Schatzmeister/Buchungen

Die Buchungen auf dem Kontoauszug werden durchlaufend nummeriert. Die Belege zu den Buchungen werden hinter dem Kontoauszug abgeheftet, auf dem die Buchung ist. Die Belegnummer der Buchung wird auf dem Beleg notiert, damit der Vorgang jederzeit wieder auffindbar ist. Erforderliche Vorstandsbeschlüsse sind in Kopie ebenfalls mit dem Beleg zusammen abzuheften. In der Exceltabelle wird die gleiche Buchungsnummer notiert.

Für Eingänge von Mitgliedsbeiträgen oder Spenden ist kein extra Beleg erforderlich, wenn die Angaben alle aus dem Kontoauszug hervorgehen. Falls Spendenbescheinigungen ausgestellt werden, ist eine Kopie hinter den Kontoauszug mit dem Eingang zu legen. Die Belegnummer wird auf die Kopie geschrieben.

Für die Kasse ist für jeden Vorgang ein Beleg erforderlich. Im Notfall reicht ein Blatt Papier, auf dem der Vorgang so beschrieben wird, dass er für einen nichteingeweihten Dritten verständlich ist (Eigenbeleg).

Eingang eines Mitgliedsbeitrags auf dem Bankkonto

Die Kontonummer des Mitglieds ist Mitgliedsnummer + 10000. für das Mitglied mit der Mitgliedsnummer 12345 ist die Kontonummer dann 22345.

lfd.Nr. Betrag Gegenkonto OP-Name Datum Konto Buchungstext Saldo BV/KV Strasse PLZ Ort
1 36,00 22345 MB2010 18.07.2010 1200 22345 Name, Vorname 36,00 KV xyz

Die Verteilung für Untergliederungen und den Bund nimmt das Steuerberatungsbüro vor. Das muss von uns nicht gebucht werden.

Zahlung der Umlage an den Bund

lfd.Nr. Betrag Gegenkonto OP-Name Datum Konto Buchungstext Saldo BV/KV Strasse PLZ Ort
2 - 14,40 60000 MB2010 18.07.2010 1200 Umlage Bund I.Quartal 2010 21,60

Die Umlage an den Bund soll quartalsweise als Sammelüberweisung vorgenommen werden.

Zahlung des anteiligen Mitgliedbeitrags an einen Kreisverband

lfd.Nr. Betrag Gegenkonto OP-Name Datum Konto Buchungstext Saldo BV/KV Strasse PLZ Ort
3 - 5,40 62xxx MB2010 18.07.2010 1200 anteilige Mitgliedsbeiträge Januar 2010 16,20

62xxx (Kontonummer des Kreisverbands)

Bei Gründung eins Kreis- Bezirksverbands ist die Gründung unserem Steuerberatungsbüro anzuzeigen unter Mitlieferung des Gründungsprotokolls und der Satzung. Gleichzeitig ist eine Nummer für den Kreis- Bezirksverband zu beantragen, die für Buchungen genutzt werden kann.

Überweisungen an andere Gliederungen

Das Mitglied Nr. 4711 hat seinen Beitrag irrtümlich an unseren LV gezahlt:

lfd.Nr. Betrag Gegenkonto OP-Name Datum Konto Buchungstext Saldo BV/KV Strasse PLZ Ort
4 36,00 6000x MB2010 18.07.2010 1200 14711 Name, Vorname 52,20
5 - 36,00 6000x MB2010 18.07.2010 1200 Beitrag für 14711 Name, Vorname 16,20

Die Kontonummern der Landesverbände stehen im Kontenplan

Eingang eines höheren Mitgliedbeitrags - Beitrag

Das Mitglied Nr. 90 hat 100,-- Euro überwiesen. Buchungstext laut Kontoauszug: Beitrag 2010

lfd.Nr. Betrag Gegenkonto OP-Name Datum Konto Buchungstext Saldo BV/KV Strasse PLZ Ort
6 100,00 10090 MB2010 18.07.2010 1200 10090 Name, Vorname 116,20

Der gesamte Betrag ist als Beitrag zu buchen.

Eingang eines Mitgliedbeitrags + Spende

Das Mitglied Nr. 11240 hat 100,-- Euro überwiesen. Buchungstext laut Kontoauszug: Beitrag 2010 + Spende

lfd.Nr. Betrag Gegenkonto OP-Name Datum Konto Buchungstext Saldo BV/KV Strasse PLZ Ort
7 36,00 21240 MB2010 18.07.2010 1200 21240 Name, Vorname 152,20
7 64,00 21240 Spende 18.07.2010 1200 21240 Name, Vorname 216,20

Daraus werden zwei Buchungen mit der gleichen laufenden Buchungsnummer erstellt

Eingang eines Mitgliedbeitrags + zweckSpende

Das Mitglied Nr. 8765 hat 100,-- Euro überwiesen. Buchungstext laut Kontoauszug: Beitrag 2010 + Spende für den LV

lfd.Nr. Betrag Gegenkonto OP-Name Datum Konto Buchungstext Saldo BV/KV Strasse PLZ Ort
8 36,00 18765 MB2010 18.07.2010 1200 18765 Name, Vorname 252,20
8 64,00 18765 zwSpende 18.07.2010 1200 18765 Name, Vorname 316,20

Daraus werden zwei Buchungen mit der gleichen laufenden Buchungsnummer erstellt. Von dieser Spende braucht kein Anteil an den Bund abgeführt werden.

Eingang eines Mitgliedbeitrags für 2 Jahre + Spende

Das Mitglied Nr. 1055 hat 100,-- Euro überwiesen. Buchungstext laut Kontoauszug: Beitrag 2010 + 2011 + Spende für den LV

lfd.Nr. Betrag Gegenkonto OP-Name Datum Konto Buchungstext Saldo BV/KV Strasse PLZ Ort
9 36,00 11055 MB2010 18.07.2010 1200 11055 Name, Vorname 352,20
9 36,00 11055 MB2011 18.07.2010 1200 11055 Name, Vorname 388,20
9 28,00 11055 zwSpende 18.07.2010 1200 11055 Name, Vorname 416,20

Daraus werden drei Buchungen mit der gleichen laufenden Buchungsnummer erstellt, damit das Steuerberatungsbüro die richtigen Zuordnungen machen kann

Spenden

Das Mitglied Nr. 6957 zahlt 100,-- Buchung lt. Kontoauszug Wahlkampf:

lfd.Nr. Betrag Gegenkonto OP-Name Datum Konto Buchungstext Saldo BV/KV Strasse PLZ Ort
10 100,00 16957 zwSpende 18.07.2010 1200 16957 Name, Vorname Spende Wahlkampf 516,20

Zweckspende ohne Adressangabe

Christian Meyer zahlt 100,-- Verwendungszweck lt. Kontoauszug: Wahlkampf

lfd.Nr. Betrag Gegenkonto OP-Name Datum Konto Buchungstext Saldo BV/KV Strasse PLZ Ort
11 100,00 5120 BarSpende 18.07.2010 1200 Meyer, Christian 616,20

Da wir Christian Meyer nicht kennen, können wir das Geld nicht zurückzahlen, wenn wir es nicht zweckgebunden verwenden. Ausserdem ist dieser Betrag nicht zuwendungsfähig durch die Parteienfinanzierung und muss deshalb auf 5120 gebucht werden.

Zweckspende mit Adressangabe

Christian Mayer zahlt 100,-- Verwendungszweck lt. Kontoauszug: Christian Mayer, Badstrasse 1, 47111 Monopolystadt Spende für Wahlkampf

lfd.Nr. Betrag Gegenkonto OP-Name Datum Konto Buchungstext Saldo BV/KV Strasse PLZ Ort
12 100,00 5160 zwSpende 18.07.2010 1200 Mayer, Christian Wahlkampf 716,20 Badstrasse 1 47111 Monopolystadt

Diese Spende ist zuwendungsfähig. Die Adresse muss neben der Buchung notiert werden, damit das Steuerberatungsbüro daraus eine Gesamt-Spendenliste erstellen kann.

Spende mit Adressangabe ohne Verwendungszweck

Christian Meier zahlt 100,-- Verwendungszweck lt. Kontoauszug: Christian Meier, Turmstrasse 2, 47111 Monopolystadt Spende

lfd.Nr. Betrag Gegenkonto OP-Name Datum Konto Buchungstext Saldo BV/KV Strasse PLZ Ort
13 100,00 5100 Spende 18.07.2010 1200 Meier, Christian Spende 816,20 Turmstrasse 2 47111 Monopolystadt

Diese Spende ist zuwendungsfähig. Lt. Satzung müssen 50% dieses Betrags an den Bund weitergegeben werden.

Spende über 1.000,-- ohne Adressangabe

Christian Mayr zahlt 4000,-- Verwendungszweck lt. Kontoauszug: Spende

lfd.Nr. Betrag Gegenkonto OP-Name Datum Konto Buchungstext Saldo BV/KV Strasse PLZ Ort
14 4000,00 1700 BarSpende 18.07.2010 1200 Mayr, Christian Rückzlg an Bundestag anonym 4.816,20

Diese Spende ist unzulässig und muss sofort dem Bundesschatzmeister gemeldet werden, damit der eine Überweisung an die Bundestagsverwaltung vornehmen kann.

Tellerspende

Auf dem Landesparteitag steht eine Spendendose. Die Sammlung ergibt 201,10 Euro

lfd.Nr. Betrag Gegenkonto OP-Name Datum Konto Buchungstext Saldo
1 201,10 5120 Barspende 18.07.2010 1000 Tellerspende LPT 201,10

Der Schatzmeister nimmt einen weißen (oder bunten) Zettel und schreibt darauf: Tellerspende vom Landesparteitag am 18.07.2010. 201,10 Euro. Datum + Unterschrift und legt diesen Zettel in das Kassenbuch

Sachspende

Ein Mitglied spendet ein Megaphon, dass 1 Jahr alt ist und gibt folgende Angaben an:

  • Artikel-Bezeichung: SJM-30 740SW MEGAPHON MIT SIRENE
  • Zustand: neuwertig (ca. 1 Jahr alt)
  • Anschaffungspreis: 61,50 Euro
  • zu finden bei www.conrad.de Artikelnummer: 300871 - 62

Als Wert habe ich 3/4 des Anschaffungspreis angesetzt, also 49,20 Euro

Sach- und Aufwandsspenden werden über die Kasse gebucht. Diese Spenden müssen ab einem Wert von 100,-- Euro durch einen Vorstandsbeschluss genehmigt sein, damit sie vom Wirtschaftsprüfer als zuwendungsfähige Einnahme anerkannt werden.

lfd.Nr. Betrag Gegenkonto OP-Name Datum Konto Buchungstext Saldo
2 49,20 22345 Sachspende 18.07.2010 1000 22345 Name, Vorname Sachspende Megaphon 205,30
2 - 49,20 0480 18.07.2010 1000 Megaphon 201,10

Im Formular sach_01_form sind Fragen zur Sachspende, die beantwortet werden müssen.

Aufwandsspende

Der Schatzmeister mit der Mitgliedsnummer 2525 fährt zum Schatzmeistertreffen. Er lässt sich die Reise vom Landesvorstand gemäß der Geschäftsordnung im voraus am 15.10.2010 genehmigen und reicht unverzüglich nach der Reise die Reisekostenabrechnung ein.

Reisedauer von Freitag 15.00 Uhr bis Sonntag 21.00 Uhr

Fahrkarte 90,--

Übernachtungskosten 70,00 ohne Frühstück (muss auf dem Beleg vermerkt sein)*

Spesen:

  1. Tag 9 Stunden = 6 Euro Verpflegungsmehraufwand
  2. Tag 24 Stunden = 24 Euro Verpflegungsmehraufwand
  3. Tag 21 Stunden = 12 Euro Verpflegungsmehraufwand

Summe: 202,-- Euro

Davon Spende an die Piraten 42,--

Überweisen/Auszahlen: 160,--

  • Die Kosten für das Frühstück müssen vom Übernachtungsbetrag abgezogen werden.
lfd.Nr. Betrag Gegenkonto OP-Name Datum Konto Buchungstext Saldo Beschluß vom
3 42,00 12525 Aufspende 05.11.2010 1000 12525 Name, Vorname Schatzmeistertreffen 243,10 15.10.2010
3 - 42,00 6342 05.11.2010 1000 Schatzmeistertreffen 201,10 15.10.2010
3 - 70,00 6340 05.11.2010 1000 Schatzmeistertreffen 131,10 15.10.2010
3 - 90,00 6341 05.11.2010 1000 Schatzmeistertreffen 41,10 15.10.2010

Auf dem Reisekostenantrag müssen alle Unterschriften vorhanden sein und die Originalbelege (Hotel + Fahrkarte) angeheftet sein. Die Entgegennahme des Bargeldes muss auch quittiert sein. Besser ist eine Überweisung. Dazu dann den Reisekostenantrag kopieren, damit ein Beleg in der Kasse ist und ein Beleg bei den Kontoauszügen.


Aufwandsverzichtsspende

Der Kreisverbandsvorstand beschließt in seiner Vorstandssitzung, dass er zum Kreisparteitag für die Piraten belegte Brötchen, Kuchen und Getränke anbieten will.

Die Konditorei Schultz beliefert den Kreisparteitag mit belegten Brötchen, Kuchen und Getränken.

Hierfür stellt sie eine Rechnung über € 250,-- zuzüglich 19% Mwst (€ 47,50), also insgesamt € 297,50 aus. Auf die Rechnung schreibt die Konditorei: Wir verzichten auf die Begleichung unserer Forderung in Höhe von 297,50 Euro und bitten um eine Spendenbescheinigung.

lfd.Nr. Betrag Gegenkonto OP-Name Datum Konto Buchungstext Saldo Beschluß vom
4 297,50 5230 Aufspende 08.11.2011 1000 Konditorei Schultz 338,60
4 - 297,50 6301 08.11.2011 1000 Catering Kreisparteitag 2011 41,10 08.10.2011

Ohne Rechnung kann keine Spendenbescheinigung ausgestellt werden. Die Konditorei muss die angefallene Umsatzsteuer in ihrer Umsatzsteuererklärung an das Finanzamt abführen. Es werden somit "nur" 31% Steuerersparnis erzielt.

Ausgaben

Kontoführungsgebühren

Die Bank belastet Kontoführungsgebühren in Höhe von 12,50

lfd.Nr. Betrag Gegenkonto OP-Name Datum Konto Buchungstext Saldo BV/KV Strasse PLZ Ort
15 - 12,50 6250 30.09.2010 1200 Kontoführungsgebühren III.2010 4.803,70

Die Belegnummer 15 bitte auf dem Extrabeleg der Abrechnung handschriftlich notieren

Flyer für den Wahlkampf

Eine Rechnung über 203,70 für Flyer während eines Wahlkampfes

lfd.Nr. Betrag Gegenkonto OP-Name Datum Konto Buchungstext Saldo BV/KV Strasse PLZ Ort
16 - 203,70 6461 10.12.2010 1200 Flyer 4.600,--

Die Belegnummer 16 bitte auf der Rechnung handschriftlich notieren und hinter dem Kontoauszug mit der Belastung ablegen.

Raummiete für den LPT

Eine Rechnung über 250,-- über Miete für den Raum des LPTs

lfd.Nr. Betrag Gegenkonto OP-Name Datum Konto Buchungstext Saldo BV/KV Strasse PLZ Ort
17 - 250,-- 6301 11.12.2010 1200 Raumkosten LPT am xx.xx.2010 4.350,--

Die Belegnummer 17 bitte auf der Rechnung handschriftlich notieren und hinter dem Kontoauszug mit der Belastung ablegen.


Anmerkungen

  • Alle Rechnungen müssen auf die Partei als Empfänger ausgeschrieben sein. Wenn das nicht der Fall ist, muss der Empfänger die Rechnung zuerst selbst begleichen und dann über das Erstattungs-Formular die Kosten geltend machen.