Quelltext der Seite BE:Mitglieder/Protokolle/2012-10-24 - Protokoll Mitgliederverwaltung

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{{Protokoll-Start}}

= 24.10.2012 - Mumble Treffen der Mitgliederverwaltung LV Berlin =
* '''Beginn:''' 20:20 Uhr
* '''Ort:''' Mumble 
* '''Anwesende:'''  Manu, Anisa, Jan, Simon, Marcel

=Protokoll=
==1. Berichte ==

===Verwaltungstreffen ===
* SageCRM wurde vorgestellt, wird für uns ein paar Probleme machen (da abweichende Gliederungsstruktur, aber nichts was sich nicht mit ein paar VBA-Skripts beheben lässt)
** E-Mail-Versand soll ganz nett sein
* SageCRM schreibt 1x täglich die Stammdaten ins OfficeLine, ist damit das führende System
* BPT Akkreditierung
** Daten werden aus dem Sage gezogen
** d.h. die Daten müssen sauber sein, v.a. Eintrittsdatum und Buchungen der Mitgliedsbeiträge
Protokoll: http://piratenpad.de/p/vw122

===Mitgliedsausweise ===
* "Schnapsidee": Leute sollen sich ihre Ausweise selber basteln / ausdrucken
** wird jetzt weiter verfolgt
** http://files.alexzinser.de/ausweis/
* Plastik-Ausdrucke werden weiter gefertigt, aber nicht mehr verschickt
** können in der P9 abgeholt werden
** soll vor allem die Versandkosten sparen
* Versand der letzten Charge ist in Vorbereitung (Simon)
** in der Zwischenzeit ausgetretene Mitglieder sind rausgefiltert
** Versand über InfoPost Premium
*** nicht zustellbare Briefe werden an uns zurückgeschickt (kostet 11ct pro Brief)
*** bei Verzug mit Nachsendeauftrag (und Erlaubnis die Daten weiterzugeben) würden wir die aktuellen Adressen erhalten
*** ist ein Vertragsprodukt... Vorab-Vertrag nötig (darüber werden dann die nachträglichen Kosten abgerechnet)
** Umschläge sind gestempelt und versandbereit
** sobald alle offenen Fragen mit der Post geklärt, gehen die Briefe raus

===Liquid Invites ===
* letzter Versand am 31.08.
* viele Neumitglieder erhalten somit ihre Invitecodes beim nächsten Versand
* ab dieser Woche gehen damit wieder Invites raus
* Übergabe an Jan erfolgt sobald die Daten sauber sind und die versandten Codes ins Sage importiert sind
** Anisa kümmert sich drum
** sollte vor der Umstellung auf SageCRM passieren (spätestens bis Ende nächster Woche)
* Manuel redet mit Gero/acid ueber Listen und Cleanup

===Mailings===
* es gab ein paar Einladungen zu GVen
** aktuell RDF und xhain (bereits verschickt)
* Bounces: E-Mails werden aus Sage ausgetragen
* wenn E-Mail-Adressen aktualisiert werden, in der Bestätigung nochmal nachfragen ob die Bezirkszugehörigkeit noch stimmt
* Idee von Simon: Mail-Header so anpassen, dass Bounces nicht ins OTRS rutschen, sondern direkt an Sage gehen

===Stand Sage-Accounts===
*Jan hat immernoch keine Account
*Anisa hakt nach

===Stand OTRS===
* Jan hat seine Zugangsdaten für das alte OTRS nicht mehr
* @Manu: bitte neu beantragen / resetten lassen

==2. aktuelle TODO==
===Eintrittsdaten Sage===
* sind für die BPT Akkreditierung wichtig
** daraus berechnet sich die Zahlungsverpflichtung
** wichtig für alle Beitritte seit 01.01.2012, für Beitritte davor gibt es ein separates Feld mit dem Restbetrag
* aktuell noch 7 Mitglieder ohne Eintrittsdatum
* bei einem Import im Januar sind falsche Eintrittsdaten und Geburtsdaten übergeben worden, Eintrittsdatum ist 01.01.2006
** Datensätze lassen sich aber identifizieren
** muss über Hendrik neu importiert werden

===Ermaessigte Beitraege im Sage===
* Liste alller geht nan gordon (Anisa)
* Erstbeitrag (2012) unb beitrag fixen (Manuel)

=== Expats ===
* Pflege der Mitglieder die in Berlin wohnen, aber nicht Mitglied im LV sind
* wir bekommen einen Export, der gepflegt wreden muss (v.a. Bezirkszugehörigkeit, da diese nicht im Sage eingetragen werden kann)
* Jan kümmert sich drum

===Liquid Invites im Sage===
* Anisa macht den Import fuer Hendrik fertig
Liste mit keys an Jörg geschickt

===Umzuege im OTRS===
* durch die Abfrage der Bezirkszugehörigkeit gibt es viele Umzüge (v.a. innerhalb Berlins) zu bearbeiten, ca. 80 Tickets aktuell

===Akkreditierung Gebietsversammlungen===
Manuel macht Google Kalender 

===OTRS Misc===
* es gibt demnächst neue Queues, z.B. für Schatzmeister, in die wir dann Tickets schieben können
* wir erstellen uns Briefvorlagen für OTRS (für Standard Use-Cases) die dann dort hinterlegt werden
** alle in einem Pad sammeln damit Manuel die dann in einem Rutsch an Markus schicken kann

==3. Dokumentation==
===Ein und Austritte===
* Manuel bringt alle Papier von Anisa in die P9a

===Protokolle===
* Marcel kümmert sich darum, dass die Protokoll ordentlich formatiert im Wiki landen
===Prozesse===
* wir brauchen einen Arschtrittbeauftragten der die anderen anhält ihre Prozesse zu dokumentieren
** Marcel hat den Job
* jeder dokumentiert "seine" Prozesse selbst
* es gibt erste Pads dazu, diese bitte befüllen und ggf. weitere anlegen

{{Protokoll-Ende}}