Event Guide

Eventguide

Hier sammelt die AG Event praktische Tipps auch für euren Piraten-Event (>100 Personen) - nutzt ihn als Checkliste in der Vorbereitung! Der Event-Guide kann keinen Veranstaltungstechniker ersetzen, sondern soll in Events erfahrenen Personen helfen, politische Veranstaltungen auszurichten. Wer sich ohne diesen Guide nicht zutraut eine Veranstaltung zu führen, sollte besser einen erfahrenen Veranstaltungstechniker anheuern. Wir können hier auch keine rechtlich verbindlichen Aussagen machen, denn Gesetze ändern sich schneller als Wikis. Es wird um rege Mitwirkung gebeten, auch wenn es nur kleine Anmerkungen zu vergangenen Veranstaltungen handelt oder ihr nicht der AG Event angehört. Längere Beiträge bitte auf die Diskussionseite, wir destillieren dann etwas nützliches daraus. Viel Spass & Hals- und Beinbruch für eure Veranstaltungen!

Hotline: Akute Probleme oder technischen Fragen?

Ruf an: 0172 - 7819582, Tag oder Nacht. Jochen/Access

20 Jahre Eventtechniker - alle Gewerke - Diskret

Aktuelle Berichterstattung über die VA in Bingen: Link

Organisation

Kommunikation

Im Vorfeld sollte von den Veranstaltern mindestens folgende Informationen zugänglich gemacht werden:
- Zeitplan mit Ablauf der Veranstaltung
- Tagesordnung des Inhaltlichen Teils
- Parkplätze im Umfeld
- Anfahrt Auto, Bahn.
- Exakte Adresse zur Navigation
- Gaststätten im Umfeld (Öffnungszeiten, Küche, Kapazität)
- Situation für Barrierefreien Zugang (Behinderte)
- Teilnehmerliste
- Mitarbeiter und Helferliste
- Mitfahrgelegenheiten Börse
- Mitschlafgelegenheiten Börse
Je früher man den Teilnehmern Information und Foren gibt, desto stressfreier für alle.
Je früher man publiziert, desto leichter ist es für Aussenstehende mitzuhelfen.

Zeitpunkt der Veranstaltung

Die Veranstaltung sollte auf einen Tag gelegt werden, an dem möglichst viele Mitglieder Zeit haben, z. B. Samstags
Beginn und Ende sollten so liegen, dass die Teilnehmer, die mit der Bahn anreisen, günstige Verbindungen finden.
Das voraussichtliche Ende muss realistisch geplant, kommuniziert und im Auge behalten werden. Überziehungen sind undemokratisch gegenüber Auswärtigen, die abreisen müssen.
Es sollte immer einen 'Plan B' für den Fall einer Überziehung geben. Klare Deadlines, wann ein Saal geräumt werden muss um ihn zu übergeben, müssen vorher festgelegt werden.

Technische Leitung

Neben dem politischen Ablauf (geregelt vom Vorstand) und dem Ablauf der Veranstaltung (geregelt vom Moderator) gibt es noch Organisatorisches, was im Hintergrund abläuft und von der Veranstaltung ferngehalten werden sollte, um sie nicht zu stören.
Dazu sollte vom Veranstaltungleiter ein Technischer Leiter bestimmt werden, welcher nicht auf der Bühne anwesend sein muss und sich frei bewegen kann und eigenständig Entscheidungen treffen kann.
Der Technische Leiter ist für den reibungslosen Ablauf zuständig, also Technik, Sicherheit, Transporte etc. Er/Sie muss z. B. mit Hallenmeister oder der Presse (nur Organisatorisches) Kontakt halten.
Der Veranstaltungsleiter sollte sich von allen Gewerken (Technik, Sicherheit, Hallenmeister, Helfer, externe Firmen, etc.) die persönlichen Telefonnumern der Ansprechpartner besorgen und diese unter den Gewerkleitern verteilen.

Moderation

Moderation: Neben dem politschen Ablauf gibt es unabhängig davon die Notwendigkeit, Teilnehmer anzuleiten, z. B. Begrüssung, Redner vorstellen, Pausen ankündigen, allgemeine Informationen durchgeben, technische Dinge wie Saalverdunkelung einleiten, etc.
Der Vorstand sollte eine Person als Moderator auswählen, um die Veranstaltung geschmeidig zu halten. Nur er/sie spricht direkt zum Publikum über Organisatorisches.
Wenn absehbar ist dass der Vorstand alle Hände mit Politischem voll hat, kann er ein weniger involviertes Mitglied oder auch einen externen Person speziell dafür vorsehen und während der Veranstaltung entsprechend anleiten.
Gute Umgangsformen, Übung in solchen Dingen vorteilhaft.

Ablauf

Die Auszählung von Wahlstimmen benötigt einen abgetrennten Nebenraum mit Stühlen, Tischen, Strom.
Im Vorfeld abklären, ob unter den Teilnehmern Bedarf besteht in Kleingruppen zu arbeiten und dafür eventuell Nebenräume mit Stühlen, Tischen, Strom und W-LAN vorbereiten.
Grundsätzlich mindestens neben den angemeldeten Gruppen einen Nebenraum zusätzlich für eine Kleingruppe oder einen spontanen Bedarf vorbereiten.
Voting ist ein kritischer Punkt bei 100+ Teilnehmern. Gut vorbereiten und eventuell üben, Helfer dafür im Vorfeld anwerben und einweisen.
Protokollanten und andere ständig zu besetzende Positionen sollten frühzeitig Partner bestimmen, damit sie zusammen die ständige Funktion gewährleisten können.
Für die Zählpausen sowie anderen unvorhergesehenen Leerlauf ist es nützlich, sich vorher unter den Teilnehmern zu erkundigen, ob jemand einen Redebeitrag halten möchte und ihn in solch einem Fall spontan einzuschieben.
Am Ende der Veranstaltung Ansage: Abbau nur nach Ansage, Helfer gesucht, Gäste Tische räumen und Müll mitnehmen, Veranstaltungsleiter übernimmt den Abbau.

Einlass

Am Eingangsbereich werden Teilnehmer empfangen, ihre Mitgliedschaft überprüft und Stimmkarten sowie auf Wunsch Namensschilder ausgegeben. Mitgliedschaftsanträge werden bereit gehalten und evtl. ausstehende Mitgliedsbeiträge kassiert, um bei Parteitagen Stimmberechtigung herzustellen, zu diesem Zweck muss eine Kasse mit Wechselgeld bereitgehalten werden.
Der Eingangsbereich sollte mindestens 1 Stunde vorher für die frühen Ankömmlinge mit 1 Person besetzt sein. Zum offiziellen Beginn sollten 3-5 Personen die Masse der gleichzeitig ankommenden Gäste bewältigen. Der Eingang sollte während der Veranstaltung ständig besetzt sein, um für Nachzügler, Presse oder Störer gewappnet zu sein.
Auf jeden Fall ist ebenso eine Spendenkasse bereitzuhalten, es schadet nie. Taktisch wird am meisten gespendet, wenn die Spendenkasse gut sichtbar direkt bei der Akkreditierung steht.
Pressevertreter werden beim Einlass an den Versammlungsleiter oder Pressebeauftragten/-sprecher überwiesen.
Nicht-Mitglieder wird vorbehaltlich der Abstimmung über die Zulasssung von Gästen der Zutritt gewährt.
Der für den Einlass Verantwortliche sollte sich bereits im Vorfeld der Veranstaltung Vertreter aussuchen und einweisen.
Falls Umfragen durchgeführt werden, werden die Bögen am Eingangsbereich vorgehalten und bei der Akkreditierung ausgegeben sowie eine deutlich markierte Urne aufgestellt.
(optionale) Namenschilder zum Selbstausfüllen helfen einer jungen Partei, sich die ganzen neuen Gesichter besser merken lassen. Selbstklebende Namensschilder (Aufkleber) aus Textil (Seide-Acetat), kosten nur 20 Euro für 500 Stück.

Catering (Verpflegung)

Bei 4-6 Stunden Dauer sollte die Möglichkeit bestehen, individuell in der Umgebung etwas zu Essen besorgen zu können, was besonders den auswärtigen Teilnehmern erklärt werden muss.
Spätestens über 6 Stunden muss eine allgemeine Essenspause veranschlagt werden und ein/mehrere Restaurants in der Gegend getestet, den Teilnehmern kommuniziert und die Betreiber vorgewarnt werden.
Politische Veranstaltungen dauern immer länger als geplant. An die Teilnehmer denken und schon im Vorfeld an Möglichkeiten für die Verpflegung bei Überziehung denken.
Getränke während der Veranstaltung sind auf jeden Fall vom Veranstalter zu stellen, evtl. gegen Selbstkostenbeitrag. Getränke kann man sich übrigens bei guten Händlern "auf Kommission" leihen, also ungebrauchte Ware zurückgeben.
Generell sollte kein Alkoholausschank stattfinden, ausser bei Feiern, Abendveranstaltungen oder in Bayern. Veranstaltungen mit allgemeinem Alkoholausschank dauern meist 20%-30% länger als normale Veranstaltungen und sie brauchen mehr Security.
Ein separater, ausgewiesener und wettergeschützter Raucherbereich ist einzurichten.
Müllsäcke sind vorher zu besorgen und Mülltonnen sollten an Eingangsbereichen und im Saal aufgestellt werden.
Ein Veranstalter muss sich auch darum kümmern, das die Toiletten in Ordnung und ausreichend sind. Auch das gehört zu Catering (Sich kümmern). Zur Not chemisch.

Helfer

Zum Auf- und Abbau braucht es helfende Hände für Aufbau der Technik, Möblierung, Plakate, etc. Vor der Veranstaltung braucht es z. B. 10 Freiwillige 3 Stunden vor Einlass.
Nach der Veranstaltung muss der Saal geräumt und Besenrein gemacht, Mobiliar verräumt und Technik abgebaut werden. Dazu braucht es noch einmal z. B. 10 Freiwillige, welche noch 1-2 Stunden mithelfen.
Zwar ist es meist kein Problem, motivierte Piraten nach Veranstaltungsende zum Abbau zu gewinnen, dennoch sollte die unbedingt benötigte Anzahl von Helfern vorher schon zugesagt haben. Zur Sicherheit sollte man auch eine kurze Pause abwarten, bis die restlichen Teilnehmer den Saal verlassen haben und die Helfer von der Hektik der Veranstaltung runtergekommen sind, um konzentriert zu arbeiten. Darauf achten, dass nur handwerklich fähige und nüchterne Helfer zum Einsatz kommen und keine gefährlichen Tätigkeiten übernehmen (Strom, Rigging). Unfälle passieren oft beim Abbau.
Am Ende von Veranstaltungen ist es ratsam, noch einmal auf allen Flächen und Bühnen abzusuchen, ob noch Gegenstände vergessen wurden. Bei grossem Gelände am besten mit der Hilfe von Helfern.

Medien

Das Licht sollte nicht nur für die Zuschauer, sondern auch im Hinblick auf Fotografen und Videokameras optimiert sein. Es sollte hell, gleichmässig und von gleicher Temperatur sein (Tageslicht oder Kunstlicht).
Wenn sich das Fernsehen anmeldet, bringen die meist oft eigenes Licht für Interviews mit, die Teams brauchen aber vielleicht Strom (meist 16/32A Drehstrom). Sie richten sich meist vorab eine abgesetzte Interviewsituation ein, mit dem Rücken zur Bühne als Hintergrund.
Für die auf die Bühnen gerichteten Kameras (Fernsehen und eigene) sollte man Podeste (ca. 1x1m, 50 cm hoch) bereitstellen, damit die Kameraleute sitzen können und die Kameras auch bei stehenden Ovationen noch über das Publikum schiessen kann. Am besten sind 2 Podeste: 1 für die Kamera, 1 für den Kameramann, damit er sich bewegen kann, ohne das Bild zu verwackeln.
Es sollte nur Einen offiziellen Fotografen von Seiten der Partei geben - Der Anspruch ist es, die Veranstaltung umfassend zu dokumentieren. Der Fotograf muss es auf dem Schirm haben, eigenständig alle "Pflichtaufnahmen" für die Pressearbeit zu machen, also alle relevanten (gewählten) Piraten abzulichten, Stimmungsaufnahmnen etc. zu machen und sich auch nicht davor scheuen, seiner Aufgabe entsprechend die Führungsmannschaft zu Gruppenfotos rumzuscheuchen oder das Licht entsprechend zu ändern bzw. ändern zu lassen.
Mit der Annahme der Position arbeitet der Fotograf im Auftrag der Piratenpartei und gibt damit entsprechend alle seine Rechte an den Fotos auf, welche dann nach Belieben von der Partei verwendet werden können.
Sobald Gäste und Presse zugelassen werden, ist es eine öffentliche Veranstaltung und Teilnehmer können nicht von einer Erwartung auf Privatsphäre ausgehen und entsprechend haben sie kaum erfolgreiche Aussichten, gegen die Veröffentlichung von Abbildungen ihrer Person vorzugehen (Ton, Foto, Video). (Siehe dazu auch die Diskussion)
Grössere Versammlungen sollten darauf achten, nicht nur formellen Programmpunkte zu haben, sondern auch knackige politische Themen/Reden vorzusehen, um das Publikum zu motivieren und den beteiligten Medien etwas zum Berichten zu geben. Dazu hilft eine Pressemappe, lokale/aktuelle Zitatensammlung und die deutliche Kommunikation über Art und Ziel der Veranstaltung.

Budget

Jede Veranstaltung kann kostenneutral oder mit Gewinn stattfinden.
Budgets sollten realistisch geplant werden: Keine überzogenen Kosten, indem man Details aufbauscht, sondern ein Posten Sonstiges, damit klar ist, welches Risiko in einem Budget steckt.
Es gibt nur einen Weg herauszufinden, ob ein Angebot sein Geld wert ist: Man fragt jemand, der sich damit auskennt und nicht in den Deal involviert ist.
Zum Budget gehören auch immer die Risiken, die man durch die Veranstaltung eingeht, z. B. Überziehungen mit Strafzahlungen. Auch solche Risiken müssen benannt werden.
Grossveranstaltungen können sehr gut mit Spendenaufrufen verbunden werden, z. B. durch eine (möglichst grosse und auffällige) Spendenkasse am Eingang oder eine Sammelbüchse, welche man durch die Teilnehmer trägt. Beispiel LPTBW 2009: 250 Teilnehmer, über 2000 Euro Spenden!

Sonstiges

Es ist im Normalfall für kleinere politische Veranstaltungen keine Garderobe vorgesehen, die Teilnehmer müssen mit den Stühlen im Saal vorliebnehmen. Dazu vielleicht nicht allzu eng bestuhlen. Falls vom Saal aus eine Garderobe vorhanden ist, kann diese genutzt werden, aber ohne Aufsicht.
Grössere Veranstaltungen, vor allem mit langer Anreise der Teilnehmer, bringen mehr Gepäck und machen eine Garderobe evtl. mit Aufsicht nötig.
Vor Beginn der Veranstaltung und am Ende müssen wahrscheinlich noch einige Leihgaben und anderes transportiert werden, meist nur ca. 2-3 Stationen im Umfeld. Es wäre dafür ein Fahrer nützlich, dessen Aufgabe es ist, sich um die Anlieferung und Abtransport dieser Dinge zu kümmern. Sollte eigenes Auto haben, Kombi ideal.
Fundstücke sind Aufgabe des Veranstaltungsleiters (identifizieren, nachsenden).
Nach der Veranstaltung deine Erfahrungen hier in diesem Dokument einpflegen

Technik

Ton

Ab ca. 50 Personen wird es nötig, Ton und eventuell Bild technisch zu verstärken, damit auch noch Teilnehmer in der hintersten Reihe der Veranstaltung folgen können.
Benötigt wird eine Audio-Anlage und jemanden, der sie während der Veranstaltung ständig betreut. Lautsprecher und Verstärker sind meist bereits im Saal vorhanden. Sie sollten aber auf jeden Fall von einem in Tontechnik erfahrenen Piraten oder Techniker vorher getestet werden um zu prüfen, ob sie für Sprachverständlichkeit ausreichen. Ausserdem müssen für Podiumsdiskussionen, Publikumsäusserungen, etc. eventuell noch zusätzliche Mikrofone bereitgestellt werden sowie ein zusätzliches Mischpult, falls das Hauspult zu klein dimensioniert ist.
Mikrofonierung: Politische Veranstaltungen sind sprachlastig, jeder will mitreden. Es kann also nie zu wenige Mikrofone und Signalwege geben.
Die klassische Situation für z. B. Podiumsdiskussionen: 3 Mikros auf Tischen auf der Bühne (reicht für 6 Personen), 1 Mikro Rednerpult, 1 Hand-Funkmikro für freilaufende Redner, 2 Saalmikros auf Stativen in den Gängen. Die Publikumsmikrofone sollten als Funkmikrofone ausgelegt sein, um lange Kabelwege und Stolperfallen zu vermeiden. Achtung! Funkmikrofone immer im Auge behalten, besonders gegen Veranstaltungsende, da sie gelegentlich versehentlich mitgenommen werden.
Entweder stellt man genügend Saalmikrofone auf oder besser noch ein/mehrere Helfer arbeiten als Ton-Assistenten und bringen die Mikrofone zu den Teilnehmern.
Nur das, was über die Tonanlage läuft, kann auch von Allen verstanden werden. Jeder, der etwas sagt, sollte also ein Mikro benutzen, auch wenn sich z. B. Moderator und Vorstand nur kurz zu einem Detail einigen. Sonst sind die Zuschauer frustriert oder vielleicht sogar misstrauisch, weil sie nicht verstehen, was vor sich geht. Transparenz braucht ständige Kommunikation mit dem Publikum.
Zwischenfragen aus dem Publikum ohne Mikrofon sollten beständig auf die bereitstehenden Saalmikros verwiesen werden. Alternativ sollte der Antworter zumindest die Frage laut wiederholen, um sie für Alle verständlich zu machen.
Musik: Während Einlass, Pausen, Auslass kann man dezente Hintergrundmusik einspielen, um den Teilnehmern zu signalisieren, was gerade passiert.
Musik sollte "GEMA-Frei" sein, also frei von den üblichen Einschränkungen für die öffentliche Aufführung. Es ist dabei auch egal, ob die Veranstaltung nicht-öffentlich oder ohne kommerziellen Hintergrund stattfindet, wenn GEMA geschützte Musik aufgeführt wird, ist man gesetzlich verpflichtet, die Veranstaltung und die verwendete Musik der GEMA zu melden und dafür evtl. hunderte Euro dafür abzuführen (Macht aber nicht jeder).
Falls mehr Presse-/Fernsehmenschen erwartet werden, wird ein Pressesplitter benötigt, an dem das Tonsignal (Mikrofone usw.) direkt an die Medien weitergegeben werden kann.

Licht

Licht ist die wichtigste Dekoration. Licht ist Atmosphäre.
Das Hauslicht genügt meist, denn es sollen ja nur zumeist statische Personen ausgeleuchtet werden und keine dynamische Show. Gefragt ist also weisses Licht, dass die Bühne gleichmässig ausleuchtet und allen Teilnehmern im Zuschauerbereich gute Sicht bietet. Das Hauslicht wird vor der Veranstaltung angepasst und braucht bei politischen (statischen) Veranstaltungen meist keine ständige Betreuung, ausser es werden z. B. Videos vorgeführt und es muss verdunkelt werden.
Im Publikum sitzen keine Zuschauer, sondern Mitwirkende. Sie sollten also genug Licht haben, um problemlos zu arbeiten.
Tageslicht: Politische Veranstaltungen finden oft tagsüber statt, dass muss bei Sälen mit Fenstern für die Lichtsituation berücksichtigt werden. Eventuell wird Verdunkelung benötigt, um Gegenlicht zu vermeiden oder das Licht muss mit Farbfiltern auf eine einheitliche Farbtemperatur gebracht werden. Helles Licht von aussen muss gelegentlich mit starkem Kunstlicht kompensiert werden, um eine einheitliche Ausleuchtung zu bewirken.
Eine billige Methode, den Saal "piratig" zu trimmen ist es, am Bühnenhintergrund oder an den Seiten des Saals Floorspots aufzustellen, die mit Orange befiltert die Wände hochstrahlen und attraktive orange Lichtkegel erzeugen.
Rigging: gutes Licht kommt von oben, das braucht eine stabile Aufhängung (Rigging) und muss von Profis gemacht werden, denn unter den Lampen sitzen Menschen.
Zuerst Alles installieren, was an die Decke kommt (Beamer, Licht, Lautsprecher, Plakate), dann die Dinge darunter (Stühle, Tische)

Video

Meist wird eine Präsentation eingerichtet, z. B. für die Darstellung von Anträgen, Kameraübertragung, Präsentationen oder Filme. Ein Video Projektor mit z. B. 5000+ Ansi Lumen z. B. 4m Bildbreite von einem lokalen Verleiher ist meist ausreichend. Die Qualität der Projektion hängt mehr vom Umgebungslicht als vom Projektor ab. + evtl. Leinwand, Vorschaumonitor, Verkabelung.
Faustregel Leinwandgröße: 1 m breites Bild reicht für 4-5 Meter Publikum (Breite), 2m = 8-10 Meter Publikum usw.
Ein LCD Projektor hat meist eine bessere Lesbarkeit bei Texten gegenüber einfachen 1-Chip DLP Projektoren, nicht zu verwechseln mit hochwertigen 3-Chip DLP Projektoren, welche die höchste Bildqualität aufweisen, aber oft zu teuer sind.
Die Kabelart, welche meist Verwendung findet, ist der D-SUB15 Stecker (auch besser bekannt als VGA-Stecker): dessen Länge sollte ohne zusätzlichen Booster 20m nicht überschreiten. Über 20m können vermehrt Bildfehler auftreten.
Videomischer ist für kleinere Veranstaltung meist nicht nötig, die Umschaltung erfolgt im Beamer oder auf einem Laptop. Benötigt wird 1 Techniker für die Einrichtung und sporadische Betreuung, denn die Sprecher oder Beisitzer können selbst umschalten.
Für ein eventuelles Streaming/Aufzeichnung ist eine Kamera auf einem hohen Stativ nötig oder auch an einer Aufhängung von oben, um sie vor Remplern zu schützen.
Beim Einrichten der Kamera an stehende Ovationen denken und über das Publikum nivellieren, möglichst Augenhöhe Vorstandstische.
Falls Aufzeichnung spezieller Reden gewünscht, auf Pulthöhe nivellieren.
Anfrage an Teilnehmer/Redner, ob Filme oder ähnliche Präsentationen eingereicht werden, sowie in welchen Formaten - ggf. Medien vorher umwandeln. Trotzdem vorher die Medien anfordern und testen auf spielfähigem Notebook, bei dem auch die Ausgabe über den Externen Monitoranschluss getestet wurde.
Darauf achten, dass Videostrom von Licht und Ton unabhängig ist, um Einstreuungen zu vermeiden (gilt nur für Analoge Signalwege, z. B. VGA).

Möblierung

Klassisch ist komplette Plenarbestuhlung mit Tischen paralell zur Bühne, eventuell an den Seiten einknickend. Eine minimale Alternativlösung wären zumindest Tische in den vorderen Reihen und Stuhlreihen weiter hinten. Ein oder zwei Gänge längs und quer sollten den Zuschauerblock unterteilen, um den Verkehr zu erleichtern und zu den Ausgängen und Notausgängen zu kanalisieren.
Alternativen wie "Runder Tisch", "Hufeisen", etc. funktionieren in der Grösse nicht mehr. Die Alternative "Bierzelt" mit Tischen quer zur Bühne kann doppelt soviel Personen an die Tische verteilen, ist aber für politische Veranstaltungen nicht geeignet, da die Teilnehmer nur mit Mühe dem Geschehen auf der Bühne folgen können.
Anzahl Sitzplätze zur Sicherheit mit 120% veranschlagen. (Rettungswege auf jedenfall bei dem Punkt beachten)
Veranstaltungsstätten verfügen meist über eigene Tische, diese reichen aber oft nicht aus, um den kompletten Saal zu bestücken. Auf jeden Fall ist es wichtig, im Vorfeld die Anzahl und die Abmessungen der Tische und Stühle klären und exakt zu planen, um später keine Überraschungen zu erleben.
Spezielle Tische mit Strom/LAN am Rand des Saales sind sinnvoll, um Personen, die an ihren Laptops arbeiten müssen, ein wenig vom Publikum im Saal zu trennen, dass fördert auch die Diskussionskultur. Die speziellen Tische sollten mit Schildern reserviert werden:
- Pressevertreter: 1 Tisch pro Vertreter, maximal 3-5, seitlich vorne
- Einlass: 1-3 Tische Eingangsbereich. An Platz für Schlange denken.
- evtl. Getränkeausschank: 1-3 Tische, hinten im Saal oder ausserhalb.
- Tonpult: 1 Tisch, Saalmitte, eher hinten, Überblick auf Mikrofone im Raum/Bühne
- Orga/IT: 1 Tisch, seitlich vor Bühne (Blick auf Bühne sowie Zuschauerraum)
Für das Publikum sollte nicht unbedingt an jedem Platz Strom verfügbar gemacht werden, zu umständlich und es ist ja eine Diskussionsveranstaltung, keine Lan-Party.
Darauf achten, dass die Bühnentechnik und die Saaltechnik auf verschiedenen Stromkreisen liegen, damit nicht gleich alle Lichter ausgehen, wenn jemand ein marodes Netzteil einsteckt.
Möblierung Bühne: Klassische Bühnensituation ist eine zentrale Tischreihe frontal auf das Publikum ausgerichtet, mit 6-10 Stühlen für Vorstand, Protokoll (mit Strom für evtl. Notebooks der Protokollanten), etc. Abgesetzt daneben ein Rednerpult, meist rechts (vom Publikum aus).
Eine alternative Bühnenmöblierung für weniger formelle Diskussionsveranstaltungen verwendet 1-2 Couchen für die Diskussionsrunde mit flachem Tisch für Getränke und abgesetztem Pult für längere Reden.
Tischdecken auf den Bühnentischen sollten die Beine der Personen verdecken, sonst sind die Weichteile auf Augenhöhe des Publikums, besonders für Frauen mit Röcken unangenehm.
Nach Möglichkeit ausschliesslich Möbel vom Saal, alles andere ist vom Transport her umständlich.

Dekoration

Beschilderung Aussen zur Erleichterung für auswärtige Teilnehmer
Falls Aussenwirkung oder gar "Laufkundschaft" aus dem Umfeld der Veranstaltung gewünscht, einige grossformatige Plakate mit Aufdruck "Gäste Willkommen".
Innen evtl. Hinweisschilder und Namenstafeln.
Banner und Plakate nach Belieben, auch kleine Schilder mitbringen, z. B. für ein Rednerpult.
Immer auch an die Presse denken und im Hinblick auf Fotos umfangreich dekorieren
Eine Teleskopstange, z. B. für Malerarbeiten, kann schnell zu einem hohen Fahnenmast umgebaut werden, der weit sichtbar ist.
Papier, Pappe, Fasermaler, bzw. A3 Drucker mitbringen, um Schilder vor Ort nach Bedarf anzufertigen.
Beim Klebeband nicht am Preis sparen. Billiges klebt genauso gut, aber nur hochwertiges löst sich wieder rückstandsfrei.

Klima

Der Technische Leiter sollte sich mit den Möglichkeiten zur Regelung von Temperatur, Frischluft etc. vertraut machen und während der Veranstaltung ständig bemüht sein, ein gutes Klima zu schaffen.
Bei Grossveranstaltungen entwickelt sich ein besonderes Klima durch die Heizleistung der Teilnehmer. Dies kann man durch Einschränkung der Saalöffnungen ausnutzen, einen gezielt gerichteten Luftstrom zu schaffen, der effizient die Luft austauscht.

Sicherheit

Erste Hilfe

Veranstaltungen dieser Grösse benötigen Personal für medizinische Notfälle. Deshalb gibt es als Ansprechpartner einen ausgebildeten Sanitäter, der im übrigen als normales Mitglied an der Veranstaltung teilnehmen kann.
Aufgabe des Sanitäters ist es, sich um medizinische Notfälle zu kümmern und entsprechende Massnahmen zu koordinieren; er ist dazu angehalten, für solche Fälle aktiv die anderen Mitglieder der Versammlung anzuleiten, um die Situation zu bewältigen.
Er sollte sich ausserdem bereits im Vorfeld nach Personen mit ähnlichen Kentnissen umsehen, um sich für den Notfall schnell der notwendigen Unterstützung zu versichern.
Er sollte im Vorfeld Transportmöglichkeiten und die Lage der umliegenden Krankenhäuser abklären, um kleinere Notfälle (Schnitt- & Platzwunden, etc.) für die Selbsteinlieferung vorzubereiten.

Sicherheitsbeauftragte

Bei Grossveranstaltungen sollte man auf das Schlimmste zumindest vorbereitet sein, weshalb vom Veranstaltungsleiter ein Sicherheitsbeauftragter ernannt werden sollte, der sich darum kümmert, das alle Teilnehmer ein positives Erlebnis haben.
Der Sicherheitsbeauftragte ist unabhängig vom Veranstalter oder dem Technischen Leiter und muss diesen auf die Finger schauen, um die Sicherheit der Zuschauer zu gewährleisten.
Das Hauptproblem bei Veranstaltungen dieser Grösse liegt vor allem in der Bewegung der Menschenmassen. Sollte, aus welchen Gründen auch immer, eine Panik ausbrechen, kann es ohne Sicherheitsvorkehrungen zu Toten kommen. Ein kompetenter Sicherheitsbeauftragter ist sich dessen bewusst und lenkt schon im Vorfeld durch bauliche Massnahmen die Zuschauer in die passende Bahn und sorgt z. B. dafür, das Fluchtwege frei gehalten werden.
Seiner Verantwortung gemäss ist er weisungsberechtigt gegenüber Teilnehmern und Mitarbeitern gleichermassen, wenn grob gegen den Brandschutz oder die Freihaltung der Fluchtwege verstossen wird.
Entsprechend piratischen Tugenden sollte der Umgang mit den Teilnehmern unaufdringlich und de-eskalierend umgesetzt werden, weshalb nicht der Stärkste, sondern der ausgeglichenste Pirat dafür eingesetzt werden sollte.
Mögliche Probleme mit Störern, Betrunkenen, Unfallgefahren, Brandrisiken, etc. sollte er schon im Vorfeld erkennen und lösen.
Er sollte sich ausserdem vorab eigenständig nach geeigneten Helfern umsehen, welche ihn bei grösseren Ereignissen unterstützen können, die Lage der Notausgänge und die Brandschutzeinrichtungen kennen.
Ideal für diese Position ist z. B. ein Feuerwehrmann, THW'ler oder ein betrieblicher Sicherheitsbeauftragter.

Barrierefreiheit

Barrierefreiheit bedeutet einen leichten Zugang zu der Veranstaltung für alle Teilnehmer. Dies geht von Sprachverständlichkeit und Sicht auf allen Plätzen, der deutlichen Kommunikation des Ablaufs bis zu den speziellen Bedürfnissen jedes einzelnen Teilnehmers.
Egal ob sich Behinderte anmelden oder nicht, im Vorfeld sollte der Zugang für Rollstuhlfahrer geklärt werden, ebenso wie Rollstuhlgerechte Toiletten.
Barrierefreiheit für Gehbehinderte, Blinde, Taube, etc. sollte vom Veranstaltungsleiter bzw. vom Sicherheitsbeauftragten überprüft werden, bei sehr grossen Veranstaltungen sollte eigens dafür jemand beauftragt werden.
Die Organisatoren sollten sich um weitestgehende Barrierefreiheit kümmern, können aber nicht alle speziellen Bedürfnisse der Teilnehmer vorhersehen. Dies sollte man im Vorfeld klarmachen und um Feedback bitten.
Freier Zugang zur Veranstaltung bedeutet auch die Betreuung und Organisation von Audio-Kommentar, Gebärden-Dolmetscher oder digitale Aufbereitung, wobei bei entsprechendem Bedarf auch spezielle Mitarbeiter für diesen Zweck bereit gestellt werden sollten. Dies bedeutet meist die ständige Betreuung während der Veranstaltung.
Falls der Veranstaltungsort sehr weit von ÖNV Haltestellen ist, kann die Einrichtung eines Shuttle-Service z. B. vom Bahnhof sinvoll sein.
Wickeltische in einem abgetrennten Raum sollten zumindest vorbereitet werden.

Fluchtwege

Fluchtwege im und aus dem Saal müssen vor der Veranstaltung abgeklärt und während der Veranstaltung regelmässig kontrolliert werden.
Fluchtwege sind nicht nur die Türen aus dem Gebäude, sondern auch der Weg dahin.
Wer sich nicht sicher ist, wie man Fluchtwege festlegt und absichert, sollte es einem Profi überlassen.

Hat sich jemand diesen Guide schon mal bis hierher durchgelesen? Hat sich das überhaupt gelohnt? Jochen Löblein 01:40, 9. Feb. 2010 (CET)
Welches "Das hier"? Den Guide finde ich gut und wichtig. --eckes

Klar habe ich ihn mir schon durchgelesen --Tirsales 11:33, 22. Feb. 2010 (CET)

Gelesen, Tippfehler korrigiert und sprachlich leicht 'geglättet'. --Ralf D.

Glossar & Abkürzungen Veranstaltungstechnik

PA: "Public Address", Beschallungsanlage
Catering: Verpflegung und allgemeine Versorgung
VA: Veranstaltung
PAX: Anzahl Personen
PL: Produktionsleiter, Veranstaltungsleiter (Gesamtleitung)
TL: Technischer Leiter (Leitung Veranstaltungstechnik)

Offene Fragen

Ab wann ist die Abnahme der Veranstaltung durch einen Veranstaltungs-Meister erforderlich?

Ab 200 PAX (Personen) muss ein Meister für Veranstaltungstechnik vor Ort sein und alle sicherheitsrelevanten Einrichtungen, Vorrichtungen, Anlagen "vor Herstellung der Öffentlichkeit" (Veranstaltungsbeginn) prüfen. Man macht sich strafbar, wenn das nicht beachtet wird. Dass bedeutet: Wenn ich auf einer Veranstaltung bin, (es sind mehr als 200 Personen anwesend) und ich frage nach dem verantwortlichen Techniker, so muss mir sofort der Kontakt zu einer Person vor Ort gemacht werden, der staatlich geprüfter Veranstaltungstechniker (Bühne oder Halle) ist. Fehlt diese Person (oder ist diese Person nicht sofort greifbar) kostet es mich einen Anruf beim Ordnungsamt oder der Polizei und die Ordnungshüter (Polizei) müssen die Versammlung auflösen.

Die Details sind in der Versammlungsstättenverordnung zu finden. Die Versammlungsstättenverordnung ist ein Teil der Landesbauuordnung (LBO). Das bedeutet die Vorschriften können von Bundesland zu Bundesland abweichen. Siehe Versammlungsstättenverordnung SH §2 (1) Versammlungsstätten sind bauliche Anlagen oder Teile baulicher Anlagen, die für die gleichzeitige Anwesenheit vieler Menschen bei Veranstaltungen, insbesondere erzieherischer, wirtschaftlicher, geselliger, kultureller, künstlerischer, politischer, sportlicher oder unterhaltender Art, bestimmt sind, sowie ...

== Verantwortliche Personen, besondere Betriebsvorschriften ==

§ 38 (Versammlungsstättenverordnung) Pflichten der Betreiberinnen oder Betreiber, der Veranstalterinnen oder Veranstalter und der beauftragten Personen

(1) Die Betreiberin oder der Betreiber ist für die Sicherheit der Veranstaltung und die Einhaltung der Vorschriften verantwortlich.

(2) Während des Betriebes von Versammlungsstätten muss die Betreiberin oder der Betreiber oder eine von ihr oder ihm beauftragte Veranstaltungsleiterin oder ein von ihr oder ihm beauftragter Veranstaltungsleiter ständig anwesend sein.

(3) Die Betreiberin oder der Betreiber muss die Zusammenarbeit von Ordnungsdienst, Brandsicherheitswache und Sanitätswache mit der Polizei, der Feuerwehr und dem Rettungsdienst gewährleisten.

(4) Die Betreiberin oder der Betreiber oder eine von ihr oder ihm beauftragte Veranstaltungsleiterin oder ein von ihr oder ihm beauftragter Veranstaltungsleiter ist zur Einstellung des Betriebes verpflichtet, wenn für die Sicherheit der Versammlungsstätte notwendige Anlagen, Einrichtungen oder Vorrichtungen nicht betriebsfähig sind oder wenn Betriebsvorschriften nicht eingehalten werden können.

(5) Die Betreiberin oder der Betreiber kann die Verpflichtungen nach den Absätzen 1 bis 4 durch schriftliche Vereinbarung auf die Veranstalterin oder den Veranstalter übertragen, wenn diese oder dieser oder deren oder dessen beauftragte Veranstaltungsleiterin oder beauftragter Veranstaltungsleiter mit der Versammlungsstätte und deren Einrichtungen vertraut ist. Die Verantwortung der Betreiberin oder des Betreibers bleibt unberührt.

Stand 07.2012 | Für weitere Infos: Ukw

Ich versuche Das hier mal die Tage auseinander zu friemeln. Da hat sich auch was geändert die letzen Monate ^^ -- Cyco 00:29, 11. Dez. 2009 (CET)

Ich bin dran - hab bald die neuste Version, was ein Teil der rechtlichen Aspekte angeht. Jeanndark

AG Event/Event-Guide