Benutzer:Septerra/Blog

Warum ich arbeite - das Thema Spendenbescheinigungen

Vor einigen Tagen habe ich den Versand der Spendenbescheinigung vorbereitet. Nachdem nun einige Mitglieder wissen wollen, warum diese erst jetzt kamen und warum niedrige Beträge (<200 €) ebenfalls bescheinigt wurden.

Der Jahreswechsel und die Spendenbescheinigung

Zum Jahreswechsel 2011/2012 war das Schatzmeisteramt noch mit meinem Vorgänger, Thomas, besetzt. Dieser hatte bereits am Landesparteitag in Kehl gesagt, dass er den Schatzmeister nur mit Zeiteinschränkungen weitermachen kann. Diese Situation hielt bis zum Jahresende an und wurde auch zum LPT 2012.1 nicht besser, so dass er eine Kandidatur ausschließen konnte. Aus Zeitgründen hat Thomas damals keine Spendenbescheinigungen versenden können, somit hatte ich diese Aufgabe übernommen.

Am 03.03.2012 wurde ich in Heidenheim zum Landesschatzmeister des Landesverbandes Baden-Württemberg gewählt. Nachdem bis zu diesem Tag die Buchhaltung von 2011 nicht vollständig war (die Kassenprüfer haben eben diesen Zustand bemängelt) wurde diese mir an der KMV Stuttgart, komplett mitsamt der restlichen Akten, die Thomas mir bis dato nicht weiterreichen konnte, übergeben (für diese Leistung bin ich sehr dankbar).

Die Buchhaltung, wie sie der LV letztes Jahr geführt, wurden mit der Eigenkonstruktion "Schatzkiste" von Thomas gebucht. Die Software bot bisher allerdings keine Unterstützung für Spendenbescheinigungen, da Thomas eine solche Funktion bisher nicht programmiert hatte. Somit gab es Probleme, die Datensätze in einem Export einfach rauszuholen. Mittlerweile hat Thomas diese Funktion allerdings implementiert (auch wieder Dank meinerseits) und man konnte die Spendenzusammenfassungen verspätet exportieren.

Auch hat Thomas mir eine Vorlage (die noch angepasst werden musste) in LaTex geschickt, um mit den vorhandenen Daten Serienbriefe versenden zu können.

Nachdem ich das ganze am 24.05.2012 fertig hatte (562 Spendenbescheinigungen mit Tintenstrahldrucker aus privater Hand, 12 mal Papier nachlegen = ca. 2 Stunden Druckzeit) musste das ganze natürlich noch von Hand Unterschrieben (gute 1,5 Stunden), von Hand gefaltet (ca. 3 Stunden) sowie eingetütet werden (weitere 2 Stunden). Somit bekomme ich 8,5 Stunden wobei ich mir noch mehr Zeit genommen hatte.

Nebenbei arbeite ich allerdings noch (ja ich habe neben den Piraten einen Nebenjob mit 35 h/Woche) und konnte das nicht am Stück machen, hatte zudem noch andere Sachen für die Piraten zu erledigen, private Verpflichtungen (Geburtstag etc [nein nicht meiner]). Somit hatte das Ganze schonmal bis zum 1. Juni gedauert. Die Post ging also Anfang der Woche in die Post (Dienstag) und ist heute evtl. schon am Mittwoch bei euch (gewesen).

Spendenbescheinigung und Grenzen

Es kam zudem noch die Frage auf, warum auch niedrige Beträge eine Spendenbescheinigung bekommen haben. Ich hatte bisher einige wenige Anfragen, ob noch eien Spendenbescheinigungen versendet werden, bekommen - zum Teil lagen sie auch noch vom alten Vorstand vor. Nachdem es nun mit dem Export für Spendenbescheinigungen funktionierte, fehlte mir eben diese Grenze. Da ich allerdings die Spendenbescheinigungen vom Tisch haben wollte, habe ich auch die Spendenbeträge (z.T. auch Mitgliedsbeiträge) unter 200 € berücksichtigt. Auch hier wieder ein Dank von Thomas, der sich zeitnah darum gekümmert hatte, dass man in der Schatzkiste bei den Spendenbescheinigungen eine Mindestgrenze der Gesamtsumme angeben kann, welche beim Export berücksichtigt wird.

Die Zukunft der Spendenbescheinigungen

Derzeit stellen wir auf unser neues Verwaltungssystem Sage um. Damit können Zuwendungsbescheinigungen automatisch auf Knopfdruck erstellt werden, sobald die Spende gebucht ist.

Nachtrag: Dadurch werden zukünftig keine Portokosten für Kleinspenden mehr entstehen

Sollten noch weitere Fragen offen sein, bin ich gerne bereit diese zu beantworten.