BY:Bezirksverband Oberbayern/Bezirksparteitag 2014.2/Ausschreibung

Für den Bezirksparteitag 2014.2 im November 2014 suchen wir einen geeigneten Ort. Diese "Ausschreibung" soll allen interessierten als Hilfestellung für die Auswahl eines Veranstaltungsorts dienen.
Wer Fragen hat, kann auch bei der Orga der letzten Bezirksparteitage nachfragen - Piraten sind da hilfsbereit! :) Lasst euch nicht abschrecken wenn eure Location nicht alle Anforderungen erfüllt. Wir können sicher auf den einen oder anderen Punkt verzichten wenn wir dafür eine tolle Location erhalten.

Bezirksverband Oberbayern

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Vergabeverfahren

Beachtet bitte folgendes:

• diese Ausschreibung läuft bis zum 15.10.2014 oder bis zur Vergabe (siehe Unten!)
• der BzV-OBB Vorstand vergibt die Ausrichtung spätestens nach Ablauf dieser Frist. Achtung: kann aber auch vorher passieren! Deshalb unbedingt den nächsten Punkt beachten!
• Wenn ihr an einem Vorschlag arbeitet, kündigt das bitte schon auf der Vorschläge-Seite an! Kontakt-Details nicht vergessen. Dietmar Hölscher bezieht Euch in die Entscheidung mit ein, sollten wir darüber nachdenken, die Ausschreibung vorzeitig zu beenden. Hintergrund für eine vorzeitige Entscheidung: manche Veranstaltungsräume kann man nicht ewig reservieren, dann muss man ggf. schon rechtzeitg einen Vertrag machen.
• Wir wollen eine gut organisierte Partei Versammlungen haben. Party-Konzepte interessieren nicht, kann man machen, ist aber kein Punkt für die Entscheidung).
• Sind Quer-Finanzierungen geplant (Getränkeverkauf, Sponsoren, etc.) muss dies im einzelnen ausgewiesen werden.
• Bis zur endgültigen Beauftragung werden Verträge werden ausschließlich NUR durch den BzV-OBB Vorstand abgeschlossen. Wer sich daran nicht hält und sich ggf. Schadensersatzforderungen stellen muß, hat Pech. Ausgenommen davon sind explizite Beauftragungen die per Beschluß durch den BzV OBB ausgesprochen werden etwa für die Anmietung Material, Kautionen für Vor-Reservierung etc....
• Vorschläge bitte auf auf dieser Seite eintragen. Als Struktur dafür könnt ihr die Titel-Überschriften ab "Ort" nehmen. Bitte vergesst nicht, eure Kontaktdetails (E-Mail Adresse und Telephon) anzugeben oder uns zumindest zuzumailen.
• Verantwortlich für diese Ausschreibung im BzV-OBB Vorstand ist Dietmar Hölscher.
• Für die MAIN-Orga wird noch ein Verantwortlicher gesucht. Bei Fragen rund um die Organisation eines BzPT´s könnt ihr euch jederzeit gerne an die Vorstands E-Mail Adresse vorstand-oberbayern@piratenpartei-bayern.de wenden.

Termine

Das Veranstaltungswochenende soll in folgendem Zeitraum stattfinden: Mögliche Termine: während des Novembers

SG Event

Die SG Event bittet darum rechtzeitig von den Veranstaltern eingebunden zu werden. Bei Fragen wendet Euch an pirat.ron@gmx.de

Ort

How to Parteitag

Eine kurze Anleitung wie man Parteitage ausrichtet

Abgrenzung

Der letzte BzPT war in Kolbermoor, davor in Peißenberg,Germering, München, Bad Aibling und Unterhaching.
Es wäre schön, wenn wir die Parteitage über die Jahre hinweg in allen Ecken des Bezirkes veranstalten könnten.

Erreichbarkeit Öffentliche Verkehrsmittel

Der Ort muss mit öffentlichen Verkehrsmitteln gut erreichbar sein. Vom Bahnhof zum Veranstaltungsort sollte eine Beschilderung erfolgen. Wenn der Veranstaltungsort nicht innerhalb von 10 min zu Fuß vom Bahnhof zu erreichen ist, sollte ein Shuttleservice verfügbar sein

KFZ

Der Ort sollte auch ohne Ortskenntnisse einfach gefunden werden können. Navis sollten die Adresse kennen, ansonsten unbedingt Anfahrts-Adresse angeben und von dort beschildern. Parkplätze sollten in der Nähe ausreichend vorhanden sein (~100-200 Stellplätze)

Bauliche Anforderungen/Größe

Bisher waren zwischen 5% und 8% der oberbayerischen Piraten beim Parteitag. Eine Ausbaufähigkeit auf ca. 10% innerhalb 40min soll gegeben sein. D.h. derzeit ca. 50-80 Sitzplätze mit bis zu 50 extra Stühlen und Platz dafür in der "Hinterhand".

Tische

Es sollen so viele Plätze wie möglich an Tischen zur Verfügung gestellt werden. Vorzugsweise in Blickrichtung zur Bühne ("Parlamentarisch"), in Reihe (90° zur Bühne) ist aber auch möglich. Rollstuhlplätze müssen vorhanden und bis nach Veranstaltungsbeginn reserviert bleiben. Es müssen genügend Stühle vorhanden sein, um bei zu starkem Andrang weitere Plätze zur Verfügung zu stellen, wenn Tische abgebaut werden.

Bühne

Eine Bühne muss vorhanden oder aufgebaut werden, die bei gefülltem Saal den Zuschauern auf den hintersten Plätzen die Sicht auf Redner und auf dem Podium sitzenden Personen gestattet. Auf der Bühne muss ein Rednerpult stehen sowie ein Podium für mind. 4 Personen. Eine optisch ansprechende Bühnengestaltung ist wünschenswert, um brauchbare Fotos anfertigen zu können (gleichmäßig ausgeleuchtetes Rednerpult, kein 08/15-schwarzer Moltonhintergrund,...)

Sound

Der Veranstaltungsort muss so beschallt werden können, dass auch großer Publikumslärm noch durch ein Mikrofon übertönt werden kann. Auf der Bühne ist mindestens ein Mikrofon am Rednerpult und am Podium mindestens zwei Mikrofone zu betreiben. Im Saal müssen mindestens zwei Mikrofone mit Ständern vorhanden sein. Übermäßiger Hall und Rückkopplung muss vermieden werden.

Video

Ein Beamer mit Leinwand muss betrieben werden, welche der Größe und Lichtstärke her den hintersten Plätzen ermöglicht, Texte gut lesen zu können. Dies bei voller Bühnen- und sanfter Saalbeleuchtung. Die Steuerung des Beamer-Bildes muss vom Podium erfolgen können (direkt oder indirekt durch Weitergabe Steuerungswunsch durch extra Verbindung zum Bediener). Vom Rednerpult aus muss der Redner sehen können, was der Beamer gerade zeigt, ohne sich ständig nach hinten zu drehen (z.B. Bildschirm vor dem Rednerpult).

Licht

Ausreichend Bühnenbeleuchtung, insbesondere die Ausleuchtung des Rednerpults, muss gegeben sein. Im Saal reicht sanftes Licht. Einfall von Tageslicht muss so gesteuert werden können, dass es weder die Leinwandprojektion schlecht sichtbar macht noch die Teilnehmer übermäßig blendet (Verlauf der Sonne während der Veranstaltung vorher beachten, insbes. die im Winter tief stehende Sonne am Nachmittag!).

Presse

• Es müssen Plätze für Pressevertreter ständig frei gehalten werden, vorzugsweise an den Tischen vorne bzw. an einer Seite des Podiums. Um Pressevertreter akkreditieren bzw. empfangen zu können, ist ein dauerhaft besetzter Akkreditierungsplatz unabdingbar. Für eine abzuhaltende Pressekonferenz sollte eine entsprechende Räumlichkeit mit ausreichender Beleuchtung für Foto und Filmaufnahmen vorbereitet sein bzw. schnell vorbereitet werden können.
• Ein bis zwei getrennte Räume für Interviews inkl. Foto-Ops sollten schnell organisiert werden können oder besser ständig vorhanden sein.

Garderobe

Eine Garderobe ist wünschenswert, die entweder dauernd besetzt ODER gesichert und nur in den Pausen besetzt ist. Kann dies nicht geleistet werden, müssen Tische und Stühle entsprechend dem größeren Platzbedarf gestellt werden.

Empfang / Foyer

Es sollte ein Foyer/Eingangsbereich vorhanden sein. Mindestens 4 Plätze müssen für die Akkreditierung betrieben werden können, an denen sich jeweils eine Warteschlange bilden kann, ohne dass es zu Chaos kommt ;) Mindestens ein Akkreditierungsplatz muss während der gesamten Zeit betrieben werden können.

Zugang

Barrierefreier Zugang ist Voraussetzung. Ebenso bau- und feuerrechtlich vorgeschriebene Fluchtwege.

Toiletten

Für die erwartete Anzahl an Teilnehmern müssen ausreichend Toiletten zur Verfügung stehen, mindestens eine davon behindertengerecht. Ein Wickeltisch ist von Vorteil. (Nein, wirklich! Letztes mal hatten wir zwei Babys da ... ;))

Deko

Parteiflaggen und andere Deko muss sich so befestigen lassen, dass der Veranstaltungsort von innen und außen sofort als der eines Parteitages der Piraten erkennbar ist.

Strom

Die Stromversorgung auch der Gäste muss für den Betrieb von Notebooks gewährleistet werden. Dazu reichen Anschlussmöglichkeiten an den Seiten des Saales aus. Der Stromkreis der Gäste muss von dem der Bühnen- und Netzwerktechnik getrennt sein.

Netzwerk / Internet

Eine stabile zuverlässige Internetanbindung muss vorhanden sein. Für die Versammlungsleitung, Presse, Orga und Akkreditierung ist ein Internetzugang unbedingt notwendig. Vorzugsweise mit höherer Bandbreite, als normales A-DSL. Mehr als 5Mbit/s Upload ohne Volumenbegrenzung sind für Streaming notwendig. Die Bühne muss einen ausfallsicheren Internetzugang, unabhängig derer der Gäste, haben idealerweise mit einem Backup per UMTS. Gäste müssen nicht zwingend per Kabel oder WLAN die Möglichkeit haben, ins Internet zu gelangen.Ist die zur Verfügung stehende Bandbreite zu gering, kann der Zugang für Gäste gedrosselt und/oder auf wenige Dienste beschränkt werden.

Streaming

Die Veranstaltung muss in guter Qualität gestreamed werden. Die Kosten für das Streaming sind Teil der Ausschreibung

Belüftung / Heizung

Es muss ein ständiger Austausch der Raumluft bei konstant angenehmer Temperatur gewährleistet sein.

Raucherbereich

Entweder sollte im Außenbereich ein Wettergeschützter Ort samt Aschenbechern bereit stehen oder im Innenraum ein dafür vorgesehener extra Raum ausgewiesen werden.

Sonstiges/Verpflegung

Ideal wäre, wenn das mitbringen von Getränken und Speisen gestattet ist. In diesem Fall sollen Einkaufsmöglichkeiten aber in direkter Nähe vorhanden sein. Ist eine Selbstverorgung nicht möglich (was normal ist), sollen Getränke während der gesamten Veranstaltung angeboten werden. Essen zu den üblichen Zeiten, kleine Snacks vorzugsweise immer. Es müssen auch vegetarische Hauptspeisen - jenseits der ewigen Käsespätzle - angeboten werden. Selbstbedienung ist möglich. Die Preise sollten ortsüblich oder darunter liegen.

Team

Es muss ein Pirat mit guter Ortskenntnis für die Organisation und Ausrichtung des BzPT hauptverantwortlich sein. Dieser Pirat soll Zusagen von Bereichsleitungs-Piraten aller wichtigen Bereiche (Aufbau, Abbau, Akkreditierung, Sound+Video, Netzwerk, Bühne, gfls. Presse) aufweisen. Eine ausreichende Zahl von Helfern muss zur Verfügung stehen.

Budget

Als Gesamtbudget für die Veranstaltung sind vorerst 500€ vorgesehen. Das Budget wird aber erst beschlossen wenn die Kosten des Parteitags absehbar sind.

Vergabe

Die sich bewerbende Gliederung benennt eine Person, die die örtlichen Gegebenheiten gut kennt, als lokalen Verantwortlichen, der in Zusammenarbeit mit dem BzV OBB und seinem Beauftragten die Organisation vor Ort unterstützt."