ticketsystem für Bürgerfeedback, evtl. OTRS (Mängelreport)
===technische Ausstattung der BVV-Büros (VPN-Gateway, Fileserver, ...)===
* vertagt
===Handyrahmenverträge===
* nicht auf private Kosten für die Fraktion telefonieren
* Kosten sind über die Verordnetenentschädigung abgegolten, wird also nicht über die Fraktion bezahlt
* Idee: guten Vertrag oder Prepaid raussuchen (kostenlos untereinander usw.) und allen empfehlen
** dann ist jedem die Entscheidung selbst überlassen
** Mail an die ML mit der Frage wer einen guten Tarif kennt den wir empfehlen können
* Handy für Mitarbeiter können von der Fraktion bezahlt werden
==Gestaltung==
* was brauchen wir gestaltet
** Briefpapier
** Visitenkarten (müssen von den Verordneten selbst bezahlt werden)
*** Design aus dem Wahlkampf nehmen
** Website (Wordpress-Design)
*** schlank, seriös, gut strukturiert, einfach zu bedienen,
*** sollte sich am Wahlkampf-Design orientieren
*** nicht das Design der Landesseite
*** evtl. so wie auf: http://polis.martindelius.de/ aber mit Orange (sorry) http://www.pf-cw.de
** Namensschilder
** Flyer-Dummy
** PPT oder odp Vorlagen für Präsentationen
*Wie kann man das am besten für alle Fraktionen organisieren?
** Christiane wird was entwerfen
** bis zum 22.10. gibt es erste Grobentwürfe

==Wichtiges Eichhörnchen==
* Sozialpiraten (Johannes Ponader) bieten Hilfe für BVV-Verordnete beim Gang zum Arbeitsamt an, einfach bei Johannes melden unter johannesponader@googlemail.com
** an BVV-ML schicken
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