NRW:Arbeitsgruppe/Kommunikation/AB:Neumitglieder kontakt

Arbeitsbereich: Betreuung von Neumitgliedern und kontakt@

Es werden mindestens 2 Verantwortliche und 3 weitere Mitarbeiter benötigt.
Bisher haben sich folgende Piraten angemeldet:

Verantwortlich:
* Andreas Andreas70 
* offen 
Mitarbeiter: 
* Heiko DBrain 
* Birgit Rya
* Steffi SteffiNenz

Aufgaben

• Begrüßung, Betreuung und Integration von Neumitgliedern:
  Jedes Neumitglied soll begrüßt werden [Neu-Piraten-E-Mail: Einsteigermail], und Hilfe an die Hand bekommen, um sich bei den Piraten besser zurecht zu finden [Einsteigermail inkl. diverser Verlinkungen + Rückfrage über RT].
  Je nach Interessengebiet soll das Neumitglied Ansprechpartner genannt bekommen, um bei den Piraten mitarbeiten zu können. Lokale Ansprechpartner für Treffen sollen bei Bedarf ebenfalls genannt werden [vor Ort die Stammtische + Crews etc. über Verlinkungen].
• Betreuung von kontakt@piratenpartei-nrw.de:
  Über kontakt@piratenpartei-nrw.de kommen eine Reihe sehr verschiedenen Anfragen rein:
  - Fragen zur Mitgliedschaft
  - Anfragen von Bürgern
  -Anfragen von Piraten.
  Die Beantwortung der Fragen muss wahrscheinlich in vielen Fällen von speziellen Gruppen (z.B. AG Verwaltung, Vorstand,...) übernommen werden [Zuordnung der eingehenden Anfrage über RT - wichtig: Eskalations-Workflow!].
• Pflege der Neueinsteiger-FAQ:
  Die bei der Begrüßung regelmäßig auftretenden Fragen der Neumitglieder sollen regelmäßig in eine öffentliche FAQ eingetragen werden. Diese Aufgabe sollte von allen Piraten übernommen werden, die sich auch um Arbeitsablauf Begrüßung kümmern [Neue Seite anlegen und regelmäßig updaten...].
• Pflege der Neueinsteiger-Seite:
  Die Neueinsteiger-Seite im Wiki soll regelmäßig gepflegt werden, um sie an aktuelle Mitgliederbedürfnisse anzupassen.

Arbeitsablauf AB2

Siehe extra Seite: Crew:AG/Kommunikation/Abläufe_AB2

Arbeitsablauf Begrüßung von Neumitgliedern

• Das potentielle Neumitglied schickt seinen Mitgliedsantrag an die AG Verwaltung, welche diesen mit Hilfe des Request Trackers bearbeitet. Nachdem der Verwaltungsteil erledigt ist, bekommt das Mitglied die Neueinsteigermail. Diese wird von neupirat@piratenpartei-nrw.de verchickt.
  In der Neueinsteigermail sollten explizite Fragen (z.B. "Sollen wir dir einen lokalen Ansprechpartner nennen?") enthalten sein, um eine Antwort zu provozieren. Das Ticket im RT sollte in die zugehörige Queue Kontakte verschoben werden.
  Ab dort übernimmt dann die AG Kommunikation NRW.

• Im Optimalfall antwortet das Neumitglied.
  Ein Pirat der AG Kommunikation NRW sollte sich dann um die Beantwortung der Frage kümmern.
  Die Zeit für eine Antwort auf die Mail sollte unter 24h liegen. Die Frage kann, je nach Inhalt weitergeleitet werden. Es ist wünschenswert, dass AGs, PGs und Crews ebenfalls Zugang zum RT haben, um die Anfragen effektiver verwalten zu können.
  Außerdem werden Personen benötigt, an die Anfrage eskaliert werden können. Hier kommen der Vorstand und Piraten der AG Kommunikation, die sich mit Ansprechpartnern oder Strukturen befassen, in Betracht [WORKFLOW????].
• Bei geschätzten 20 Neumitgliedern in der Woche sollten 5 Piraten ausreichen, um ohne allzugroßen Zeitaufwand diese Aufgabe erledigen zu können.

Arbeitsablauf Kontakt-eMail

• Die eMail kommt über die eMail-Adresse kontakt@piratenpartei-nrw.de im Request Tracker an und wird in der Queue Kontakt abgelegt.
• Der Eingang der Mail wird automatisch bestätigt.
• Die Mail wird beantwortet oder an einen kompetenten anderen Piraten weitergegeben, bzw. in eine andere Queue gelegt. Dazu muss bekannt sein, wer sich im LV um was kümmert (Übersicht über Ansprechpartner/Organisationsstrukturen). Der Anfragende wird darüber informiert.
• Ist der andere Pirat kein Nutzer des RT, soll der ursprüngliche Bearbeiter der Nachricht vom ihm ins CC genommen werden, wenn die er die Anfrage beantwortet, um auch im RT das Ticket mit einem ordentlichen Ergebnis schließen zu können [Das gibt mit Sicherheit Probleme!! dass kein CC erfolgt].

Folgende Abgrenzungen

• AG Verwaltung (Neu-Piraten-Mail und Abwicklung abstimmen)
• AG Presse und Pressesprecher (Anfragen zuleiten + Wording von Texten abstimmen)
• AG Website (Neugestaltung)

Folgende Probleme sind erkannt und zu lösen:

• Derzeit fehlt die Übersicht "wer ist wo für was zuständig"
  => Arbeitsbereich 4 kümmert sich
• Eigentl. müssen alle "Zuständigen" einen RT-Zugang bekommen. D.h. auch jede Crew (damit diese über das RT Anfragen bekommen kann), jede AG etc. (für die Anfragen von außen)
  => zurückgestellt. Im Echtbetrieb ausprobieren
• Gibt es im RT einen Workflow der z.B. Eskalationen regelt
  => Arbeitsbereich 3 überwacht die Nutzer
• Den Wochenbericht als Newsletter nach Anmeldung verschicken.
  => Gute Idee, aber wegen redaktioneller Arbeit derzeit nicht möglich | erstmal den Bundes-Newsletter

Folgende Seiten müssen überarbeitet werden

• Einsteiger-Seite im Wiki
  => Sammeln der gewünschten Inhalte zur Abstimmung in der AG: Inhalte Einsteiger-Seite
• FAQ-Seite im Wiki (neu angelegt)
• Mitglieder-Seite im Wiki (teilweise veraltet)